Опис документів особової справи

Справа № 543

Волощука Миколи Федоровича

(прізвище, ім’я, по батькові)

№	Назва документа	Кількість аркушів	Дата вилучення документа	Ким вилучений документ та з якої причини
	Особова картка (форма № П-2ДС)	6
	Копія диплома з додатком	1
	Декларація про доходи	2
	Попередження про обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням	2
	Документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця	2
	Довідка про наявність форми допуску до державної таємниці	1
	Біографічна довідка	1
	Подання про призначення на посаду	1
	Картка погодження	1
	Довідка про перебування у кадровому резерві	1
	Заява про участь у конкурсі	1
	Протокол конкурсної комісії	1
	Заява про призначення на посаду	1
	Наказ про призначення на посаду	1
	Текст Присяги державного службовця	1
	Копія паспорта	1
	Копія військового квитка	6
	Атестаційна характеристика	2
	Атестаційний лист	2

Передання особових справ до архіву, їх облік та зберігання
Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі й передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. При цьому в особовій картці та книзі обліку руху особових справ державних службовців зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.Особові справи державних службовців є документами для
службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному
приміщенні в опечатаних металевих шафах або сейфах. Кожна особова справа підшивається в спеціально призначену для цього пронумеровану папку. На першій сторінці зверху зазначається повна назва органу. Порядковий номер справи визначається відповідно до реєстраційного номера в книзі обліку руху особових справ державних службовців. Папки для зберігання архівних справ також нумеруються і зберігаються окремо від поточних справ.

Особи, які користуються особовими справами, зберігають їх нарівні з таємними документами без права передачі іншим особам, якщо це не викликано службовою необхідністю, не розголошують їх змісту. Вони несуть відповідальність за недотримання встановленого порядку зберігання і видачі особових справ згідно з чинним законодавством.

Видавати особові справи для службового користування можна лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі установи. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові.