Жеке карточка

ЖЕКЕ КАРТОЧКА:

· жұмысқа алынған барлық қызметкерге тапсырылады;

· сұрақтардан және оларға жауаптардан тұрады;

· кадрлар қозғалысы және құрамы жөнінде анализ жасау үшін қолданылады;

· бір данада тапсырылады;

· жұмысшылар туралы алфавиттік картотекаға (компьютер болған жағдайда қызметкер туралы барлық мәліметтерді тіркеп қоюға болады) қойылады.

Жеке карточканы жеке іс қатынастары жөніндегі құжаттарға жауапты маман жұмысқа қабылдағандығы туралы бұйрық шыққан жағдайда толтырады. Толтыруға негізгі құжаттар – төлқұжаты, білімі туралы құжаттар, әскери билеті т.б. қаралады.

Карточканы толтыру тәртібі мен уақыты қойылып, қызметкер өз қолын қояды.

Карточкалар алфавиттік ретпен шкафта сақталады.

Жұмыстан шығарылған жұмысшының карточкалары 1 (бір) жыл бойында арнайы бөлек картотекада сақталып, содан кейін қатталып мұрағатқа өткізіледі. Мұрағатқа өткізілу алдында әрқайсысына нөмір қойылады.

Т-2 карточкасының сақталу мерзімі – 75 жыл.

1. Жеке карточка ұғымына анықтама беріңіз.

2. Жеке карточка құжаты қандай үлгіде болады?

3. Жеке карточка құжаты не үшін қолданылады?

4. Жеке карточканы кім толтырады?

5. Т-2 карточкасының сақталу мерзімі білесіз бе?

ІС САПАР КУӘЛІГІ

Әр белгілеу пунктінде қызметкердің қолы және мөрі қойылған түрде кеткен уақыттары мен келген күндері белгіленіп отырады.

Іс сапарға кеткендігі туралы бұйрық (өкім) – кадр қызметінің қызметкерімен бір данада жазылады.

Іс сапардан оралған қызметкер өндірістік шығындарды дәлелдейтін құжаттың қосымшасы мен аванстық есеп мекеме қызметкерлеріне өткізіледі.

Іс сапарға жіберу үшін берілетін қызметтік тапсырма және оның орындалуы туралы есеп – қызметтік тапсырмаларды есепке алу және ресімдеу үшін қолданылады.

Қызметтік тапсырмаға іс-сапарға жіберілген адам жұмыс істейтін құрылымдық ұйымның басшысы қол қояды. Мекеме басшылары бекітіп, кадр қызметкеріне іс сапарға жіберу туралы бұйрық (өкім шығаруға) беріледі.

Іс сапардан келген адам қысқаша есепті құрылымдық бөлімнің жетекшісімен келісе отырып, бухгалтерияға іс сапар куәлігі және аванстық есебімен қоса тапсырады (өткізеді).

1. Іс сапар куәлігі дегеніміз не?

2. Белгілеу пункттерінің атқарар қызметі не?

3. Іс сапарға жіберу кезінде берілетін қызметтік тапсырма мен оның орындалуы туралы есеп не үшін қажет?

4. Қызметтік тапсырмаға кім қол қояды?

5. «Аванстық есеп» дегенді қалай түсінесіз?

№ 13 ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАРДЫҢ ТҮРЛЕРІ

ХАТ

Хатты басқаша байланыс түрімен (телефон арқылы, жеке әңгімелеу) сұрақ шешілмеген жағдайда қолданады.

Хаттың көптеген түрлері болады, оларға мыналар жатқызылады:

- Ілеспе хат;

- Шақыру хат;

- Ақпараттық хат;

- Хабарлау хат;

- Жарнамалық хат;

- Растау хат;

- Ескерту хат;

- Кепіл хат;

- Наразылық хат;

- Жауап хат;

- Шетелдік әріптеске хат;

- Коммерциялық хат;

- Инициативалық хат және т.б.

