double arrow

Порядок работы с входящими документами в компании


Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

- первичную обработку (распаковка, учет, сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые);

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством, оформление резолюций;

- исполнение и контроль исполнения

- прием исполненного документа и снятие его с контроля;

- проставление отметки об исполнении документа;

- подшивку документов в дела, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличие приложений.[8, C. 28]

Вся поступающая в ООО «КРАВТ» корреспонденция принимается секретарем службы ДОУ.

Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается по вышеизложенной схеме, как правило, в день поступления. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете)) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете) «Ошибочно доставлено».

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой «Лично». Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

- если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

- если дата документа существенно отличается от даты его получения;

- если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит «дата документа».

- В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указывается наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и, при необходимости, количество листов основного документа и приложения.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп «Вернуть в службу ДОУ».

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, неподлежащих регистрации находится в службе ДОУ организации. (См. Приложение 1)

Регистрация входящих документов осуществляется службой ДОУ. [10, C. 6]

Регистрационным номером входящего документа является его порядковый номер по журналу регистрации, возрастающий в пределах года, дополненный индексом канцелярии по номенклатуре дел и индексом дела по номенклатуре, в котором будет подшиваться данный документ. Регистрационный номер переносится в регистрационный штамп. [17, C. 105]

Например, регистрационный номер входящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06-02/135, где 06 – индекс службы ДОУ, 02 – индекс дела «Входящие письма», 135 – порядковый номер по журналу регистрации.

После регистрации копия входящего документа обязательно сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение директору, его заместителям согласно установленному распределению должностных обязанностей, начальникам структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Срочные документы передаются на рассмотрение по мере получения. Документами срочного характера являются документы, которые положительно повлияют на текущую или будущую деятельность организациии требующие незамедлительного рассмотрения в настоящий момент.

Документы, предназначенные к рассмотрению директором, заместителями директора и руководителями структурных подразделений, подаются секретарем службы ДОУ ежедневно с 14:00 до 15:00.

Помощник руководителя осуществляет полистный просмотр документов, переданных на рассмотрение директору и заместителю директора по финансам и экономике, с целью выявления неправильно оформленных документов или не полностью оформленных, а также отсутствия всех необходимых резолюций.

Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Фамилия исполнителя секретарем службы ДОУ переносится в журнал регистрации входящих документов.

Далее секретарь службы ДОУ передает документ в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию, с обязательным уведомлением службы ДОУ о движении документа.



Сейчас читают про: