Оформлення інших документів особової справи

Автобiографiя — документ, у якому працівник, який його власноручно складає, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

В автобiографiї зазвичай вказують: назву документа; iм’я, прiзвище, по батьковi (теперішні та колишні, якщо були зміни) у називному відмінку; число, мiсяць і рiк народження, мiсце народження; данi про батькiв (прізвище, ім’я по батькові: теперішні та колишні (якщо відбулися зміни), дата народження (смерті — якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють — зазначити причину); відомості про освiту та спецiальнiсть, види трудової дiяльностi; відомості про останнє мiсце роботи, нагороди i заохочення, участь у громадських роботах (виконані доручення), сiмейний стан та склад сiм’ї. Пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, роботи за сумісництвом, зміни місця проживання, тимчасового непрацевлаштування, тощо.

У разі потреби можуть надаватися пояснення щодо особистого життя і життя близьких родичів (батька, матері, братів, сестер, щодо родичів дружини/чоловіка); перебування під слідством близьких та рідних тощо.

Наприкінці автобіографії ставлять дату й особистий пiдпис.

Відображаючи трудову дiяльнiсть, не варто обмежуватися лише перерахунком посад. Потрібно пояснити причини зміни роботи. У разі перерви трудової діяльності — вказати її причину.

Усi данi подаються в хронологiчному порядку, що дає змогу скласти чітке уявлення про життєвий шлях, трудову та громадську дiяльність конкретної особи.

Автобіографія пишеться вiд руки на аркуші формату А4.

Документи про освіту (копії), у т. ч. про повну вищу освіту, присвоєння наукового ступеня, вченого звання та про підвищення кваліфікації засвідчуються нотаріально або скріплюються підписом керівника кадрової служби й відбитком печатки.

Складання опису документів особової справи

В опис документів особової справи заносять документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів (додаток 14).

Складається опис документів при первинному оформленні особової справи. Усі документи, що надходять до організації після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.

Кожному документові опису присвоюється назва згідно із тією, яка була надана йому при складанні. Запис провадиться так, щоб унеможливити підміну документів

Відповідно заповнюють графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документа», «Ким вилучений документ та з якої причини». Якщо потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор з кадрів робить в описі відповідну позначку: Документ вилучено для передачі у ________.

Наявність документів в особовій справі щорічно звіряється з описом. Працівник кадрової служби також має перевірити правильність заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту, у т. ч. про повну вищу освіту, тощо).

Додаток 14

(ГРИФ ДИВ, У ЛІЗІ)