Особенности док-тирования процессов движения кадров

Одной из наиболее важной фун-ией кадровой службы яв-ся док-вание трудовых правоотнош. В состав кадровой док-ции входят: спец. кадровые док-ты (трудовые книжки); док-ты, реглам-ие упр-ие персоналом и деят-ть кадровых служб (устав, положение о кадровой службе, стр-ра и шт. числ., шт. распис. и т.д.); док-ты, связанные с форм-ем личных дел; док-ты, связанные с процессами движ. кадров и оценкой деят-ти раб-ков.

Наиболее многочисленной яв-ся док-ция, сопровожд. процессы движ. кадров на предпр.

Под движением кадров условно понимается: прием, перевод, перемещение и увольнение раб-ков; предоставление отпусков; командирование.

Док-тирование тр. отнош. опирается на закон. акты и на Тр. кодекс Р.Ф.

Прием на работу. При приеме фиксир-ся осн-ые анкетно-биографические данные раб-а, условия его приема и оплаты труда. В соответствии со статьями Тр. кодекса РФ док-тами, к-ые должен предоставить раб-к, яв-ся:

- паспорт или иной док-т, удостоверяющий личность;

- тр. книжку, за искл. случаев, когда тр. договор заключ-ся впервые или раб-к поступает на работу на условиях совмест-ва;

- страховое свид-во гос-ого пенсионного страхования;

- ИНН;

- док-ты воинского;

- док-т об образ., о квалиф-ии или наличии спец. знаний – при поступлении на работу, требующую спец. знаний или спец. подготовки.

На осн. этих док-тов заполняется кадровая док-тация.

В соответствии с Тр. кодексом РФ осн-ем для приема на работу яв-ся тр. договор, закл-ый в письм. виде между раб-ом и адм-ей предпр. в лице рук-ля. Договор должен содержать след-ие основные рек-ты: название вида док-та, дата, место сост., текст, подписи, печать. Договор сост-ся в двух экз., один ‑ на предприятии, а др. ‑ у раб-ка.

Претенденты на работу сост-т в отделе кадров заявление о приеме на работу (в одном экз-ре). Оно сост-ся в виде просьбы на имя рук-ля орг-ии. В тексте необх. указать стр-рное подр., должность, на к-ую претендует, должностной оклад, особенности в работе и т. д.

На основ. тр. договора оф-ся приказ (распоряжение) о приеме на работу. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. Приказы по личному составу яв-ся не только распор-ми, но одновр. относятся к первичным учетным док-там, т.к. фиксируют факт приема, перевода или увольнения гр-на и яв-ся осн-ем начисл-я з/п.

Приказ о приеме на работу (форма Т-1) сост-ся на каждого чел-ка одном экз. При одновр. приеме нескольких раб-ов, особенно на временные или сезонные работы, при расширении предприятия и т. д. допускается составление приказа на всех раб-ов по форме Т-1а.

При оф-нии приказа указываются наименование стр-рного подр-ения, специальность или должность, по к-ым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, еслинужно, а также условия приема на работу и хар-р предстоящей работы (совмест-во, по переводу, для замещения врем. отсутств. раб-ка, для выполнения опр-ной работы и т.д.). Эти данные берутся из тр. договора. В приказе должна указ-ся дата, с к-ой приступают к работе.

Проект приказа визируется рук-лем кадровой службы, подготовившей приказ и рук-лем стр-рного подр-ения, в к-ое принимается раб-к. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела.

Подписанный рук-лем орг-ии приказ регистрируют и объявляют раб-ку(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

На основании приказа заполняется личная карточка раб-ка (форма Т-2), в бухгалтерии открывается лицевой счет раб-ка (форма Т-54 или Т-54а), делается запись в трудовой книжке.

Личная карточка раб-ка (форма Т-2), яв-ся основным учетным док-том, заполняется на раб-ков всех категорий в одном экз-ре на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, опроса раб-ка. Она исп-ся для анализа состава и учета движения кадров и представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, утвержденную органами статистики. В личных карточках должны своевременно отражаться все послед-ие изменения в анкетно-биографических и учетных данных раб-ка.

