В організаційному відділі

Основні функції та задачі відділу:

- Підготовка та оформлення документів на відкриття підприємства (статуту, установчого договору, протоколу зборів).

- Реєстрація документів в органах місцевої влади, фондах і т.д. (ліцензій на здійснення діяльності підприємства; отримання дозволу санепідемстанції, пожежної інспекції; ліцензій на продаж алкогольних напоїв, тютюнових виробів; реєстрація в пенсійному фонді, фонді соціального страхування та фонді зайнятості; реєстрація в відділенні банку, відкриття розрахункового рахунку; отримання ідентифікаційного коду та ін.).

- Розподіл документів для надання керівництву фірми за структурними підрозділами, ведення їх обліку, реєстрації та системного обліку контролю за їх виконанням.

- Ознайомлення співробітників фірми з розпорядчими документами.

- Методичне керівництво постановкою діловодства в структурних підрозділах і контролю їх стану.

- Прийняття та відправлення кореспонденції.

- Укладання договорів на оренду (суборенду) приміщень, устаткування.

- Здійснення контролю за виконанням договорів купівлі-продажу, угод.

Завдання 1. Оперативна нарада щодо введення єдиної системи діловодства на підприємстві та порядку реєстрації, складання й оформлення документів.

Завдання 2. Розробити положення про організаційний відділ. У зв’язку з реструктуризацією підприємства переглянути і внести зміни в існуюче положення про організаційний відділ. При необхідності розробити нове положення про організаційний відділ.

Скласти проект наказу про затвердження положення про організаційний відділ.

Завдання 3. Прийом, розгляд і реєстрація документів. Документи, які надходять на підприємство, розподіляються на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, або передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Розробити правила прийому, попереднього розгляду та реєстрації документів на підприємстві.

Скласти проект наказу про затвердження правил прийому та реєстрації.

Завдання 4. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів(за винятком документів оперативного характеру).

На підставі поточної інформації (різноманітні види документів) оформити реєстраційну картку.

Завдання 5. Оперативна нарада.

Провести оперативну нараду щодо дотримання виконання положення про організаційний відділ та посадових інструкцій.

Завдання 6. Складання та оформлення документів.

Розробити інструкції з діловодства та номенклатуру справ. Скласти проект наказу про затвердження номенклатури справ та інструкції з діловодства.

Завдання 7. Внести зміни в статут підприємства з урахуванням його розширення в результаті реструктуризації.Надати проект для узгодження з директор підприємства. Зареєструвати в установленому порядку.