Ревизия (аудит) расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами производится сплошным порядком и включает контроль за прове­денными операциями по расходованию средств на операционные и хо­зяйственные нужды, а также на служебные командировки работников.

Источники информации:

1) бухгалтерская отчетность - форма № 1 «Бухгалтерский баланс», форма № 4 «Отчет о движении денежных средств», форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;

2) статистическая отчетность –форма 6-ф «Отчет о состоянии расчетов»;

3) регистры бухгалтерского учета – Главная книга, журнал-ордер № 7;

4) документы – приказы о направлении в командировки, задания на командировку, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами, отчеты по командировкам, сметы представительских расходов и др.

С целью оценки системы внутреннего контроля проверяемой организации проверяют:

- порядок издания приказов о направлении в командировки;

- порядок подписи и выдачи командировочных удостоверений;

- наличие перечня лиц, которым могут выдаваться суммы в подотчет;

- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы на хозяйственные расходы и др.

С целью оценки системы организации бухгалтерского учета в учетной политике проверяемой организации изучают график документооборота, субсчета и аналитические счета в рабочем плане счетов.

Направления проверки:

1. Соблюдение правил выда­чи подотчетных сумм и правильность отражения их в учете. Для этого:

а) проверяется наличие утвержденного руководителем организации списка лиц, которым выдаются суммы под отчет,

б) устанавливают, нет ли превыше­ния предельных размеров аванса на предстоящие расходы.

в) устанавливают, не выдавались ли деньги под отчет лицам, при наличии задолженности по ранее полученным суммам;

г) проверяют порядок выдачи и учета доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;

д) сверяют выданные подотчетные суммы, отраженные в различных учетных регистрах, например, в журналах-ордерах № 7, 1, 2 и в Главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2. Своевременность представления авансовых отчетов.

3. Правильность оформления авансовых отчетов и достоверность приложенных к ним документов. Для выявления злоупотреблений можно использовать приемы фактического контроля, например, сверить счета и товар­ные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами о движении материалов.

4. Правильность отражения подотчетных сумм в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

5. Порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования.

6. Своевременность воз­врата и обоснованность удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм.

7. Соответствие учетных данных требованиям к составлению отчетности.

При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам надо дополнительно проверить:

а) установленный порядок на­значения и оформления командировок;

б) наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок;

в) наличие отчетов о результатах командиров­ки и порядок их утверждения руководителем организации;

г) обоснованность включения расходов на служебные командировки в затраты организации.

При проверке авансовых отчетов по командировкам за границу необходимо установить законность и целесообразность таких командиро­вок, а также проверить наличие заданий по командировкам, подписанных руководителем и командированным сотрудником.