Документальное оформление списания подотчетных сумм

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Ниже приводится упрощенная форма авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.

Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

Из вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей.

Если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица.

Наличные денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если подотчетные средства были выданы работнику организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в налогооблагаемый доход работника этих сумм не имеется.

Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).

Если даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчет, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

При неполном израсходовании подотчетной суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.

Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

При приеме банкнот и монет кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Таким образом, в обязанности кассира при приеме наличных денежных средств входит:

– проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;

– проверка платежеспособности сдаваемых банкнот.

При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:

– приходный кассовый ордер применяется независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

– приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

– квитанция к приходному кассовому ордеру также подписывается главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.