Система информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы содержат информацию, инициирующую разработку разных вариантов управленческих решений.

Директору ООО «КОНСУЛЬТАНТ» О.А.Сидорову Новая ул., 28, Москва,

Пример входящего письма.

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного, информационного обмена между организациями. Еесодержанием могут быть: рекомендации, уведомления, соглашения, запросы, претензии, требования, разъяснения, подтверждения, гарантии и т. д. Например, рекламационное письмо - заявление об обнаружении недоста­чи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, а также информацию об имевших место событиях и фактах, требующих принятия решения.

Объяснительная записка: 1) документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо дей­ствие, факт, происшествие и представляемое вышестоящему должно­стному лицу. Представление -документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении личного состава, а также реко­мендацию определенных действий и мероприятий по вопросам дея­тельности учреждения.

Заявление -информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу.

Извещение -документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседании, собрании) и содержащий предложе­ние принять участие.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию до­кументов, переданных по телеграфной сети общего пользования.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по абонентской телексной сети.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по связям ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии на принтере.

ЗАО «МЕДПРИБОР» АКТ 08.04.2010 № 1 Москва проверки работы с документами в отделе маркетинга Основание: приказ директора от 01.04.2010 № 26 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медприбор». Составлен комиссией: Председатель: зав. канцелярией О.П.Иванова Члены комиссии: 1. Зам. гл. бухгалтера В.Е.Павлова 2. Секретарь канцелярии Г.И. Пахомова Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С.И. Чуб 08.04.2010 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки установлено: 1. В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела исполненные документы. 2……. Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. – в дело 01-09 2-й экз. – зав.отделом маркетинга; 3-й экз. - председателю комиссии. Приложение: объяснительная записка секретарь отдела маркетинга С.И. Чуб на 1 л. в 1 экз. Председатель комиссии Иванова О.П.Иванова Члены комиссии: Павлова В.Е.Павлова Пахомова Г.И. Пахомова С актом ознакомлены: зав.отделом маркетинга Егоров Д.К. Егоров секретарь отдела маркетинга Чуб С.И. Чуб В дело № 01-09 Иванова 09.04.2010

Акт - информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Содержит также выводы, рекомендации, предложения. Существуют акты: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (систем, технологий), проверок, ревизий и др.

	УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Медприбор» Петров А.Н.Петров 08.04.2005

Акт составляется созданной распоряжением руководителя комиссией на основе черновиков фактического обследования, на общем бланке организации или на отдельном бланке акта. Датой акта является дата проверки, экспертизы. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также составители акта (председатель и члены комиссии). В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать таблицы. Возможна заключительная часть: решение, заключение и предложение комиссии. В конце текста указывается количество составленных экземпляров по числу заинтересованных лиц или согласно нормативным документам, их местонахождение. Затем следует отметка о наличии приложения.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт принимается после его подписания всеми членами комиссии. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется отдельным приложением к акту.

Справка – 1) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса; 2) документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического и служебного характера. Внешниесправки для вышестоящей организации оформляют на общем бланке организации, подписывают руководителем организации или его заместителем, справки финансового характера – еще и бухгалтером, справки биографического характера – еще начальником отдела кадров, заверяют печатью. Внутренние справки составляются для руководства и коллегиального органа на стандартном листе бумаги, подписываются руководителем структурного подразделения.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанная с одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. д.).