2015-03-20
4257
Подотчетным лицом признается работник предприятия, получивший авансом денежные средства из кассы предприятия для осуществления каких-либо расходов по поручению предприятия либо на командировочные расходы. Порядок выдачи наличных под отчет регулируется «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»[2].. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятии. Бухгалтерия должна следить за тем, чтобы подотчетное лицо осуществляло затраты в пределах лимитов, установленных для расчетов наличными между юридическими лицами.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели с учетом установленных норм суточных.
Нормы суточных расходов для целей бухгалтерского учета устанавливаются приказом по предприятию. Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в пределах фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. Руководитель предприятия вправе разрешить производить выплаты, связанные с оплатой командировочных расходов сверх установленных норм.
Для целей налогообложения НДФЛ норма суточных равна 700 рублей, а по загранкомандировкам- 2500 рублей.
С выходом положения №373-п для выдачи наличных подотчет не требуется заранее готовить список работников, имеющих право получать подотчетную наличность. Каждый сотрудник должен каждый раз писать новое заявление на получение денег под отчет.
На этом заявлении руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан поставить собственноручную визу с указанием суммы выдачи и сроке отчета по ней. И только после этого кассир (или лицо его заменяющее) вправе выдать средства.
При этом, как и раньше выдать работнику сумму под отчет можно только после полного отчета и (или) погашения задолженности по прежде выданной подотчетной сумме.
Размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100000 руб. [3]
Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:
- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- подотчетное лицо не вправе передавать полученные под отчет денежные средства другому работнику;
- выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Подотчетное лицо при этом обязано заполнить авансовый отчет (форма АО-1).
Экономия подотчетных сумм вносится в кассу наличными по приходному кассовому ордеру или удерживается из зарплаты; перерасход должен быть погашен из кассы по расходному кассовому ордеру. К авансовому отчету прилагаются подтверждающие документы: билеты, счета и квитанции, товарные чеки и чеки ККМ при закупке ТМЦ и т.д. Авансовый отчет утверждается руководителем. Выдача наличных под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным авансам.
В настоящее время порядок осуществления командировочных расходов установлен Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.08 года.
При поездках в командировку работнику выдается командировочное удостоверение, в котором делаются отметки о выбытии-прибытии, указывается количество дней пребывания и цель командировки в соответствии с приказом по предприятию. Фактическое количество дней суточных определяется также по дате отметки в проездных документах. Расходы по проезду командированного работника к месту командировки и обратно возмещаются ему в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (такси- по усмотрению руководителя и на основании подтверждающих документов), включая страховые платежи по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, расходы по оплате услуг, по предварительной продаже проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.
В командировки могут направляться только лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях. Если данная организация заключила с работником договор гражданско-правового характера и он направляется организацией в поездку, то она не будет считаться командировкой. В этом случае затраты работника должны возмещаться суммой вознаграждения, предусмотренной договором.
Если работник направлен в командировку в местность, откуда он может каждый день возвращаться, то суточные в этом случае не выплачиваются. Ранее установленный Инструкцией №62 от 07.04.88 «О служебных командировках в пределах СССР» максимальный срок командировки 40 календарных дней отменен.
В любом случае командированному работнику возмещаются только те расходы, которые подтверждены документально.
Возмещение «входного» НДС осуществляется в соответствии с п.7 ст.171 НК РФ, в том числе по оплате проезда, за пользование постельными принадлежностями, за наем жилого помещения.
В соответствии с п.1 ст.264 НК РФ вычет по налогу на добавленную стоимость может применяться только в отношении тех командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Зачет НДС возможен только в том случае, если он выделен отдельной строкой в билетах, квитанциях, счетах, чеках и т.д.
