Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами

Источниками информации для проверки расчетов с поставщиками, по­купателями, разными дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами являются: договоры поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг), накладные, счета-фактуры, акты сверки расчетов, протоколы о за­чете взаимных требований, акты инвентаризации расчетов, векселя, копии платежных документов, книга покупок, книга продаж, авансовые отчеты, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 60, 62, 71, 75, 76, 79, 91 007 и др., Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.

В ходе аудита расчетов с поставщиками, покупателями, разными де­биторами и кредиторами, подотчетными лицами должны быть решены следующие задачи:

- проверка правильности оформления первичных документов по при­
обретению товарно-материальных ценностей и получению услуг с це­лью подтверждения обоснованности возникновения кредиторской за­долженности;

- подтверждение своевременности погашения и правильности отраже­ния на счетах бухгалтерского учета кредиторской задолженности;

- оценка правильности оформления и отражения в учете предъявлен­ных претензий;

- проверка правильности оформления первичных документов по по­
ставке товаров и оказанию услуг с целью подтверждения обоснован­ности возникновения дебиторской задолженности;

- подтверждение своевременности погашения и правильности отраже­ния на счетах бухгалтерского учета дебиторской задолженности;

- подтверждение правильности оформления и отражения на счетах бух­галтерского учета операций, осуществляемых в рамках договора про­стого товарищества;

- проверка правильности оформления и отражения на счетах бухгалтер­ского учета расчетов с дочерними (зависимыми) обществами, учреди­телями (участниками);

- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками предусматривает прежде всего изучение договоров поставки сырья и материалов и других хозяйственных договоров на оказанные предприятию услуги, выполнен­ные работы. Эти договоры должны отвечать требованиям Гражданского кодекса РФ (часть I. главы 9 - 18). К числу важнейших требований при осуществлении сделок на поставку товаров (работ, услуг) помимо соблю­дения формы договора относятся также полнота и своевременность ис­полнения сторонами обязательств вне зависимости от срока договора. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения уста­новленной Гражданским кодексом РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, считаются ничтожными (недействительными).

Аудиторы должны установить наличие договоров поставки по прове­денным сделкам, правильность их оформления, дату возникновения и причину образования просроченной задолженности. Далее, как правило, выборочно проверяются расчетные операции с поставщиками по данным расчетно-платежных документов и учетных регистров по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". В состав выборки включаются постав­щики, расчетные операции с которыми осуществляются систематически, или суммы расчетов с которыми существенны. В процессе проверки выяс­няется дата проведения и характер операций, правильность применения цен по поступившим ценностям, полнота их оприходования, обоснован­ность выделения НДС.

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), устанав­ливается, не числятся ли эти потупившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути (дебиторская задолженность). Определяется также, проводилась ли инвентаризация и сверка расчетов, предъявлялись ли штрафные санкции к поставщикам при нарушении договорных обяза­тельств, обоснованность начисленных или полученных сумм штрафных санкций. При необходимости может быть проведена контрольная инвен­таризация ценностей и расчетов, встречная сверка документов и регист­ров учета на проверяемом предприятии и у поставщиков.

Следует проконтролировать правильность корреспонденции счетов, ука­занной в учетных регистрах. Кредитовые записи по счету 60 "Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками" сверяют с дебетовыми записями по счетам 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 19 "Налог на добавленную стои­мость по приобретенным ценностям", 20 "Основное производство", 41 'То­вары" и др. Дебетовые записи по счету 60 "Расчеты с поставщиками и под­рядчиками" сверяют с кредитовыми записями по счетам 50 "Касса", 51 "Рас­четные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках" (или по счетам 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 76 "Расчеты с разны­ми дебиторами и кредиторами" при бартерных сделках). Данные синтетиче­ского учета подтверждаются аналитическими данными. Итоговые записи по оборотам и остаток по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" сверяются с данными Главной книги и бухгалтерским балансом.

Особое внимание аудиторы должны обратить на операции с использованием векселей, отражение которых в учете нередко производится с ошибками. Следует учитывать, что выданные векселя отражаются у предприятия счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", процент по векселю относится на себестоимость приобретенных товарно-материальным ценностям. НДС подлежит возмещению из бюджета только после оплаты векселя.

Полнота оприходования поступивших от поставщиков товарно-материальных ценностей, обоснованность возмещения по ним НДС контролируется с помощью таких приемов, как прослеживание, сопоставление и др. Обоснованность расчетов с подрядчиками на выполняемый работы должна подтверждаться кроме заключенных договоров, наличие» проектно-сметной документации, актов сдачи-приемки выполнении) работ, счетов-фактур. Реальность числящейся кредиторской или дебиторской задолженности по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", точность произведенных расчетов, качество проектов и смет, отсутствие приписок могут быть проверены в том числе и путем контрольного обмера выполненных работ с привлечением эксперта.

