Організаційно-протокольне забезпечення візиту іноземної делегації

Візит іноземного державного діяча - подія в зовнішньопо­літичному житті держави. Організація таких візитів (особливо державних і офіційних) являє собою тривалий і складний процес. У Положенні про Державний Протокол і Церемоніал України чітко розписано процес прийняття рішення щодо прийому іноземної делегації, узгодження часу проведення і тривалості візиту. Про формат, категорію, терміни майбутнього візиту сторони домовляються попередньо. Робоча групи разом з представниками приймаючої сторони й посольства: детальне опрацювання проекту програми; огляд об'єктів,; проведення зустрічей з представниками відповідних служб іншої сторони; обговорення усього спектру організаційно-технічних і господарчих питань; визначення фінансових умов проведення візиту, виходячи із існуючих правил, норм й принципів взаємності.

Рівень прийому, фінансування витрат та обслуговування іноземної делегації визначається категорією візиту і враховує принцип взаємності. При візитах проїздом і неоф всі витрати, несе сторона гостя.

Значну увагу при підготовці візиту на вищому рівні приділяють протоколу розміщення високого гостя. В Україні глави іноземних держав, парламентів, урядів розміщуються, у державній резиденції (вул. Липська, 4). Над державною резиденцією піднімається державний прапор відповідної іноземної держави або прапор (штандарт) глави.

Українська сторона фінансує проживання осіб, які розміщуються в державній резиденції, а також міністрів або членів іноземної офіційної делегації, які за статусом прирівнюються до міністра. З урахуванням принципу взаємності українська сторона може фінансувати перебування більшої кількості членів. Забезпечення іноземної делегації автотранспортом здійснюється з урахуванням можливостей української сторони та кількості членів іноземної делегації. США, Росія забезпечують візити своїх лідерів власним автотранспортом.

У проекті програми враховуються попередні побажання високого гостя, виходячи, звичайно, з ділових інтересів обох сторін. вносяться необхідні взаємоприйнятні зміни й доповнення. Після остаточного доопрацювання програми готуються довідкові матеріали: затверджена програма візиту, схеми зустрічі й проводів делегації, схеми кортежів, розсадки учасників переговорів й офіційних протоколь­них заходів, плани розміщення гостей з адресами, телефонами й номерами закріплених автомобілів. Одночасно готуються пропозиції щодо пам'ятних подарунків, сувенірів.

Приймаюча сторона розробляє два варіанти програми: загальну, для гостей, і детальну, що включає технічні деталі. Загальна програма має вигляд брошури українською мовою і мовою країни гостя. Програма офо візиту: склад учасників візиту з обох сторін; офіційна церемонія зустрічі (проводів); ділова частина програми; покладення вінка до мо­гили Невідомого солдата; протокольний захід (обід або сніданок); куль­турна програма; поїздка по країні; відвідання театру; приватний час. Додатки до програми містять схеми розміщення делегацій в резиденції та готелях, розсадок в автотранспорті, кортежів, номери корисних телефонів.

У разі прибуття високого гостя з дружиною для неї готується окрема програма. Дружина високого гостя бере участь в офіційних заходах - церемонії офіційної зустрічі (проводів), офіційному обіді. відвідування виставок, бібліотек, музеїв, соціальних і медичних закладів, проведення прес-конференцій. По дипломатичних каналах протокольні служби уточнюють коло інтересів дружини високого гостя, щоб врахувати це при складанні програми.

Програма візиту в Україну глави іноземної держави, голів парламенту, уряду, міністра закордонних справ затверджується відповідно Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем'єр-міністром України, Міністром закордонних справ України.

У разі прибуття у вихідні, святкові дні або в нічний час допускається зниження протокольного рівня представництва офіційних.