Практические задания

Работа с документами организаций проводится следующим образом.

Во-первых, необходимо подобрать два документа из разных систем документации и согласовать их с преподавателем.

Во-вторых, необходимо обвести карандашом все реквизиты документа и обозначить их в соответствии с нормативно-методическими документами.

В-третьих, необходимо найти многочисленные ошибки в документах. Они могут относиться к отсутствию или оформлению отдельных реквизитов и их местоположению; применению интервалов и шрифтов по размеру и стилю; несоблюдению полей и выравнивания реквизитов и т.д. Для этого надо очень внимательно сравнить образцы документов, данные в учебниках, с реальными документами организации.

В-четвертых, на обратной стороне документа следует дать его краткое описание: к какой системе документации относится документ, для чего он создан и какую роль играет в документационном обеспечении управления.

Тесты

1. В состав организационно-правовой документации входит: а) положение; б) штатное расписание; в) приказ; г) справка.

2. К распорядительной документации относится: а) акт; б) постановление; в) представление; г) инструкция.

3. К плановой документации относится: а) государственная программа; б) график работы; в) правила; г) сводка.

4. К информационно-справочной документации относится: а) протокол; б) распоряжение; в) должностная инструкция; г) акт.

5. Какие документы имеют гриф утверждения: а) устав; б) штатное расписание; в) приказ; г) программа.

6. Какие документы визируются: а) должностная инструкция; б) штатное расписание; в) справка; г) проект приказа.

7. Докладная записка - это: а) документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника; б) документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке; в) документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя; г) правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

8. Информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий решение поставленной задачи: а) протокол; б) инструкция; в) акт; г) программа.

9. Совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными орга­нами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, а также распорядительный документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разреше­ния производственных задач: а) устав; б) программа; в) решение; г) отчет.

10. Представление - это: а) документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу; б) документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении личного состава, а также реко­мендацию определенных действий и мероприятий по вопросам дея­тельности учреждения; в) документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседании, собрании) и содержащий предложе­ние принять участие; г) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса.

11. Задачей, решаемой системой организационно-правовой документации, является: а) реорганизация и ликвидация организации; б) определение стратегических направлений деятельности организации; в) руководство текущей деятельностью организации; г) установление структуры организации.

12. К особенностям системы организационно-правовых документов относится: а) обязательная процедура утверждения документов; б) обсуждение документа на заседании коллегиального органа; в) обязательное согласование документов; г) бессрочность.

13. Процедура издания документов при единоличном принятии решениявключает: а) обсуждение и голосование по тексту документа; б) подготовку проекта документа; в) инициирование решения; г) визирование.

14. Процедура издания документов в условиях коллегиальности включает: а) обсуждение, высказывание мнений по проекту, внесение поправок; б) подписание документа руководителем организации; в) подготовка инициативного документа; г) подготовка черновых записей, стенограмм, звукозаписей, текстов докладов и выступлений, справок.

15. Извещение - это: а) информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу; б) документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении личного состава, а также реко­мендацию определенных действий и мероприятий по вопросам дея­тельности учреждения; в) документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседании, собрании) и содержащий предложе­ние принять участие; г) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса.

16. Инициативный документ – это: а) документ, созданный на данном предприятии для внутреннего использования; б) документ, созданный на данном предприятии и от­правленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле; в) документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса; г) документ, полученный от других организаций (лиц).

17. К числу документов-оснований к приказам по личному составу относятся: а) личное заявление работника; б) докладная записка; в) представление; г) служебное задание.