На основе изучения данных первичных документов и регистров аналитического учета аудиторы должны установить, погашается ли задолженность поставщикам и подрядчикам в пределах сроков, указанных в договоpax, выявить случаи просроченной кредиторской задолженности и прове­рить обоснованность списания такой задолженности на счет 91-1 "Прочие доходы". Должно быть проверено, не списываются ли с кредита счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в затраты на производстве суммы, не относящиеся к производственной деятельности предприятия.

Следует проанализировать также правильность оформления и отраже­ния в учете выданных авансов, отражаемых на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" обособленно. Аудиторы путем изучения первичных документов и учетных регистров выясняют обоснованность выдачи авансов (в том числе в валюте), правильность ведения аналитического учета авансов, соответствие данных аналитического и синтетического учета.

В процессе проверки расчетов по претензиям к поставщикам и подрядчикам в связи с несоблюдением цен и тарифов, предусмотренных договорами; обнаружением арифметических ошибок в расчетных доку­ментах; несоответствием качества поставленных ценностей стандартам или техническим условиям и др. аудиторам необходимо обратить внимание на своевременность и правильность оформления претензионных до­кументов; обоснованность претензий к проверяемому предприятию; npaвильность корреспонденции счетов; правильность ведения аналитическо­го учета в разрезе каждой предъявленной и полученной претензии.

Путем изучения первичных документов и учетных регистров по счету 76-2 "Расчеты по претензиям" аудиторам предстоит выяснить, не скры­ваются ли под видом расчетов по претензиям суммы недостач и потерь товарно-материальных ценностей, не возмещенных предприятию в уста­новленном порядке и по которым отсутствуют документы, дающие право на списание, а также факты хищений ценностей должностными лицами. Следует также установить, проводились ли внутренние расследования с целью выявления лиц, виновных в возникновении претензии к предпри­ятию, и взыскивался ли с них причиненный ущерб.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками предусматривает изу­чение полноты и своевременности оформления и правильности отраже­ния на счетах бухгалтерского учета таких расчетов.

В процессе проверки выясняется наличие и правильность оформле­ния договоров на поставку продукции, гарантийных писем от покупате­лей. По данным первичных расчетно-платежных документов, актов ин­вентаризации расчетов и учетных регистров по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" устанавливается достоверность, законность и реальность задолженности за реализованную (отгруженную) продукцию (работы, услуги).

При анализе расчетов с использованием различных форм безналич­ных расчетов выясняется наличие всех оправдательных документов, а мри необходимости проводятся встречные сверки в банке или у покупа­теля. Особое внимание обращается на правильность отражения в учете и налогообложения операций с использованием векселей. Аудиторам сле­дует учитывать, что сумма вексельного процента по полученным вексе­лям относится на счет 91-1 "Прочие доходы", обязательство по уплате в бюджет НДС возникает при поступлении денежных средств (товаров) или при зачете встречного требования по векселю.

Путем прослеживания и арифметического контроля устанавливается: правильность ценообразования при реализации продукции (работ, услуг), использования взаимозачетов, векселей. Проверяется также правильность ведения аналитического учета по счету 62 "Расчеты с покупателями и за­казчиками", который должен обеспечивать возможность получения ин­формации о реальной задолженности каждого покупателя, в том числе обеспеченной векселями, срок оплаты по которым не наступил, или дис­контированными (учтенными в банке), денежные средства по которым также не поступили в срок. Изучаются все имеющиеся факты просрочен­ной дебиторской задолженности, устанавливаются причины неплатежей.

Аудиторы должны проверить правильность отражения в учете сумм невостребованной дебиторской задолженности по договорам поставки (купли-продажи, и др.), срок исполнения обязательств по которым поку­пателями превысил четыре месяца со дня фактического получения ими товаров (работ, услуг). Такая задолженность должна списываться на убытки предприятия-поставщика без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Аудиторам необходимо выяснить, учитывается ли данная за­долженность на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолжен­ность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет с момента ее списания для наблюдения за возможностью взыскания при изменении имущественного положения должника. Следует также установить наличие дебиторской задолженности, по которой истек срок исковом давно­сти, и было ли на сумму этой задолженности произведено уменьшение налогооблагаемой прибыли предприятия и начисление НДС.

Следует проанализировать также правильность оформления и отраже­ния в учете полученных авансов, отражаемых на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" обособленно. Аудиторы путем изучения первичных документов и учетных регистров выясняют правильность ведения аналитического учета авансов, соответствие данных аналитического и синтетического учета, полнота уплаты НДС с авансов полученных.

В заключении выясняется соответствие применяемых в учете схем корреспонденции счетов по расчетам с покупателями и заказчиками схемам корреспонденции, предусмотренных Планом счетов.

