Контроль исполнения документов и поручений

4.4.1. Основная задача организации контроля - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

В администрации городского округа контролю подлежат:

постановления, распоряжения, приказы администрации городского округа, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители;

поручения главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации;

поручения, содержащиеся в протоколах;

по указанию главы городского округа на обязательный контроль может быть поставлен любой документ или отдельные его пункты (поручения).

Контроль исполнения документов включает:

постановку документа на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контроль исполнения правовых актов администрации городского округа город Воронеж, поручений, содержащихся в протоколах служебных, еженедельных оперативных и рабочих совещаниях у главы городского округа город Воронеж осуществляет глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации.

Контроль по срокам исполнения поручений, правовых актов администрации городского округа осуществляется в соответствии с Регламентом администрации городского округа город Воронеж и настоящей Инструкцией.

Общий контроль исполнения входящих служебных писем, телеграмм (далее – документы) осуществляют глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации через консультантов, специалистов структурных подразделений; внутренних документов (при необходимости) – приемные в соответствии с настоящей Инструкцией.

Ответственный сотрудник за ведение делопроизводства в структурном подразделении не реже 1 раза в неделю сверяет наличие документов находящихся на исполнении, и докладывает руководителю подразделения о результатах рассмотрения и исполнения документов.

Напоминание о сроках исполнения осуществляется в системе ЭД. Отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества один раз в месяц докладывает заместителю главы администрации - руководителю аппарата о неисполненных в срок документах.

4.4.2.Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях должностных лиц администрации городского округа.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

В администрации городского округа контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием системы ЭД.

После рассмотрения документов должностными лицами администрации городского округа город Воронеж, специалист приемной вносит резолюцию в электронную регистрационную карточку и направляет электронный документ на исполнение.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами администрации городского округа, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в администрации городского округа. Соисполнителям документы направляются в электронном виде.

4.4.3. Сроки исполнения документов определяются главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации исходя из срока, установленного организацией, направившей документ или сроков установленных законодательством и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения – в назначенный срок;

имеющие пометки «весьма срочно»- в суточный срок;

- «срочно» и слова «прошу переговорить» - в 3-х дневный срок;

- «оперативно» - в 10 – дневный срок;

без указания конкретной даты исполнения – в срок не более месяца с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества;

парламентские запросы – в 15-дневный срок с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества;

запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Воронежской областной Думы – в 30 – дневный срок с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества;

протесты прокуратуры – в 10 - дневный срок с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества;

представления прокуратуры – в срок не более месяца с даты регистрации документа в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества;

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком его исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.4. Продление срока исполнения документов.

Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

При продлении срока исполнения документа заявителя необходимо уведомить в письменной форме с указанием причин продления. Уведомление о продлении срока не является основанием для признания поручения исполненным.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма и содержит слова «Срок контроля продлить до …» с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя, его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.4.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и списания его в дело.

Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения.

Проект письма-ответа по резолюции главы городского округа визируется первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, координирующим соответствующую сферу деятельности.

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, «проведено совещание», «принято распоряжение администрации городского округа город Воронеж от … № …» и т.п.), подпись исполнителя, дата, или готовится служебная записка об исполнении документа.

Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа или к проекту письма-ответа прилагается подлинник документа, по которому были даны поручения, подлинник резолюции руководителя администрации городского округа, на основании которой подготовлена информация, а также другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).

Отметка об исполнении документа и направление его в дело проставляется и датируется руководителем, поставившим документ на контроль.

Исполненные документы со штампом «Подлежит возврату» возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества.

Документы после исполнения и списания их в дело подлежат хранению у ответственных исполнителей.

В системе ЭД исполнитель после окончания работы над документом вводит данные об исполнении в электронную карточку поручения, контролирующее лицо утверждает данное поручение в системе.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения к муниципальным служащим администрации городского округа в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия.

4.4.6. Контроль исполнения поручений, определенных губернатором Воронежской области, заместителями председателя губернатора и заместителями председателя правительства Воронежской области, осуществляют глава городского округа, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений.

4.4.7. По итогам еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, выездных (иных) совещаний с участием губернатора Воронежской области и заместителей председателя правительства Воронежской области; заседаний правительства и президиума правительства Воронежской области в администрацию городского округа на исполнение поступают протоколы поручений с указанием сроков исполнения каждого поручения.

4.4.8.Информации о выполнении поручений, определенных губернатором Воронежской области, подписываются главой городского округа; о выполнении поручений, определенных заместителями губернатора и заместителями председателя правительства Воронежской области, готовятся за подписью ответственного исполнителя на имя лица, утвердившего протокол поручений.

4.4.9.Ответственные исполнители - должностные лица, на которых главой городского округа возложено исполнение поручений, нормативно-правовых и распорядительных актов губернатора, правительства и органов государственной исполнительной власти Воронежской области, не позднее четырех рабочих дней до календарной даты, определенной протоколом, представляют информации на согласование в контрольно-аналитическое управление, о чем проставляется соответствующая виза на втором экземпляре;

на подпись главе городского округа - не позднее двух рабочих дней.

4.4.10.Если в протоколе поручений не указана конкретная дата исполнения, то информация о выполнении поручений предоставляется в контрольное управление правительства Воронежской области в соответствии с запросами.

4.4.11.Если в протоколе поручений указаны контрольная дата исполнения и должностное лицо правительства Воронежской области, на которое возложен контроль выполнения поручения, то ответственный исполнитель готовит информацию за своей подписью на имя данного должностного лица правительства Воронежской области.

4.4.12.Если поручение направлено для рассмотрения нескольким должностным лицам, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.