Список запрошених на дипломатичний прийом. Особливості запрошення на прийом високого гостя

Складання списку осіб, що запрошуються па прийом - один із най­важливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисе­льність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Не­обхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду об­ставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення.

На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної деле­гації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спіл­кувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протоко­льних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.

Кожне представництво має власний список осіб, які запрошуються на прийоми, в якому указані офіційні посадові особи, глави та члени персо­налу дипломатичних представництв, представники ділового світу, гро­мадських організацій, культурних та наукових кіл країни перебування тощо. Протокольні служби зовнішньополітичних відомств, дипломатич­них представництв ретельно перевіряють ці списки, регулярно їх уточ­нюючи. Зокрема, при підготовці запрошення не буде зайвим уточнити родинне становище, точну адресу запрошеної особи, переконатися, чи не змінився його службовий статус. При цьому враховується ділова не­обхідність контакту з тією чи іншою особою, яку передбачається запро­сити. У деяких країнах дипломатам слід виявляти особливу обережність щодо запрошення представників опозиційних партій.

Підготовка та розсипка запрошень. На дипломатичні прийоми гос­тей запрошують за допомогою письмових запрошень. Кожне представ­ництво має власну форму запрошень, як правило, двох типів. Бланки запрошень першого типу виготовляються друкарським способом, а від руки в них вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазна­чають вид прийому, місце, дату (включаючи день тижня) та час прове­дення відповідно до конкретного заходу. Усі ці дані можуть бути й надру­ковані, але це вважається менш ввічливим. Запрошення першого типу використовуються установами, які часто влаштовують різні протокольні заходи, оскільки частково друковані запрошення завдяки своїй універса­льності дешевші, ніж запрошення другого типу.

Якщо прийом влаштовується з нагоди перебування високого гостя в країні, ювілейної дати, національного свята, то запрошення виготовля­ють типографським способом у вигляді спеціальних бланків. У таких за­прошеннях (запрошення другого типу) від руки вписують лише ім'я та посаду запрошеної особи.

Запрошення друкуються на папері білого кольору чорною фарбою. Текст запрошень на офіційний прийом пишеться від третьої особи із за­стосуванням вислову "має честь запросити". У запрошенні рекоменду­ють робити записи чорнилом чорного кольору (у минулому такі записи виконувались лише тушшю). Запрошення не підписуються. Бланки, які надсилаються від імені глави держави, уряду, керівників офіційних дер­жавних відомств (наприклад міністра закордонних справ), голів закор­донних представництв, мають спеціальну форму, де в центрі вгорі дру­кується або виконується тисненням елемент державної символіки. Існує практика, коли на запрошеннях на протокольні заходи, які влаштовують­ся від імені високих посадових осіб, послів елементи державної символі­ки виконуються золотою фарбою, тоді як на запрошеннях, складених від імені дипломатів нижчого рангу - в іншій кольоровій гамі (чорній, черво ній тощо). Угорі, вище від імені особи - адресанта, або в тексті можна вказати, на чию честь або з якої нагоди влаштовується прийом. У за­прошеннях на прийом типу "коктейль", "а-ля фуршет" указується час по­чатку й закінчення прийому. У запрошенні на "сніданок", "чай", "обід", "обід-буфет", "вечерю" зазначається лише час початку прийому.