Глава 7. Централизация и децентрализация

В некоторых организациях высшие руководители принимают все решения, а управляющие низшего уровня лишь выполняют их дирек­тивы. В других организациях процесс принятия решении перемеща­ется вниз к руководителям, наиболее тесно связанным с конкретны­ми проблемами, по которым принимаются решения. Первый случаи известен как централизация, второй — как децентрализация.

Термин «централизация» относится к степени сосредоточения при­нятия решений в одних руках, что связано только с формальной влас­тью, т. е. с правами, которыми наделено определенное лицо в органи­зации. Чем больше организация, тем более сложные решения она при­нимает. Многие фирмы сталкиваются с необходимостью принимать оперативные решения в связи с поведением конкурентов, изменени­ем потребностей клиентов, поступающими жалобами потребителей или работников. В случае когда скорость принятия решений крити­ческая, необходимо прибегнуть к определенной децентрализации. Однако децентрализовать - это не значит отменить контроль. Кон­троль должен быть настолько эффективен, чтобы децентрализован­ные действия можно было бы правильно оценить.

Суть централизованных организаций состоит в разделении про­цессов принятия решений и их внедрения: высшие руководители при­нимают решения, управляющие среднего звена передают и согласо­вывают их, работники — выполняют. Сравнительный анализ показы­вает, что централизованные организации, деятельность которых ос­новывается на принципах «команд и контроля», как правило, затратные. Они медленно приспосабливаются к изменениям рынка и слабо реагируют на меняющиеся потребности клиентов, ограничены в твор­честве и инициативе, чтобы эффективно действовать в условиях кон­куренции.

Факторы, определяющие условия деятельности и стратегию совре­менной организации, совершенно отличны от существовавших в про­шлом. Изменения на рынках конечной продукции требуют оператив­ной и целенаправленной ответной реакции фирмы. Возрастают объе­мы и значимость выпуска наукоемкой и высокотехнологичной про­дукции. Технологические возможности получать, обрабатывать и пе­редавать информацию с помощью электронно-вычислительной тех­ники и телекоммуникаций сделали реальным распределение приня­тия решений («команд») без потери контроля. Современные работ­ники лучше образованны и требуют большего участия в творческой работе и разнообразия последней. Стратегия фирмы все больше сме­щается от конкурентных условий, основывающихся на ценах и объе­ме производства, к целям увеличения ценности для потребителей. Конкурентная позиция фирмы зависит от квалификации персонала, оперативности, специфичности и уровня предоставляемых клиентам услуг. Вместе с тем хозяйствующие субъекты сталкиваются с тем, что принципы «команд и контроля» ведут к снижению их конкурентоспо­собности. Их сменяет новый набор организационных принципов, ори­ентированных на создание предпринимательских организаций, где работники всех уровней сосредоточены на удовлетворении потребно­стей клиентов. В таких организациях традиционная иерархическая структура управления больше не является единственной или домини­рующей. В соответствии с функциями члены организации объединя­ются в команды, осуществляют перекрестное обучение и обеспечива­ются коммерческой информацией, дающей им возможность выпол­нять несколько функций и оперативно реагировать на изменение по­требностей клиентов. Формирование таких команд, решающих спе­цифические задачи повышения эффективности функционирования, является скорее нормой, чем исключением, хотя рационально пост­роенная иерархия управления сохраняется.

Такие процессы, как групповое решение проблем, последователь­ные усилия по обновлению производства и т. д., создают условия для интеграции функций и обеспечивают базис для регулярной адапта­ции структур к меняющимся потребностям клиентов. Принципиаль­ное значение имеет отказ от сложившихся стереотипов, согласно ко­торым важные указания спускаются свыше и отступление от предпи­саний наказуемо. Каждый член организации должен стремиться к до­стижению целей групповой работы, решению проблем и принятию риска. Перестройка организаций в указанном направлении возмож­на путем перепроектирования блоков управления «снизу доверху» и организационных инициатив — «сверху донизу».

