Авансовый отчет (приобретение ТМЦ, товарный чек)

Расчеты с подотчетными лицами

Материалы справочника подготовлены с учетом Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", который действует с 01.01.2013 г.

Подотчетные лица - это работники, которые получают денежные средства для выполнения тех или иных поручений.

Как правило, такие поручения бывают трех видов:

· Приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

· Оплата поставщику за услуги или ТМЦ.

· Служебная командировка.

Для получения наличных денежных средств под отчет работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. На данном заявлении руководитель юридического лица (индивидуальный предприниматель) собственноручно утверждает сумму и срок, на который выдаются наличные деньги. В качестве подтверждения согласия с содержанием документа, руководитель визирует и датирует его (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России от 12.10.2011 № 373-П).

Выдача денежных средств под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег.

После того, как работник выполнил поручение, он представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В программе "1С:Бухгалтерия 8" бухгалтер создает документ "Авансовый отчет". В форме документа для каждого вида расходов предусмотрена соответствующая закладка.

Рассмотрим пример, в котором организация выдает денежные средства подотчетному лицу для приобретения ТМЦ. ТМЦ приобретаются в розничном магазине по товарному чеку (без НДС).

Пример

Из кассы организации ООО "Торговый Дом" выданы денежные средства подотчетному лицу Антоновой Е.А. для покупки детектора денежных купюр. Детектор приобретается в розничном магазине по товарному чеку. Сумма перерасхода по авансовому отчету выдана подотчетному лицу из кассы организации.

Выполняются следующие хозяйственные операции:

Выдача денежных средств под отчет (оформление расходного кассового ордера).

Предоставление авансового отчета работником (регистрация авансового отчета).

Выдача денежных средств из кассы организации (оформление расходного кассового ордера).