double arrow

БАЯНДАУ ХАТ

Мазмұны мен мағынасына қарай баяндау хаттары ақпараттық және есептік болып бөлінеді.

Жіберілген жеріне қарай баяндау хат ішкі (ұйымның ішінде қаралады) және сыртқы (жоғарғы және басқа ұйымға жіберілген) болып екіге бөлінеді.

Ішкі хаттар А4, А5 формат қағаздарына жазылады. Оларға жазған автор қол қояды.

Сыртқы хаттар А4 форматты жалпы ұйымдық парақта жазылады. Оларға ұйымның басшысы қол қояды.

Құжат уақыты оған қол қойылған уақыттан басталады.

Баяндау хат автордың бастамасымен сондай-ақ, басшылықтың бұйыруы бойынша жазылуы мүмкін.

Бастама баяндау хаттың мақсаты- басшыны шешім қабылдауға жетелеу. Ақпараттық баяндау хат жұмыстың қалай жүріп жатқандығы туралы әр уақытта басшылыққа жазылып тұруы тиіс. Баяндау хаттың мәтіні екі бөлікке бөлінеді.

Біріншісі – болған жайларды баяндау, оны жазудың себептері;

Екіншісі – ойлар, шешімдер, ұйымның немесе қызметкердің көзқарасы.

ІШКІ БАЯНДАУ ХАТТЫҢ деректемелері (реквизиттері):

ü құрылымдық бөлімнің аты – құжаттың авторы;

ü құжаттың түрі – БАЯНДАУ ХАТ;

ü уақыты, нөмірі (міндетті түрде емес);

ü мекен-жайы;

ü бұрыштамасы;

ü мәтіні;

ü қосымшасы (егер бар болса);

ü қол қою;

ü орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.

СЫРТҚЫ БАЯНДАУ ХАТ деректемелері (реквизиттері):

ü ұйымның аты (құрылымдық ұйымның, министрліктің, басқарушы мекеменің аты);

ü құжаттың түрі – БАЯНДАУ ХАТ;

ü уақыты, нөмірі;

ü шығарылған жері;

ü мекен-жайы;

ü бұрыштамасы;

ü мәтін;

ü қосымшасы (егер бар болса);

ü қол қою;

ü орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.

1. Баяндау хат құжаттың қандай түріне жатқызылады?

2. Мазмұны мен мағынасына қарай баяндау хаттар қандай түрлерге бөлінеді?

3. Жіберілген жеріне қарай баяндау хат қандай түрлерге бөлінеді?

4. Ішкі хаттар қандай қағазға жазылады және оларға кімдер қол қояды?

5. Баяндау хаттың көздер мақсаты не?

ТҮСІНДІРМЕ ХАТ

Түсіндірме хаттар негізгі құжатқа түсіндірмелі және толықтырушы қосымша ретінде жалпы бланкілерде толтырылады. Мұндай хатқа басшы қол қояды.

Іс-әрекеттің, қандайда бір жағдайдың себебі жазылатын түсіндірме хаттарды арнайы бөлек жұмыскер жазады. Ішкі баяндау хаттары сияқты олар қолжазба әдісімен стандарт парақ қағазында жазылуы мүмкін. Мұндай хаттарға құрастырып-жазушылар қол қояды. Оның деректемелері ішкі баяндау хаттың деректемелері тәрізді.

ТҮСІНДІРМЕ ХАТТЫҢ деректемелері:

ü мекеменің аты (министрлік немесе басқару мекемесінің аты, құралымдылық бөлім) – құжат авторы;

ü құжаттың түрі – ТҮСІНДІРМЕ ХАТ;

ü күні, уақыты, нөмірі (егер қажет болса);

ü мәтінге бұрыштама;

ü мәтіні;

ü қол қою;

ü орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.

1. Түсіндірме хат ұғымына анықтама беріңіз?

2. Түсіндірме хат қандай қағазға жазылады және оған кім қол қояды?

3. Іс-әрекеттің, қандайда бір жағдайдың себебі жазылатын түсіндірме хаттарды кімдер жазады?

4. Іс-әрекеттің, қандайда бір жағдайдың себебі жазылатын түсіндірме хаттарға кімдер қол қояды?

5. Түсіндірме хаттың деректемелерін атаңыз.

АҚПАР

Ақпардың мәжілістер, отырыстар, жиналыстар өткізуде үлкен мәні бар.

Жақсы ақпар құру үшін: мақсаты мен көлемдік жазылуын біліп алу керек.

Ақпардың екі мақсаты болуы ықтимал:

1. Хабар алу;

2. Хабар алу және сенім.

Ақпар жасау – ақпардың критикалық анализ жобасын және практикалық дағдыны талап ететін шеберлік.

Ақпардың мақсатынан ауытқи отырып, материалды ойша жазып өтеді.

Мысалы: мәселенің жағдайы, анализі, мүмкін болатын шешімі, іс-әрекет жоспары, шешімдер.

АҚПАРДА келесі элементтер болуы тиіс:

ü сөз сөйлеу (ақпардың мақсаты және берілуі көрнекті айтылады);

ü негізгі бөлімі (негізгі дәлелді істерді, дәлелдеуге және сендіруге пайдаланылған материалды баяндау);

ü тұжырымдар (қандай да бір жағдай түрінде беріледі);

ü жарнамалаулар (тұжырымдаудан жасалған іс-әрекет сөйлемдері).

Ақпар мәтіні ұзақ сөйлемдер естуге нашар қабылданатындықтан қысқа сөйлем түрінде жазылуы тиіс. Сөйлем 20 (жиырма) сөзден артық болмауы керек. Ақпарда сан қолданылуы, пайдаланған адам сізге қажетті тиімді шешім қабылдау үшін оларды әсерлі түрде қолдану керек.

Ақпар мәтіні 2 (екі) интервалдан кейін жазылады.

Ақпардың тақырыбын, құжаттың түрін – АҚПАР деп көрсетеді.

Егер, ақпар қосымша түрде берілсе, онда жоғарғы оң бұрышында көрсетілуі тиіс: №3 хаттамаға қосымша еңбек ұжымының жиналысы.

1. Ақпар жасау дегеніміз не?

2. Жақсы ақпар құру үшін нені білу қажет?

3. Ақпардың қандай мақсаты болуы мүмкін?

4. Ақпардың құрамында болуға тиіс элементтерді атаңыз.

5. Егер ақпар қосымша түрінде берілсе оны қалай көрсетеміз?

№ 15 ЖЕДЕЛХАТ, ТЕЛЕФОНХАТ, ФАКС


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: