Поиск и сортировка записей

При редактировании записей в таблице удобно применять поиск для перехода к нужной записи. Для этого необходимо:

1. Перейти к редактированию таблицы (в табличном режиме или в виде формы);

2. Выбрать то поле, по которому нужно найти запись;

3. Нажать «Ctrl+F» или выбрать в меню «Правка» пункт «Найти…» (см. рис. 5);

4. Ввести образец поиска (может включать символы «*» – любая последовательность символов в значении поля, «?» – любой символ);

5. Для поиска во всей таблице выбрать в выпадающем списке «Просмотр» пункт «Все», для поиска записей, начиная с данной, – «Вниз», до данной – «Вверх»;

6. При необходимости можно выбрать и тип совпадения, а также установить признак поиска с учетом регистра.

7. Поиск может осуществляться с учетом формата полей, например для даты, хранимой в базе данных как «21.10.2000», может быть выбран формат представления «21 окт. 2000 г.». Таким образом, может быть осуществлен поиск по образцу «21 окт. 2000 г.».

8. Нажать «Найти далее» для поиска записи. Если запись будет найдена, она станет текущей записью и ее содержимое отобразится в окне редактора. Если запись найдена не будет, система выдаст соответствующее сообщение.

Рис. 5. Поиск записи

Функции сортировки записей удобно применять при просмотре записей, например, студентов по заданной группе. Если применить сортировку по группе, то все записи, соответствующие студентам одной группы, будут располагаться подряд. В Access допускается сортировка по одному полю. Функции сортировки доступны через меню «Записи - Сортировка» или кнопки «А-Я» (прямая), «Я-А» (обратная) на панели управления.