Уничтожение дел

47. Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.
48. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам.
49. Акт подписывается:
частным нотариусом;
государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.
50. Акт представляется на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) состав которой определяется:
территориальной нотариальной палатой;
территориальным органом юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
Акт одобренный ЭПК, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции.

9. Ведение реестра регистрации нотариальных действий.
Регистрация нотариальных действий

51. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС (далее - Реестры).
52. Реестр регистрации нотариальных действий прошнуровывается, листы пронумеровываются и скрепляются печатью и подписью в:
государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции;
частного нотариуса - территориальной нотариальной палатой.
53. Частный и государственный нотариус имеет один реестр регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.
Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.
54. Нотариальное действие регистрируется в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан частным или государственным нотариусом.
55. Подчистки в реестре регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью частного или государственного нотариуса. Записи карандашом в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются.
В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий за подписью частного или государственного нотариуса и подшивается в конце реестра регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам.
В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».
56. В реестры записываются все действия, совершаемые частным и государственным нотариусом.
57. Реестр регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
58. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
59. Запрещения, налагаемые частным и государственным нотариусом на основании договоров залога имущества, регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и ЕНИС, а также заносятся в Алфавитную книгу учета запрещений, арестов недвижимого имущества в ЕНИС по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам.

10. Оформление документов, предназначенных
для совершения действий за границей

60. При подписании документов, предназначенных для совершения действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
61. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:
фамилия, имя, отчество частного или государственного нотариуса;
наименование государственной нотариальной конторы;
номер, дата выдачи лицензии.
Дату совершения нотариального действия прописывается словами.
Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
62. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи частного или государственного нотариуса.
Текст удостоверительной надписи (в том числе номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу) печатается техническими средствами (пишущей машинке, персональном компьютере).
63. Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.
Документы сшиваются ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.