2015-09-07
2547
Документ (лат. доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.
Сукупність взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), використовувана в оформленні управлінських рішень. Загальна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану справ. Інформація має бути оперативною, щоб за час її передачі й обробки стан справ не змінився. Документ є носієм інформації. Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами і постановами органів державної влади, котрими визначається організація діловодства і стандартизація документів.
В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх - управлінською документацією.
1.5. Класифікація документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.
Види документів визначаються за кількома ознаками.
За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних операцій та ін.
За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих громадян.
За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінальні й копії.
Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, про час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - перший і єдиний його примірник. Він може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку.
Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і на приватних нотаріусів).
Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, на навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включно з елементами бланка, і засвідчується підписом посадової особи, котра підтверджує відповідність копії оригіналу.
Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг - копія, що відтворює частину документа. Дублікат - другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу* Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу.
За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні, для службового користування.
За строками зберігання документи поділяють на дві групи - постійного й тимчасового зберігання.
За призначенням розрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, про особовий склад, обліково-фінансові, з господарсько-договірної, господарсько-претензійної та зовнішньоекономічної діяльності.
За юридичною силою розрізняють справжні і підроблені документи. Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробленими, - реквізити або зміст яких не відповідають істинним.
Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору).
Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та ін. Інтелектуальна підробка виражається у складенні і видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
За способом викладу ділові документи можна поділити на документи з високим рівнем стандартизації і низьким рівнем стандартизації.
У документах із низьким рівнем стандартизації можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найза-гальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.
У документах із високим рівнем стандартизації може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей. Для таких у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.
Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень.
Державний стандарт на оформлення документів управління та реквізити документів
Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.
Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.
Формуляр-зразок - це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.
Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.
Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.
1. Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
2. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов'язковим додержанням таких правил:
- встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;
- бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
- бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;
- бланки документів повинні мати такі поля:
ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менш як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.
ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.
1 - Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2 - Емблема організації, підприємства, установи.
3 - Зображення нагород.
4 - Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
б - Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6 - Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7 - Найменування організації, установи чи підприємства - автора документа.
8 - Найменування структурного підрозділу.
9 - Індекс підприємств зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.
10 - Назва виду документа.
11 - Дата.
12 - Індекс.
13 - Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14 - Місце складання або видання.
15 - Гриф обмеження доступу до документа.
16 - Адресат.
17 - Гриф затвердження.
18 - Резолюція.
19 - Заголовок до тексту.
20 - Відмітка про контроль.
21 - Текст.
22 - Відмітка про наявність додатків.
23 - Підпис.
24 - Гриф погодження.
25 - Візи.
26 - Печатка.
27 - Відмітка про засвідчення копій.
28 - Прізвище виконавця і номер його телефону.
29 - Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.
30 - Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31 - Відмітка про надходження документа.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує обробку їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.
Кожний документ умовно можна поділити на три частини:
1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, передбачені до тексту документа);
2) основна (реквізити: "Текст"; "Відмітка про наявність додатків");
3) оформлення (реквізити, що розміщуються нижче від додатків).
Розглянемо найзагальніші правила оформлення найважливіших реквізитів організаційно-розпорядчих документів.
ГЕРБ. Згідно з Постановою Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. Державний герб України зображується на бланках державних установ, друкованих органів державної влади і державного управління, на службових посвідченнях, на штампах з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба.
Діаметр зображення має бути не більше як 20 мм. Зображують герб або посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.
ЕМБЛЕМА ОРГАНІЗАЦІЇ - умовне символічне графічне зображення, що реєструється відповідним чином. Емблемою організації можуть бути діючий товарний знак, малюнок, абревіатура, всілякі комбіновані зображення.
При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому - посередині верхньої частини сторінки.
НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ пишеться строго відповідно до назви, зареєстрованої в установчих документах: у статуті підприємства чи в установчій угоді. Скорочене найменування вживається тільки в тому разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
ІНДЕКС ПІДПРИЄМСТВА ЗВ'ЯЗКУ, ПОШТОВА І ТЕЛЕГРАФНА АДРЕСА, НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА, ТЕЛЕФОНУ, ФАКСУ, РОЗРАХУНКОВОГО РАХУНКА В БАНКУ оформляються відповідно до поштових правил.
Наприклад:
252053, Київ-53,
вул. Ю. Коцюбинського, 15
тел. 216-20-32; факс 214-16-25
На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Ці відомості потрібні для виконання розрахунково-грошових операцій та вивільнення від постійної інформації тексту документа. Наприклад:
Розрахунковий рахунок
№ 4276509 у Жовтневому УСБ
м. Києва, МФО 406632
НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА наводиться в усіх документах, крім листів, що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа. Відповідно до найменувань виду документа робиться перелік необхідних для його оформлення реквізитів, визначаються структура тексту й особливості викладу, ступінь обов'язковості виконання його вимог.
Назва виду документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом. Вона має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.
ДАТА. Всі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, належить оформляти цифровим способом. Елементи дати наводяться тричленними числами з двох арабських цифр кожен елемент в один рядок у такій послідовності: день, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1998 року слід писати: 13.01.98.
Якщо порядковий номер місяця або числа з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 1998 року слід писати: 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 1998 року.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з проходженням та виконанням їх (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа І направлення його до справи).
Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
ІНДЕКС. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереженість та контроль за виконанням.
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Індекс документа включає тричленне число з арабських цифр - по дві у кожному елементі: перший елемент - індекс структурного підрозділу, другий - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третій - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: вхідний номер № 04-12/96, в якому 04 - шифр структурного підрозділу автора документа; 12 - номер справи, в якій зберігається копія вхідного документа; 96 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
ПОСИЛАННЯ НА ІНДЕКС ТА ДАТУ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА. Цей реквізит включає дату й індекс, вказані в документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь. Наприклад:
на № 10-28/36 від 10.05.98.
МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ. Цей реквізит включає назву міста чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий, організаційний чи колегіальний документ.
АДРЕСАТ. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування їх подаються у називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
Міністерство охорони здоров'я України
Головне лікувальне управління
Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то назву установи та структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище - у давальному, наприклад:
Міністерство промислової політики України
Управління справами
Головному спеціалісту Шовкуну І.П.
Коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи включається до складу найменування посади адресата, наприклад:
Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Корнієнку СІ.
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:
Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій
Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Коли документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку, І на кожному документі зазначається тільки один адресат.
До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв'язком.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одноразовим кореспондентам, наприклад:
Редакція журналу "Архіви України" 252110, МСП, Київ-110, вул. Солом'ямська, 24
Кожен елемент реквізиту "Адресат" - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - друкується з нового рядка.
Коли документ надсилається громадянину, Міністерство зв'язку рекомендує оформляти адресу у зворотному порядку: прізвище та ініціали одержувача, а потім поштову адресу, хоча усталена раніше форма запису не вилучена, наприклад:
Малаховій Г.С. Україна
Київське шосе, 67, кв. 4 або 327025, м. Миколаїв-25, 327025, м. Миколаїв-25 Київське шосе, 67, кв. 4
Україна Малаховій Г.С.
У документах, які надсилаються органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їхня поштова адреса на конвертах зазначається друкованим способом. Тобто використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами.
ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадоними особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) мають затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, котра видала акт.
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.97 № 15
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.
Документ, що підлягає затвердженню, набирає юридичної сили лише з моменту його затвердження.
РЕЗОЛЮЦІЯ - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У тому разі, коли доручення стосується кількох посадових осіб, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.
На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
У резолюції, як правило, вказується рішення керівника з суті розглянутих у документі питань та шляхи Його здійснення. Формулювання резолюції мають вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає: приймати рішення мусить виконавець. Резолюції на зразок: "Прошу переговорити", "Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.
Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад:
