Процедура издания документов в условиях коллегиальности

Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа: сбор и анализ информации, ее оформление в виде аналитической справки специалистом структурного подразделения совместно с руководителем коллегиального органа. Информацию и конкретные предложения в справке следует согласовать со всеми заинтересованными лицами и подписать руководителем подразделения, готовящего справку. Специалист готовит проект решения коллегиального органа.

Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. Справка и проект решения передаются секретарю коллегиального органа за 10-15 дней до заседания для размножения и ознакомления членов коллегиального органа.

Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа. Подготовительный этап: рассылка приглашений, материалов, повестки дня заседания членам коллегиального органа. Основной этап – заседание: обсуждение, высказывание мнений по проекту, внесение поправок.

Принятие решения по рассмотренным материалам происходит в результате дискуссии, внесения поправок к проекту, голосования.

Оформление протокола заседания предваряет фиксация хода заседания ответственным секретарем в протоколе на основании: 1) черновых записей и стенограмм; 2) звукозаписей; 3) текстов докладов и выступлений; 4) справок; 5) проектов решений, повестки дня; 6) списка приглашенных. Если протокол составляется на основе черновой рукописной записи, то необходимо согласование с выступавшим путем визирования на левом поле протокола напротив его текста. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

Доведение решения до исполнителей проводитсятак же, как в случае единоличного принятия решения. Коллегиально издаются следующие документы.

Постановление – правовой акт, принимаемый органами власти и управления, действующими на основе коллегиальности, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил (постановление Правительства РФ). Ключевым словом является «п о с т а н о в л я е т:»

Решение: 1) распорядительный документ, принимаемый коллегиальным органом организации (совет директоров, ученый совет вуза) в целях разреше­ния производственных задач и других наиболее важных вопросов деятельности организации; 2) совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными орга­нами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия. Решения оформляются как постановления, но ключевое слово - РЕШИЛ(А). Решения информационного характера не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе (протокольные решения). Решения доводятся до исполнителя выпиской из протокола заседания.

Протокол - распорядительно-информационный документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на коллегиях, заседаниях, собраниях, совещани­ях и конференциях коллегиальных органов: федеральных органов исполнительной власти, трудовых коллективов, акционеров, совета директоров и др. От протоколов заседаний следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов общественного порядка (протоколы дорожно-транспортного происшествия, санитарного инспектора), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, согласования разногласий, согласования цены.

Различают 2 вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Руководитель решает вопрос о форме протокола. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием “ПРОТОКОЛ” или на специальном бланке протокола.

3. Системы плановой и отчетной документации

Система плановой документации

Плановые документы (план, программа, график, схема) разрабатываются на разных уровнях власти и управления, как для решения сложных комплексных задач, так и для организации текущей деятельности.

Федеральные планы, программы и генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства РФ одним или несколькими министерствами или ведомствами. После согласования их проектов со всеми заинтересованными учреждениями они представляются в Правительство РФ с сопроводительным письмом и пояснительной запиской и утверждаются постановлениями Правительства РФ. Эти документы носят комплексный характер, затрагивают интересы многих организаций, органов исполнительной власти, территорий; формируют основные направления и содержание долгосрочных работ.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральными органами исполнительной власти и рассчитаны на обязательное исполнение подведомственными учреждениями и организациями, утверждаются руководителем министерства или ведомства.

Территориальные программы, планы, схемы создаются администрациями краев, областей, районов, городов и др. территориальных образований и касаются вопросов социально-экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности организации осуществляется в форме плана, программы, графика. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждает их председатель. Различают планы: краткосрочные – до 1 года (квартал, полугодие, год), среднесрочные – до 5 лет, долгосрочные – свыше 5 лет.

Составление и оформление плановых документов организации

Программа - плановый документ, излагающий основные направления работы организации на определенный период времени, этапы и сроки осуществления крупных работ (про­изводственная программа). Текст излагается в виде разделов, которые соответствуют направлениям деятельности или этапам работы, имеют заголовки и нумерацию арабскими цифрами. Текст имеет приложение - справочные и аналитические материалы к отдельным положениям программы. Оно оформляется в виде таблиц, графиков, схем, документов. Программа оформляется на общем бланке организации с реквизитами: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, грифы согласования, гриф утверждения, подпись руководителя подразделения, ответственного за разработку программы. Программа утверждается вышестоящим руководителем или органом (собранием, советом, коллегией).

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Планы организаций оформляются на общем бланке.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов и графиков. Порядок составления и форма календарных планов регламентируется инструкциями и указаниями министерств и вышестоящих организаций.

График - плановый документ, отражающий, как правило, план рабо­ты с точными показателями норм и времени выполнения