ХАТТЫҢ үлгі-формуляр деректемелері:

ü мекеменің аты (министрліктің, басқарманың аты) – құжат авторы;

ü ұйым туралы анықтамалық деректер (мекен-жайы, телефон, факс, банкідегі шот нөмірі);

ü уақыт, күні;

ü мекен-жай иесі (кімге жіберілді, бір хатта кемінде 4-тен көп емес мекен-жайлар);

ü тіркеу нөміріне сілтеме және сұрау-құжаттың уақыты, күні, тек қана хат жазуға арналған балнкімен;

ü мәтінге қорытынды мағынасы бар бұрыштама (сызықта 28-ден көп емес тыныс белгілері; ұзын жолақта басы сызықшаларға бөлінеді (1 интервалдан кейін жазылады), сызықшалардың соңына нүкте мен жақшалар қойылмайды);

ü мәтін;

ü қосымшасы туралы мәлімет;

ü қол қою (қызметі көрсетіледі, қолы қойылады);

ü мөр (егер қажет болса);

ü орындаушы туралы мәлімет (орындаушының фамилиясы, телефоны сол жақ жолақтан, бланкінің төменгі бөлігіне жазылады);

ü құжаттың орындалуы туралы мәлімет (машинкасының А.Ж.Ә., егер қажет болса даналардың саны);

ü құжатқа түсірілген шектеулердің мөрі («құпия», «жасырын» және т.б.).

Хаттарды көлеміне қарай арнайы хатқа арналған А4 және А5 форматтарында жазады. Егер, хаттың сөйлемдері 10 (он) жолдан аспаса онда А5 бланкісінде жазылады (бұрыштама жазылмайды, мәтінді 1 немесе 1,5 интервалдан кейін жазады). Құжаттың аты хатқа жазылмайды.

ХАТ - мекемелерге немесе оның құрылымдық бөлімдеріне, нақты бір қызметкерге, мекеме басшысына жіберілуі мүмкін.

1. Хат дегеніміз не және оның атқарар қызметі қандай?

2. Хатты басқа байланыс түрлерімен алмастыруға бола ма?

3. Хаттың қандай түрлерін білесіз?

4. А4 және А5 бланкісіне жазылар хаттың себептерін көрсетіңіз.

5. Хат қандай жерлерге жіберілуі мүмкін?

ҚЫЗМЕТТІК ХАТ

Қызметтік хат ақпараттық, есептік немесе бастамалық түрде болуы мүмкін. Мәтінде құрылымдық бөлімге немесе қызметкерге қатысты іскерлік сұрақтар айтылады.

Қызметтік хатқа құрылымдық бөлімнің жетекшісі немесе жазған адамы қол қояды.

Негізінде қызметтік хаттың мәтіні екі бөлімнен жасалады.

Біріншісінде нақты дәлелдер, оның жазылуына себеп болған жағдайлар;

Екіншісінде айтылған сұраққа байланысты ойлар мен пікірлер айтылады.

Қызметтік хаттың уақыты, күні қол қойылған күнмен есептеледі.

1. Қызметтік хат алмасу қалай іске асырылады?

2. Қызметтік хаттың қандай түрлерін білесіз?

3. Құжат мәтінінде не қарастырылады?

4. Қызметтік хат мәтіні неше бөлімнен тұрады және оларда не айтылады?

5. Құжат мерзімі қалай есептеледі?

ІЛЕСПЕ ХАТ

Ілеспе хат бірге жіберілген құжаттың мақсатын немесе не істеу керек екендігін түсіндіру қажет болған жағдайда жазылады.

Мәтін: жібереміз, қайтарамыз, бекітуге / келісімге ұсынамыз сөздерінен басталады.

1. Ілеспе хаттың атқарар ролі қандай?

2. Құжат қалай әзірленеді?

3. Құжат мәтіні қандай сөздерден басталады?

ШАҚЫРУ ХАТ

Шақыру қағазын мекемеге, бірнеше адамдарға және тиісті адамға жібереді. Хатта толық күн тәртібі, іс-шараның өтілетін орны, сөз сөйлеушілердің фамилиялары, іс-шараға жауапты адамдардың фамилиясы, телефоны, шақырылған жерге тиісті жол қаражаты және т.б. ақпараттар жазылуы мүмкін.

Хаттың мәтінінде үнемі: Сізді... шақырамыз; оқушылардың... жұмысының көрмесіне шақырамыз сияқты тұрақты сөз орамдары пайдаланылады.

1. Шақыру хаттың көздер мақсаты не?

2. Шақыру қағазында қандай ақпараттар жазылуы мүмкін?

3. Құжат мәтінінде көбіне қандай сөз орамдары пайдаланылады?

АҚПАРАТТЫҚ ХАТ

Ақпараттық хат мәтінінде қандай да бір іс-шара немесе нақты істер туралы хабарланады. Ақпараттық хаттар көмегімен мекеменің қызметін немесе әртүрлі өнімдерді жиі насихаттайды.

1. Ақпараттық хат мәтінінде не туралы хабарланады?

2. Ақпараттық хат көмегімен не насихатталады?