Документы

Бюджетное управление на предприятии реализуется в форме бюджетного процесса, представляющего собой последовательность разнообразных действий, включающих следующие этапы:

(1) разработка проекта сводного бюджета;

(2) рассмотрение и утверждение бюджета;

(3) исполнение бюджета;

(4) контроль и анализ исполнения бюджета

Состав и последовательность этапов бюджетного процесса представлены на рисунке 6.

Действия в рамках бюджетного процесса должны быть стандартизированы и регламентированы с помощью бюджетных форм, инструкций, положений и процедур, разработанных самим предприятием.

Рассмотрим основные элементы регламентирования бюджетного процесса на предприятии.

1 Формирование Положения о финансовой структуре. Это документ, в котором отражены подходы к образованию центров финансовой ответственности; состав ЦФО и закрепление за ними функций деятельности, полномочий и ответственности; механизмы взаимодействия ЦФО – координация их деятельности, взаимосвязь и взаимообусловленность информации и параметров бюджетов, разрешение конфликтов и т.п.

2 Формирование Положения о бюджетной структуре предприятия. Это работа по составлению перечня необходимых бюджетов и определение взаимосвязей между ними. Определяются форматы бюджетов, входящих в бюджетную структуру, а также основной набор статей бюджетных документов.

Форматы бюджетов являются индивидуальными для каждого предприятия в зависимости от его целей и специфики деятельности. Однако, есть некоторые общие требования к ним:

- бюджетный цикл

- корректировка бюджета текущ. года

Рисунок 6 - Состав и содержание этапов бюджетного процесса на предприятии

- по содержанию бюджеты должны быть максимально приближены к мировым стандартам финансового учета (с выделением постоянных и переменных затрат, маржинальной прибыли и т.п.);

- по структуре бюджеты должны быть максимально приближены к отечественным формам бухгалтерской отчетности для повышения эффективности учета, контроля и анализа данных.

3 Разработка бюджетного регламента. Бюджетный регламент – это документ, описывающий технологию бюджетирования, то есть установленный на предприятии порядок разработки, представления (передачи), согласования (визирования), консолидации, контроля и анализа бюджетов различных видов и уровней.

В бюджетном регламенте указывается:

- бюджетный период и подпериоды бюджетного планирования;

- бюджетный цикл. Это период, по истечении которого производится планирование бюджетов, проводится контроль и анализ и осуществляется пересмотр (корректировка) бюджетов на оставшуюся часть бюджетного периода, а также составляются отчеты об исполнении бюджетов.

- описание процедур формирования сводного бюджета;

- порядок и сроки составления, утверждения и контроля исполнения бюджетов;

- ответственность, права и обязанности структурных подразделений (ЦФО)

4 Организация бюджетного комитета. Для эффективной организации бюджетного управления необходимым является наличие коллегиального высшего распорядительного органа, который называется бюджетным комитетом. Это консультативная группа, составленная из руководителей высшего звена, которая может включать также и внешних консультантов. Это – постоянно действующий орган, в обязанности которого входит:

- рассмотрение и оценка бюджетов и дача рекомендаций руководителям соответствующих структурных подразделений;

- рекомендация и одобрение корректировки бюджетов и процесса бюджетирования;

- разрешение конфликтов и разногласий;

- наказание и поощрение ответственных лиц и т.п.

Кроме вышеназванного коллегиального органа должен быть назначен директор по бюджету. Обычно на эту должность назначается финансовый директор (вице-президент по финансам), который отвечает за подготовительный процесс, стандартизацию плановых форм, сбор и координацию данных, проверку информации.

Комитет по бюджету может, например, включать: директора по бюджету, генерального директора (руководителя организации), начальника финансового отдела, главного бухгалтера, некоторых высших линейных руководителей и др.

5 Формирование Положения о бюджетировании. Это наиболее общий регламентный документ, включающий:

(1) Общие положения

(2) Назначение системы финансового планирования в организации;

(3) Описание видов и структуры бюджетов, общих принципов бюджетирования;

(4) Принятый бюджетный регламент;

(5) Описание организации бюджетного планирования и контроля;

(6) Установленные целевые показатели и нормативы финансового планирования

6 Составление графика документооборота. Формирование этого документа завершает и обобщает все усилия по организации внутрифирменного бюджетирования. Без этого документа невозможна реальная постановка внутрифирменного бюджетирования и и его превращение в элемент управленческого планирования и контроля.

Назначение графика документооборота состоит во взаимоувязке всех процедур и регламентов бюджетирования, усилий отдельных структурных подразделений предприятия на различных уровнях управления по составлению бюджетов в единую систему, а также по их согласованию и исполнению.

Именно с помощью такого графика можно оптимизировать графики составления отдельных бюджетов, последовательность, сроки их представления и консолидации, отлаживать взаимодействие отдельных ЦФО в бюджетном процессе как между собой, так и с различными подразделениями высшего уровня управления (планово-экономическим отделом, бухгалтерией, финансовым отделом, отделом маркетинга и проч.).