Децентрализация требует такой организации управленческой де­ятельности, которая позволяла бы принимать сложные и оперативные решения. Анализ опыта децентрализации в структурах управления поз­воляет выявить целый ряд преимуществ такой организационной пе­рестройки. Во-первых, в результате децентрализации развиваются про­фессиональные навыки руководителей, полномочия которых и ответ­ственность за принятие решений возрастают. Во-вторых, децентра­лизованная структура ведет к усилению соревновательности в орга­низации, стимулирует руководителей к созданию атмосферы конку­ренции. В-третьих, в децентрализованной модели организации руко­водитель может проявлять больше самостоятельности при определении личного вклада в решение проблем. Расширение свободы дейст­вии ведет к повышению творческого характера управленческого тру­да, к стремлению внести вклад в развитие фирмы.

Процесс децентрализации требует принятия определенных орга­низационных и экономических мер, в том числе и несение расходов. Приходится, в частности, разрабатывать и осуществлять программы обучения руководителей, преодолевать сложившиеся стереотипы ра­боты в централизованных структурах и сопротивление работников переменам. Изменения претерпевают системы бухгалтерского учета и отчетности, что влечет за собой рост административных расходов.

Более высокая степень децентрализации в организациях, рассма­триваемая как передача в низовые звенья процесса принятия реше­ний, предполагает, что:

• большее количество решений принимается на низших уровнях управленческой иерархии;

• решения, принятые на низших уровнях, более важны;

• различные организационные функции подвергаются большему влиянию решений, принятых на низших уровнях;

• уменьшается объем централизованного контроля за решения­ми, принятыми управленческим персоналом.

Такой подход приводит к повышению автономности в принятии решений в отдельных подразделениях, сокращению сферы централи­зованного контроля. Благодаря этому растет ответственность подраз­делений за их прибыльность. Эти подразделения представляют собой относительно автономные, самофинансируемые небольшие компании в структуре основной компании.

Сравнение различных типов организационных структур показы­вает, что организации с меньшим числом уровней управления и более широким охватом контролем оказываются более гибкими и динамич­ными, чем централизованные пирамидальные структуры. Широкий охват контролем облегчает передачу полномочий вниз, децентрали­зацию управления. Создаются условия для деятельности более про­фессионально подготовленных руководителей, сокращения сети ком­муникаций, уменьшения административной дистанции между уров­нями управления. Как показывает опыт, распространение информа­ционных технологий в управлении, повышение роли стратегических и маркетинговых функций в условиях обостряющейся конкурентной борьбы приводят в ряде случаев к тому, что операторы-исследователи и другие работники новых специальностей все в большей мере зани­маются принятием решений. Происходит разделение между стратегическими функциями управляющих высшего уровня и текущими функциями руководителей среднего звена.

На рис. 7.1 показаны отличия пирамидальных и плоских систем организации управления. Если при парамидальной системе процесс управления растянут по многим вертикальным уровням структуры и число этих уровней, в сущности говоря, не лимитировано (рис. 7.1 а), то при плоской структуре диапазон управления расширяется за счет безусловного сокращения вертикальных звеньев (рис. 7.1 б). Плоская организационная структура с максимальной децентрализацией раз­вивает ориентацию работников на использование внутренних возмож­ностей подразделений, инициативу и способность персонала самостоятельно принимать решения.

Нередко в качестве одного из вариантов возможной организаци­онной структуры изображается футбольный мяч, балансирующий на верхушке колокола (рис. 7.2). Считается, что такая форма возникнет в результате исчезновения среднего уровня управления и последую­щего выравнивания организационной структуры, продвижения к вер­шине организации специалистов в области компьютерной техноло­гии и формальных методов.

Разумеется, модель «мяч—колокол» достаточно условно и ориен­тировочно указывает лишь на принципиальное направление перерас­пределения видов деятельности в организации. Нередко обращается внимание на возможную зависимость организационных форм от по­тока коммуникаций и центров информационных связей. В действи­тельности же в зависимости от конкретных условий соотношение цен­трализации и децентрализации в различных фирмах складывается по-разному. В некоторых случаях пирамидальная структура оказывается более устойчивой, чем модель «мяч-колокол». Роль руководителей при всех условиях является решающим фактором, который влияет на про­цесс принятия решений в организациях.

На соотношение централизации и децентрализации в управлении непосредственное влияние оказывают такие факторы, как размер ор­ганизации, технология производства и услуг, внешняя среда. Размер организации влияет прежде всего на ее сложность. Если организация нанимает большое число работников, она будет стремиться извлечь экономическую выгоду из специализации. Результатом станет возрос­шая горизонтальная дифференциация. Группировка сходных функ­ций способствует эффективности работы внутри группы, однако мо­жет вызвать конфликты. Приходится развивать вертикальную диф­ференциацию, чтобы координировать горизонтально организованные подразделения. Рост размера организации сопровождается быстрым и более последовательным ростом дифференциации, особенно вер­тикальной. По мере того как организации увеличивают число работ­ников, добавляются новые организационные уровни, но уже более медленными темпами.

О возможных здесь зависимостях можно судить поданным, осно­ванным на материалах неоднократных обследований. В частности, уже при 10 работающих в организации возникает проблема распределе­ния ответственности; при 50—100 работающих — проблема делегиро­вания большего числа управленческих функций; при 50—300 рабо­тающих — вопрос о снижении нагрузки руководителей. Число рабо­тающих в интервале 100—400 выдвигает задачу определения новых функций. Проблема координации управленческих функций во всей полноте возникает при числе работающих 100—500. Достижение ба­ланса между контролем и делегированием становится серьезной ор­ганизационной проблемой при численности работающих 500 и выше. Существует большая зависимость между размером организации и ее формализацией. При увеличении размера организации ею проще уп­равлять, если она достаточно формализована.

Каждая организация использует определенные производствен­ные технологии по превращению материальных, финансовых и иных ресурсов в продукцию или услуги. В каждом конкретном случае тех­нологии оказывают неодинаковое влияние на различные части ор­ганизации. Чем ближе отдел или подразделение к оперативной ос­нове организации, тем большее воздействие на него будет оказывать технология, и, следовательно, тем сильнее влияние технологии на структуру. Зависимость структуры от технологии отражается на сте­пени сложности организации. При рутинной технологии обычно от­падает необходимость в функциональных группах. Характер техно­логии воздействует на уровень формализации, поскольку вызывает необходимость в руководствах, правилах, описаниях, должностных характеристиках и других формальных документах. Менее прямоли­нейно взаимодействие технологи и централизации. Нерутинные тех­нологии, опирающиеся в основном на использование знаний специ­алистов, вызывают необходимость в делегировании полномочий по принятию решений. Если формализация высока, рутинные техноло­гии могут оказывать влияние на процессы децентрализации. Рутин­ные технологии могут воздействовать на усиление централизации, но только если формализация низка.

Внешняя среда организации включает в себя те институты или структуры, которые влияют на ее деятельность, но над которыми ор­ганизация имеет незначительный контроль. Обычно сюда входят по­ставщики, покупатели, государственные агентства и т. п. Организа­ции должны адаптироваться к своему окружению, если они хотят до­стичь успеха. Руководитель пытается минимизировать влияние не­определенности внешней среды. Компоненты организационной структуры являются основным инструментом контроля неопределен­ности внешней среды. Если неопределенность высока, организация будет создана вокруг гибких линий, чтобы адаптироваться к быстрым изменениям, т. е. она будет органической структурой. Если неопреде­ленность невысока, то целесообразна механическая структура. Опре­деленная и стабильная внешняя среда ведет к высокой формализа­ции. Если внешняя среда обширна и многообразна, то организация стремится к децентрализации.

Учитывая всю совокупность воздействующих факторов, необхо­димо стремиться к формированию структур, отражающих современ­ные тенденции развития организаций: сокращение уровней управле­ния, общее сокращение числа управляющих высшего и среднего зве­на, создание более плоской организационной структуры, повышение статуса персонала, ориентированного на инновации, творчество и ко­личественные методы.

Следует специально выделить вопрос о делегировании полномочии и ответственности в организациях, как о ключевом инструменте эф­фективного осуществления процессов децентрализации. Направления делегирования полномочий, лежащего в основе децентрализации, показаны на рис. 7.3.