Основные понятия

Кадровое делопроизводство - это совокупность работ, обеспечивающая документирование трудовых правоотношений и организацию работы с кадровой документацией.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документы поличному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности во время работы в организации.

К документам по личному составу относятся следующие группы документов:

- все приказы по личному составу (о приеме, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных, прекращении трудового договора и пр.);

- заявления работников, акты, протоколы, докладные и служебные записки;

- трудовые договоры и трудовые книжки;

- личные дела и личные карточки работников;

- штатное расписание и табели учета рабочего времени;

- лицевые счета по заработной плате.

К оформлению и хранению кадровой документации законодательством предъявляются особые требования, так как в ней фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, социальное страхование, пенсионное обеспечение и многое другое.

Неграмотно оформленный документ может ущемить права работника, лишить его льготной пенсии или уменьшить ее размер. Отсутствие профессионализма у кадровика может поставить работодателя в проигрышную ситуацию при возникновении конфликта с недобросовестным работником. Можно сказать, что от того, как оформлен документ, зависит дальнейшая судьба работника.

Работа по ведению кадрового делопроизводства требует определенных знаний и опыта. В Едином Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих четко определено, что должен знать работник, отвечающий за кадровое делопроизводство:

- методические материалы по ведению документации по учету и движению кадров;

- основы трудового законодательства;

- структуру и штаты организации;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников;

- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих;

- порядок определения страхового трудового стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- правила и нормы охраны труда.

Кадровая документация, разрабатываемая, хранимая или обрабатываемая, представляет собой стандартизированные текстовые или унифицированные формы на бумажном носителе или электронные файлы.

1. Процессы разработки и хранения кадровой документации не могут происходить хаотично, они требуют управления.

2. Оперативность подразумевает быстрое оформление документа и обеспечение доступа к требуемой документации в максимально короткие сроки по первому требованию.

3. Надежность хранения документов подразумевает гарантированную сохранность документа в течение всего срока хранения и гарантированную сохранность персональных данных работника.