Изложение текста документов

Текстовый документ должен быть написан просто, лаконично, технически и литературно грамотно.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «в случае» и т. д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например, «применяют», «указывают» и т. п.

В текстовом документе повторения не допускаются. При необходимости следует делать пометку, что соответствующий материал помещен выше или ниже (с указанием страницы или раздела). Ссылки в тексте делаются по следующим образцам:

на формулу - формула (2.12);

на таблицу - таблица 3.5;

на приложение - приложение В;

на рисунок в тексте - рисунок 2.4;

на чертеж дипломного проекта - лист 3;

на литературу - [4] или с. 32 [5];

В ссылках на рисунки, чертежи и таблицы рекомендуется писать: изображены, построены, нанесены (о рисунках и чертежах) и приведены (о таблицах). Следует избегать слов: дает, даны, представлены.

Математические формулы и записи расчетов выделяются из текста свободными строками. Выше и ниже должно быть оставлено не менее одной строки (от 6 до 8 мм).

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той же последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него, а после формулы ставится запятая. Слово «где» пишется по уровню границы левого поля листа (страницы) текстового документа. Все обозначения входящих в формулу величин пишутся по вертикали одно под другим. Пояснительный текст не должен выходить за свою левую границу (по уровню тире за обозначаемой величиной).

Пример. Для комплексной оценки ликвидности баланса рассчитывается общий показатель ликвидности (К _ол):

К ол =	НЛА + 0,5 * БРА + 0,3 * МРА
НСО + 0,5 * КСП + 0,3 * ДСП

(2.15)

,

где НЛА – наиболее ликвидные активы;

БРА – быстро реализуемые активы;

МРА – медленно реализуемые активы;

НСО – наиболее срочные обязательства;

КСП – краткосрочные пассивы;

ДСП – долгосрочные пассивы.

Все помещаемые в текстовом документе иллюстрации (различные схемы, эскизы, чертежи, диаграммы, фотографии) именуются рисунками. Оформление иллюстраций следует выполнять в соответствии с ГОСТ 2.105.

Иллюстрации выполняют на компьютере с соблюдением соответствующих стандартов. Иллюстрации, содержащие информационный материал (графики, диаграммы), допускается выполнять в цветном изображении.

Иллюстрацию помещают в разрыве текста сразу после первой ссылки на нее или на отдельном листе того же формата.

Иллюстрации в тексте должны быть расположены так, чтобыих было удобно рассматривать без поворота текстового материала или с поворотом по, часовой стрелке.

Рисунки снабжаются порядковыми номерами и наименованиями.

Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой знака (буквы) приложения. Например – Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах каждого раздела. В этом случае номер рисунка должен состоять из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например – Рисунок 3.2 - второй рисунок третьего раздела

При выполнении ссылки на иллюстрацию следует писать «...в соответствии с рисунком 3.2».

Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и его наименование помещают после пояснительных данных.

Пример:

Рисунок 2.2 – Отношение Cash flow к общей сумме задолженности (изменение во времени).

Для сокращения объема текстового документа рекомендуется часть текста с цифрами, однотипные расчеты и подобный материал приводить в виде таблиц.

Название таблицы, при его наличии, должно точно и кратко отражать ее содержание. Название таблицы следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы приложений обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица B.I», если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах каждого раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Таблица 6.1 – Влияние факторов психологического климата в организации на потребности работника

Факторы психологического климата	Высшие потребности (кол. 1,2,3) работника (как рядового сотрудника, так и руководителя)
потребность в успехе	потребность во власти	потребность в признании

1 – шапка таблицы;

2 – строки;

3 – боковик;

4 – графы (колонки).

На все таблицы документа должны быть сделаны ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком (таблица 6.1). Если подзаголовки граф имеют самостоятельное значение, их пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе и располагают симметрично по вертикали или по горизонтали.

Для сокращения текста заголовков граф, отдельные величины могут быть заменены символами, если последние пояснены в тексте.

Таблицы слева, справа и внизу, как правило, ограничивают линиями. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Шапка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Таблицу, в зависимости от её размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на неё, или на следующей странице, а при необходимости в приложении к документу. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

Если строки или графы таблицы не умещаются на формате листа, таблицу делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее шапку и боковик. Допускается при делении таблицы на части ее шапку и боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

При переносе таблицы над ее первой частью слева пишут слово «Таблица», ее порядковый номер и наименование таблицы, если оно есть. Над другими частями таблицы пишут слова «Продолжение таблицы» и ее номер. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию; ограничивающую таблицу, не проводят.

Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях.

Приложения оформляют как продолжение текстового документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого и справочного характера. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначение, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное». Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

Текст каждого приложения при необходимости может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Рисунки, таблицы и формулы, помещаемые в приложении нумеруют. Например: «Рисунок B.1» – первый рисунок приложения В; «Таблица А.2» – вторая таблица приложения А; формула (Б.1) – формула 1 приложения Б.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.