Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными документами – одна из функций управления.

Цель контроля исполнения документов:

- своевременное и качественное их исполнение;

- получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);

- своевременное доведение документа до исполнителей (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 10, 5 и 2 дня, - запись о состоянии исполнения в «Контрольной отметке» РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);

- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Контролируют на разных уровнях:

- своевременность исполнения документов;

- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- соответствие формы созданных документов их содержанию;

- уровень и формы удостоверения документов;

- соответствие подписей их расшифровкам;

- идентичность всех экземпляров. [8, С. 40]

Контроль за документами осуществляют:

- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же, ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен. [10, С. 8]

Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации (См. Приложение 6).

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

- документы вышестоящих органов;

- распорядительные документы данной организации;

- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

- постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);

- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль. [2, C.102]

При большом объеме контролируемых документов в организации создают специальное контрольное подразделение. В нашей Организации такого подразделения нет, руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов. Но в основном контроль исполнения документов в ООО «Кравт» осуществляется руководителями структурных подразделений, помощником руководителя и работниками службы ДОУ.

Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов в ООО «Кравт» устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.

В случае, если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.

Служба ДОУ ежемесячно проводят анализ хода исполнения контролируемых документов.