Порядок работы в компании с исходящими документам

Исходящие документы – это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей организации или ведомства. (См. Приложение 2)

Исходящие документы в процессе их подготовки проходят определенные этапы:

- получение указания на разработку документа, разработка проекта исходящего документа;

- проверка правильности оформления документа;

- согласование содержания проекта документа и его корректировка;

- проверка правильности и подписание документа руководителем;

- тиражирование и регистрация документа;

- простановка индекса (номера) документа;

- проверка правильности адресования документа;

- упаковка и отправка (рассылка документа адресату);

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. [8, C. 33-34]

Исходящие документы в ООО «Кравт» оформляются исполнителями, как правило, в двух экземплярах, один остается в службе ДОУ и подшивается в дело, а второй остается у исполнителя. Секретарь службы ДОУ и помощник руководителя проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (юристами, гл. бухгалтером и т.д.).

Регистрация документов, их последующая обработка осуществляется, как правило, в день подписания документов.

Регистрируются исходящие документы в службе ДОУ в журнале регистрации исходящих документов после их подписания руководителем. Порядок подписания у руководителя аналогичный порядку рассмотрения и подписания входящей документации.

Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ, и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов. Например, регистрационный номер исходящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06-01/136, где 06 – индекс службы ДОУ, 01 – индекс дела «Исходящие письма», 136 – порядковый номер по журналу регистрации.

На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документа-запроса.

В ООО «Кравт» исходящие письма, подлежащие отправке почтой, передаются в службу ДОУ, и затем обрабатываются курьером ежедневно с 15:00 до 17:30. При этом ответственный исполнитель обязательно включает в состав реквизита «адресат» наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и его адрес. Заполняет специальную карточку для отправки корреспонденции, форма которой разработана службой ДОУ для удобства курьера в отправке корреспонденции и оперативности поиска информации об отправке (дата отправки, каким видом почтового отправления была произведена отправка).

Если отправке подлежат отличные от писем документы (акты, протоколы, спецификации, счета и т.п.), то наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и его адрес указываются ответственным исполнителем на отдельном листе, который прикладывается к отправлению.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись рассылки со штемпелем отделения связи подшивается в дело.

Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.

Документы срочного характера оформляются к отправке секретарем канцелярии незамедлительно и передаются водителю, который доставляет пакет в отделение почтовой связи.[10, C. 8]