Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов в ООО «Кравт»

Секретари службы ДОУ ООО «Кравт» несут ответственность за подготовку, оформление и учет некоторых видов распорядительных документов, в т.ч. приказов о командировании работников компании, а также за прохождение всего цикла визирования и подписания некоторых видов договоров.

Термины, применяемые в распорядительных документах ООО «Кравт», должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте.

Действительные наименования управлений, отделов, служб и других структурных подразделений организации, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатным расписанием.

Издаваемые в ООО «Кравт» приказы перед подписанием в обязательном порядке визируются:

- начальником кадровой службы – приказы по личному составу (-л), кадровые приказы (-к), приказы о премировании (-п);

- заместителем директора по финансам и экономике – приказы, в которых затрагиваются вопросы финансирования.

- юристами – договора купли-продажи, договора по аренде и т.д. При этом на нашем экземпляре договора проставляется штамп для виз, где указывается исполнитель и проставляются визы всех заинтересованных лиц.

При необходимости перечень должностных лиц, визирующих приказ, может быть расширен другими заинтересованными лицами.

Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу.

Запрещается включать в распорядительный документ структурное подразделение или работника подразделения без согласования с ним и (или) его непосредственным руководителем.

Все распорядительные документы в ООО «Кравт» передаются в службу ДОУ в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в журнале регистрации.

Приказы и распоряжения регистрируются раздельно.

Раздельно регистрируются приказы:

-по основной деятельности

-по личному составу (-л)

-о командировании в пределах РБ

-о командировании за пределами РБ

-кадровые (-к)

-о премировании (-п)

Регистрация каждого вида распорядительных документов ежегодно начинается с первого номера.

Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов – цифровая.

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести распорядительный документ, перечисляются исполнителем в списке рассылки, размещаемом на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу и при размножении не воспроизводимом.

Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службу ДОУ компании.

Отдельным видом распорядительных документов, которые составляют и оформляют только секретари службы ДОУ, являются приказы о командировании.

Приказы о командировании относятся к категории документов по личному составу. Срок хранения приказов о командировании зависит от того, превышает ли срок поездки 1 месяц или нет. Так, для приказов о длительных (более 1 месяца) служебных командировках как в пределах Республики Беларусь, так и за границу предусмотрен 75-летний срок хранения.

Приказы о командировании (независимо от того, выполняется поездка в пределах Республики Беларусь или за границу), если срок поездки не превышает месяца, подлежат хранению в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

В тексте приказа о командировании указываются:

- фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность (профессия);

- наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);

- место командировки;

- срок поездки;

- цель поездки.

Одним приказом могут быть командированы несколько работников как с одной, так и с разными целями. [2, 288 c.]

В ООО «КРАВТ» документацию, касающуюся командировок, оформляют секретари службы ДОУ. Работник, командируемый в пределах Республики Беларусь, или его начальник отдает секретарю служебную записку о командировании в пределах Республики Беларусь за один день и более до дня командировки до 12:00 (См. Приложение 3). Служебные записки по командировкам срочного характера могут предоставляться в день командирования.

Секретарь оформляет приказ о командировании в пределах Республики Беларусь (См. Приложение 4) и командировочное удостоверение на основании служебной записки о выбытии в командировку за один день и более до дня командировки до 14:00 (См. Приложение 5). Секретарь оформляет приказ о командировании в пределах Республики Беларусь срочного характера (для предотвращения остановки деятельности объекта, наладки техники или оборудования, решения производственных вопросов) и командировочное удостоверение в момент получения служебной записки о выбытии в командировку.

Командируемый работник выбывает в командировку в пределах Республики Беларусь после подписания приказа о командировании и получения командировочного удостоверения с подписью директора или заместителей директора и с двумя печатями на командировочном удостоверении (круглая печать компании и овальная «Для документов»).

Командируемому работнику на месте командировки проставляют отметку о прибытии в командировку и выбытии из командировки.

Командируемые несут персональную ответственность за правильность оформления отметок прибытия и выбытия на месте командирования и обязаны присутствовать при их оформлении. Исправления и опечатки в командировочном удостоверении не допускаются.

Командируемый работник по окончании командировки в пределах Республики Беларусь возвращает в службу ДОУ организации командировочное удостоверение в день следующий за днем командировки.

Секретарь службы ДОУ:

- проверяет правильность оформления отметок в командировке;

- проставляет отметку о прибытии из командировки;

- предоставляет копию приказа о командировании и оригинал командировочного удостоверения в бухгалтерию;

- подшивает в папку «Приказы о командировании».

Работник, командируемый за пределы Республики Беларусь, или его начальник при заграничной командировке предоставляет служебную записку о командировании и задание на командировку не позднее, чем за 3 дня до выбытия в командировку в службу ДОУ.

Директор организации утверждает задание на командировку.

Секретарь службы ДОУ на основании задания на командировку создает приказ о командировании заграничной командировки и командировочное удостоверение, директор подписывает этот приказ.

Секретарь предоставляет в бухгалтерию копию подписанного приказ о командировании и служебную записку, что является основанием для начисления аванса на командировочные расходы.

По окончании командировки документы возвращаются в службу ДОУ организации, где секретарь проставляет отметку о прибытии из командировки.

Командируемый работник по результатам заграничной командировки подготавливает отчет о командировке, который утверждается директором организации, после чего секретарь службы ДОУ предоставляет задание на командировку, отчет о командировке и командировочное удостоверение в бухгалтерию.

Секретарь службы ДОУ подшивает оригинал приказа о командировании в дело «Приказы о командировании».