Проверка расчетов с разными дебиторами и кредиторами включает анализ достоверности и правильности отражения в учете таких операций, как оплата услуг организаций связи, коммунального хозяйства, тепло- и водоснабжения, учебных заведений, за аренду имущества, по возмеще­нию материального ущерба и др.

По данным первичных документов и учетных регистров по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" аудиторам предстоит установить причины и давность возникновения дебиторской и кредитор­ской задолженности, правильность ее документарного оформления, ре­альность, не пропущены ли сроки исковой давности, какие меры прини­маются для погашения и взыскания задолженности. В зависимости от объема операций и результатов предварительного тестирования систе­мы внутреннего контроля расчетов могут применяться методы как сплошного, так и выборочного контроля. В последнем случае формиру­ются выборки отдельно по дебиторам и кредиторам, в которые включают соответствующие операции за один месяц из каждого квартала проверяе­мого периода.

В обязательном порядке проверяется правильность составления кор­респонденции счетов по каждому виду расчетов, организация аналитиче­ского учета по ним, обоснованность начисления (или возмещения) НДС по этим операциям. При необходимости проводится сверка отдельных, сомнительных по мнению аудиторов, операций по расчетам с организа­циями-дебиторами. Устанавливается также правильность отражения деби­торской и кредиторской задолженности в балансе - такая задолженность должна отражаться развернуто.

Проверяемое предприятие может выступать участником простого то­варищества. Исходя из сущности и характера деятельности простого то­варищества, организуется и процесс проверки. Прежде всего проверяется наличие и содержание договора простого товарищества. Изучается цель деятельности, ее участники, кому поручено ведение общих дел, порядок объединения имущества, выполнения работ, распределения прибыли и имущества и др.

Если проверяемое предприятие является товарищем, который ведет общие дела, то по каждому договору устанавливается фактический поря­док оформления и учета совершаемых операций (наличие первичных документов, указание корреспонденции счетов в учетных регистрах, со­ставление отчетности), правильность расчета и уплаты налогов в бюджет. Если проверяемое предприятие выступает "обычным" товарищем, то ау­диторы проверяют правильность отражения в учете операций по переда­че вклада (включая возникающие разницы между договорной и балансо­вой стоимостью имущества), получению доходов (убытков) от деятель­ности товарищества, расчета налогов на прибыль и на имущество пред­приятия.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, команди­ровочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продук­цию (работы, услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аудит таких расчетов может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произве­денных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка пра­вильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтер­ского учета расчетов с подотчетными лицами аудиторы принимают реше­ние о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудиторов, эффек­тивность функционирования названных систем. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлени­ям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов аудиторы устанав­ливают суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначе­ние и фактическое использование авансов, наличие приказов о направле­нии работников в командировки, правильность оформления и своевре­менность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правиль­ность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировоч­ных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах команди­ровки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в сово­купный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам. Покрывают­ся за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как pасчеты с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные матери; запасные части и т. п. Списание на себестоимость продукции израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документ не допускается.

Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; смет расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документ ми, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.

Выявляя факты нарушений, аудиторы регистрируют их в рабочих документах и определяют сумму заниженной для налогообложения прибыли, также дополнительных начислений единого социального налога и нале на доходы физических лиц.

При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым хозяйственным операциям важно исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами дебетовых oборотов по счетам учета материальных ценностей (10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др.), затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.), денежных средств (50 "Касса") и расчетов (60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",76"Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Дебетовые оборот по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами по кредиту счета 50 "Касса".

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудиторы должны учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководите­ля предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также_; отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым раз­решено получать наличные денежные средства на хозяйственные и пред­ставительские расходы.

Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Обнаруженные в ходе аудита ошибки и нарушения аудиторы регистри­руют в рабочей документации и определяют их количест­венное влияние на показатели бухгалтерской отчетности.

Как свидетельствует аудиторская практика, типичными ошибками, ко­торые выявляются в ходе проверки расчетных операций, являются следующие:

- отсутствие договоров на поставку продукции, первичных расчетно-
платежных документов или их неполное оформление:

- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов,
недостоверность аналитического учета, формальное проведение ин­вентаризаций расчетов и т. п.);

- неправильное оформление и предъявление претензий по договорам;

- несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возвра­та неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных
сумм, выдача в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся
по ранее полученным авансам и др.);

- отсутствие договора простого товарищества или составление его с на­рушениями Гражданского кодекса РФ;

- отсутствие фактического совместного ведения дел, отдельного баланса
по договору простого товарищества;

- имущество, внесенное в качестве вклада по договору простого товарище­ства, не учитывается товарищами при начислении налога на имущество;

- прибыль, полученная товарищем, включается в налогооблагаемую
прибыль по факту поступления денежных средств, убытки относятся
на расходы от прочих операций.