Класифікація документів, як об’єктів дослідження в ревізії

Бухгалтерський облік для забезпечення суцільного та безперервного спостереження за господарськими операціями і процесами, що здійснюються на підприємстві, використовує бухгалтерські документи, де фіксуються факти здійснення господарських операцій.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» визначають порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку та вимоги щодо складання документів. Відображення об’єктів обліку у первинних бухгалтерських документах називається документацією.

Документ — це безперечне письмове свідчення про здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Термін «документ» походить від латинського documentum і буквально означає свідоцтво, доказ. У теорії і практиці під документом розуміють матеріальний носій, на якому зафіксована інформація за допомогою різних засобів і способів.

Бухгалтерський документ — це документ певної форми і змісту, що містить інформацію про господарську операцію та юридич­но підтверджує факт її здійснення або розпорядження на право її проведення.

При вивченні документації підприємства ревізори використовують різноманітні прийоми як документального так і фактичного контролю.

Прийоми документального контролю:

1.Прийоми перевірки окремого документу:

- формальна перевірка

- арифметична перевірка

- нормативно-правова перевірка

2. Прийоми перевірки декількох документів, які відображають одну і ту ж або взаємопов’язані операції

- зустрічна перевірка

- взаємний контроль

3. Прийоми перевірки документів, що відображають рух однорідних цінностей

- контрольне порівняння

- відображення кількісно-сумового обліку

- хронологічна перевірка

Які прийоми фактичного контролю застосовуються для вивчення документів?

По-перше, це наймасовіший прийом фактичного контролю – огляд. Огляд – це безпосереднє вивчення компетентною людиною (не тільки ревізором, але й іншим працівником підприємства, наприклад, матеріально-відповідальною особою) визначених об'єктів обліку, що виконують ті чи інші конкретні функції (наприклад, грошові кошти, в тому числі іноземна валюта, цінні папери, товарно-матеріальні цінності тощо), а також, якщо це вимагалося, фіксацію важливої інформації про особливості розглянутих об'єктів.

Ми щоденно застосовуємо огляд у повсякденному житті (купуючи товари, обираючи одяг тощо). І бухгалтери, або ж люди, яким в силу трудових обов’язків необхідно складати (заповнювати) певні документи застосовують огляд (перевіряють себе - чи правильно заповнений цей документ, зроблені підрахунки, чи відповідає він всім вимогам до даного типу документів, чи проставлені підписи, печатки, штампи тощо).

Від якості оформлення документів залежать повнота і достовірність показників обліку та звітності.

Основними вимогами до складання документів є: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення та заповнення всіх реквізитів.

Реквізити – це показники, які характеризують сутність господарської операції.

Крім того, заповнюючи документи потрібно:

- використовувати бланки типових форм;

- кульковою ручкою синього або чорного кольору, або друкувати (ні в якому разі не олівцем);

- без виправлень і помарок;

- прокреслювати графи (рядки) що не заповнюються;

- дотримуватись графіку руху первинної документації, графіку документообігу, строків збереження документів на підприємстві.

Огляд дає можливість встановити: походження документу, час і місце складання, автора документу, його достовірність. Крім огляду можна застосовувати такі шляхи дослідження: додаткові запити, вимога оригіналів документів, отримання пояснень у осіб, що оформили документ тощо.

Є ряд ознак, які не свідчать самі по собі про зловживання, але повинні привернути увагу ревізора до документа і спонукати до перевірки операції, яка оформлена цим документом. До таких ознак відносять:

1. Відсутність при виконавчому документі розпорядження, що дає підставу для оформлення цього документа. (заява на відпустку, розпорядження керівника на заяві, наказ на відпустку, розрахунок відпускних).

2. Відсутність при розпорядчому документі виконавчого документа.

3. Складання документа з порушенням встановленої форми (невикористання типового бланку).

4. Незаповнення всіх необхідних реквізитів в документі. (відсутність номера і дати складання документа може свідчити про його повторне використання).

5. Взаємна невідповідність окремих реквізитів документа (назва підприємства не відповідає назві вказаній в печатці або штампі).

6. Недооформлення документа (відсутність підпису тощо).

7. Оформлення документу зайвими реквізитами: наявність на документі резолюцій та надписів про дозвіл в такій кількості, яка не вимагається при звичайному оформленні документа.

8. Відсутність необхідних додатків до документів: первинних документів – при зведеній відомості, підстав для розрахунку – при розрахунковій відомості тощо.

9. Сумарна невідповідність основного документу і додатків до нього (загальна сума, що вказана у зведеній відомості, не відповідає частковим сумам в доданих до неї первинних документах).

10. Розбіжності в змісті декількох примірників одного і того ж документу.

11. Підписання документа особами, що не мають на це права.

12. Підробка підписів, наявність різного роду підчисток, не обумовлених виправлень тексту тощо.