Люди часто понимают не то, что на самом деле было сказано

Происходит это потому, что процесс передачи и восприятия информации очень сложен и зависит от многих деталей: это и люди, участвующие в информационном обмене, и средства ее передачи, и каналы, по которым она проходит.

Помимо средств и каналов коммуникации велика также роль самих коммуникаторов — людей, непосредственно участвующих в процессе передачи и получения информации. Передающий информацию человек генерирует информационную идею, формулирует ее, кодирует с помощью средств коммуникации и передает по тому или иному каналу в виде информационного блока. Принимающий информацию человек получает ее в зашифрованном виде, декодирует ее, «переводя» на удобный для себя язык, анализирует, принимает решение и возвращает в окружающий мир свою реакцию на полученную информацию. При этом, «приемник» принимает не только переданную ему информацию, но и многочисленные шумы, которыми она обрастает в процессе передачи, иначе говоря, человек принимает не только целевую информацию, но и прочие сведения, поступающие к нему из внешнего мира. Связано это с тем, что при приеме информации «включены» все органы чувств (слух, зрение, обоняние, осязание, вкус). Это означает, что задействованы все каналы коммуникации, а не только тот, через который информация направлена «передатчиком».

Именно для преодоления сложностей, возникающих в момент передачи и приема информации, необходимо грамотное использование фазы информационного обмена. Под грамотным использованием подразумевается и максимальное количество задействованных для задач информационного обмена средств и каналов коммуникации, и специальные речевые техники, призванные повысить точность и чистоту получаемой и передаваемой информации, и визуальное оформление устных презентаций и т.п.