Кадровой службы

В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в организации необходимо разработать номенклатуру дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке <1>. Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел структурного подразделения, на основе которых затем составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.

--------------------------------

<1> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о кадровой службе, инструкцией по делопроизводству, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003) (далее - Перечень), номенклатурами дел подразделения за предшествующие 2 - 3 года. Кроме того, при составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требования, предъявляемые к документации по личному составу Трудовым кодексом РФ, другими нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения. К сожалению, многие из документов, предусмотренные законодательными актами, в частности Трудовым кодексом РФ, не включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровой службы при формировании дел. Так, например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами - основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), отметка об этом делается в 4 и 5 графах номенклатуры.

Классификация приказов, данная в Перечне, вызывает вопросы, поскольку определение приказов по личному составу в Трудовом кодексе РФ отсутствует. С учетом действующего законодательства можно сформулировать следующее определение приказа по личному составу - распорядительный документ, регулирующий трудовые отношения работника с работодателем, изданный на основании заключенного трудового договора. Это уточнение имеет большое значение для составления номенклатуры дел кадровой службы и формирования дел, так как приказы по личному составу и по основной деятельности должны формироваться в разные дела.

При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов. Срок хранения приказов по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, о применении дисциплинарных взысканий, о дежурствах, некоторых иных документов составляет менее 75 лет (например, для приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков Перечень устанавливает срок хранения в 5 лет). Статья 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает срок хранения для документов по личному составу в 75 лет. Кажущееся противоречие не дает оснований для продления срока хранения всей документации по личному составу: ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. А документом Архивного фонда РФ является согласно тому же Закону архивный документ (т.е. материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства), прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Таким образом, документы, в том числе и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем), имеющие иные сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет), не являются документами Архивного фонда РФ, т.е. увеличения сроков хранения всех документов по личному составу до 75 лет в связи с принятием в 2004 г. нового федерального закона не произошло.

Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), затем - заголовки дел с локальными нормативными актами организации, за ними следуют заголовки дел, содержащие распорядительную документацию (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.). Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Далее по номенклатуре располагается переписка по различным вопросам, затем - учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы N Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы. В самом конце номенклатуры дел помещаются описи переданных в архив дел структурного подразделения, выписка из сводной номенклатуры дел организации, резервные индексы.

Рекомендуемая (примерная) номенклатура дел

кадровой службы:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N ста- тей по перечню	Примечание
Кадровая служба
	Нормативные правовые акты Президента РФ, Правительства РФ, субъектов РФ		ДМН <1> ст. 1 "б"

--------------------------------

<1> До минования надобности.

Допускается как объединение распорядительных актов (постановлений и распоряжений) в одно дело, так и формирование их в разные дела:

Постановления и распоряжения вышестоящей организации. Копии

ДМН ст. 5 "а", 6 "а"

Правила внутреннего трудового распорядка, если они утверждены приказом, могут храниться вместе с утверждающим их приказом в другом подразделении (секретариат, ДОУ). В этом случае в кадровой службе целесообразно хранить копию Правил для ознакомления с ними принимаемых на работу работников:

	Правила внутреннего трудового распорядка		1 г. (1) ст. 407	(1) После замены новыми
	Положение о кадровой службе		Пост. ст. 16

Персональные должностные инструкции входят в состав личных дел работников, типовые хранятся по месту их разработки:

Должностные инструкции работников (типовые)

Пост. ст. 35 "а"

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу:

Приказы по основной деятельности в части решения кадровых вопросов. Копии

ДМН ст. 6 "а"

Штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. В кадровой службе целесообразно хранить копии штатных расписаний:

	Штатные расписа- ния, изменения к ним. Копии		3 г. ст. 32б
	Список (штатно- списочный состав) работников		Пост. ст. 349
	Графики отпусков		1 г. ст. 356

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. 75 лет хранятся приказы по личному составу о приеме, переводе, прекращении трудового договора, поощрении работников, иные приказы, кроме приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дежурствах и применении дисциплинарных взысканий, которые имеют более короткий срок хранения - 5 лет. Кроме того, несмотря на одинаковый срок хранения, приказы о предоставлении отпусков и о применении дисциплинарных взысканий целесообразно группировать в отдельные дела:

	Приказы по личному составу		75 л. ЭПК ст. 6б
	Приказы по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков		5 л. ЭПК ст.6б
	Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий		5 л. ЭПК ст.6б
	Приказы о командировании работников		75 л. ЭПК ст. 6б	О кратко- срочных внутрирос- сийских команди- ровках - 5 л.

Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, группируются в отдельные дела, по принципу формирования в дела самих приказов по личному составу. В состав таких документов входят заявления работников, уведомления, представления, предложения, докладные и объяснительные записки, составляемые по различным вопросам, возникающим в области трудовых правоотношений:

	Документы к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел		75 л. ст. 6б
	Документы к приказам по личному составу о предоставлении учебных и ежегодных оплачиваемых отпусков		5 л. ст. 343
	Документы к приказам по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, не вошедшие в состав личных дел		5 л. ст. 343

Для обеспечения правильного и быстрого поиска документов трудовые договоры рекомендуется помещать в личные дела работников. В противном случае трудовые договоры формируются в дела по годам заключения и являются переходящими. При этом наличие в делах трудовых договоров с уволенными работниками может породить нарекания со стороны архивных служб:

Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК ст. 338

В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по повышению квалификации и подготовке кадров:

	Договоры об обучении		5 л. (1) ст.	После ис- течения срока действия договора
	Документы о профессиональной переподготовке, повышении квали- фикации работни- ков		5 л. ЭПК ст.
	Переписка о профессиональной переподготовке, повышении квали- фикации работни- ков		5 л. ЭПК ст.

При формировании дел с документами по вопросам награждения работников сроки хранения документов определяются в соответствии с подразделом 8.4 Перечня (ст. ст. 384 - 387):

	Документы (представления, ходатайства, характеристики) о представлении к награждению ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий		Пост. ст. 384а
	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных		75 л. ЭПК ст. 385
	Списки награжден- ных государствен- ными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий		Пост. ст. 350в
	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий		5 л. ЭПК ст. 386

В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по проведению аттестации работников:

	Протоколы заседаний аттестационных комиссий		15 л. ЭПК ст. 359
	Итоговые сводки, сведения, ведо- мости о проведе- нии аттестации		5 л. ст. 365
	Документы к про- токолам заседаний аттестационных комиссий		5 л. ст. 360
	Списки членов аттестационных комиссий		5 л. ст. 364
	Графики проведе- ния аттестации		1 г. ст. 367
	Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных комиссий, документы об их рассмотрении		5 л. ст. 361
	Переписка об аттестации		5 л. ст. 366

В составе документации кадровой службы большой объем занимают учетные документы:

	Личные дела работников		75 л. ЭПК ст. 337б	Переходя- щее
	Личные дела руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания		Пост. ст. 337а
	Личные карточки работников, форма N Т-2		75 л. ст. 339	Переходя- щее
	Журнал учета приказов по личному составу		Пост. ст. 72а
	Журнал учета приказов по личному составу о предоставлении учебных и ежегод- ных оплачиваемых отпусков		Пост. ст. 72а
	Журнал учета приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий		Пост. ст. 72а
	Журнал учета трудовых догово- ров		75 л. ст. 358д	Переходя- щее
	Журнал учета личных дел		75 л. ст. 358д	Переходя- щее
	Журнал учета личных карточек		75 л. ст. 358	Переходя- щее
	Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы		3 г. ст. 358ж
	Журнал учета работников, выбывающих в командировки		5 л. ст. 358з
	Журнал учета работников, прибывающих в командировки		5 л. ст. 358з
	Трудовые книжки работников		До вос- требова- ния ст.	Невостре- бованные - не менее 50 лет
	Книга учета движения трудовых книжек и вклады- шей в них		50 л. ст. 358е
	Заявления, запро- сы к выданным справкам о стаже, месте работы		5 л. ст. 80
	Табели учета рабочего времени		1 г. ст. 281
	Отчеты о наличии, движении работни- ков		5 л. ЭПК ст. 262
	Документы лиц, не принятых на работу		1 г. ст. 341
	Журнал регистра- ции листков не- трудоспособности		5 л. ст. 476

В номенклатуру дел кадровой службы в обязательном порядке включаются акты приема-передачи дел при смене в подразделении должностных ответственных лиц (заводятся только в случае смены работников):

Акты приема- передачи дел, составленные при смене должностных ответственных лиц

5 л. (1) ст. 36

(1) После смены должност- ного от- ветствен- ного лица

При передаче дел в архив организации составляется опись дел кадровой службы. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования:

	Описи дел постоянного хранения (утвержденные)		Пост. (1) ст. 74а	(1) Неут- вержденные - до мино- вания надобности
	Описи дел временного хранения		3 г. (1) ст. 74б	(1) После уничтоже- ния дел

После утверждения сводной номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе:

Номенклатура дел кадровой службы. Копия

До заме- ны новой ст. 67б

При возникновении в подразделении в течение текущего календарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в номенклатуру вносятся соответствующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел оставляются так называемые резервные номера, представляющие собой пустые строки, располагаемые в конце номенклатуры дел.

Приведенная номенклатура дел носит рекомендательный характер, некоторые дела, указанные в ней, могут включаться в номенклатуру дел других структурных подразделений или, наоборот, приведенный перечень заголовков дел службы может быть дополнен другими позициями (в соответствии с положениями о структурных подразделениях и принятым в организации распределением обязанностей).

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При внесении в номенклатуру дел изменений рекомендуется сохранять индексы и заголовки переходящих дел.