Перевод на др. работу. Переводы могут носить различный хар-р: повышение по должности, переход в др. стр-рное подр-ение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием и т. д. Переводы по хар-ру делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе раб-ка; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

Перевод на др. работу осущ-ся с согласия раб-ка. Основанием для перевода могут быть личное заявление о переводе или докладная записка.

Заявление должно иметь визу рук-ля подр-ения, откуда переходит раб-к, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу рук-ля подр-ения, куда переходит раб-к. Если перевод осущ-ся с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется виза бухгалтера. При перемещении внутри стр-рного подр-ения перевод может оформляться докладной запиской рук-ля подр-ения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору или дополнительное соглашение и сост-ся приказ (распоряжение) о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (распоряжение) о переводе раб-ка на др. работу (форма Т-5) на одного раб-ка и приказ (распоряжение) о переводе раб-ков на др. работу (форма Т-5а) – при переводе нескольких раб-ков.

Подготовленный и завизированный приказ подписывает рук-ль орг-ии или уполномоченное им лицо, и раб-к под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экз-ре приказа.

На основании приказа о переводе делаются записи в личной карточке раб-ка и в трудовой книжке, не позднее недельного срока с даты подписания приказа.

Увольнение раб-ков. Глава 13 Тр. кодекса РФ целиком посвящена прекращению трудового договора. Основанием для прекращения трудового договора, в соответствии со ст. 77 Тр.о кодекса могут быть: соглашение сторон; истечение срока трудового договора; расторжение трудового договора по инициативе раб-ка или работодателя; при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.

Заявления или служебной записки. Однако основанием могут быть и др. док-ты: решение аттестационной комиссии, решение о ликвидации юридического лица, акт с подтверждением дисциплинарного проступка; приговор суда и т. д.

На основании личного заявления, служебной записки или др. док-тов сост-ся проект приказа.

Приказ (распоряжение) имеет унифицированную форму Т-8 при увольнении одного раб-ка и Т-8а – нескольких раб-ков. Заполняется раб-ком отдела кадров в двух экз-рах на всех раб-ков, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экз-р остается в отделе кадров, др. передается в бухгалтерию. Подписывается начальником стр-рного подр-ения и генеральным директором. Увольняемый раб-к знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма Т-2), лицевом счете (форма Т-54, Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с раб-ком.

В тр. книжке в соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деят-ти с указанием даты и причины увольнения, и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Предоставление отпусков. Отпуск ‑ время непрерывного отдыха раб-ка в течение нескольких дней подряд с сохр.м за ним места работы.

Каждому раб-ку положен ежегодный отпуск “с сохр.м места работы (должности) и среднего заработка”, а продолжительность основного оплачиваемого отпуска – 28 календарных дней.

Помимо оплачиваемого отпуска могут быть предоставлены отпуска без сохр. заработной платы.

График отпусков ‑ собой внутренний док-т, в к-ом опред-ся очередность предоставления отпусков сотрудникам подр-ений и предприятия в целом. Он сост-ся на каждый календарный год и имеет унифицированную форму Т-7. Форма графика содержит рек-ты: наим. предпр., вид док-та, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

График отпусков обязателен как для раб-ков, так и для работодателя. Он подписывается рук-лем кадровой службы и утв-ся рук-лем орг-ии. Сост-ся график в трех экз-рах, один из к-ых остается у раб-ка, ведущего кадровую док-тацию, др. ‑ в бухгалтерию, и третий в виде выписки ‑ в стр-рные подр-ения.

Основание для предост. отпуска, кроме графика отпусков, ‑ личное заявление раб-ка. Оно пишется на имя рук-ля орг-ии, где в тексте указывается, какой вид отпуска просит предоставить раб-к (очередной ежегодный, дополнительный), продолжительность отпуска и число с к-ого отпуск начнется. Заявление сост-ся в одном экз-ре.

После визирования заявления у рук-ля стр-рного подр-ения его передают в отдел кадров. На основании полностью оф-нного заявления отдел кадров издает приказ о предоставлении раб-ку очередного отпуска.

При оф-нии приказа на отпуск конкретному раб-ку исп-ся унифицированная форма Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска раб-ку”. В том случае, если отпуск оф-ся сразу на нескольких раб-ков, то сост-ся приказ по унифицированной форме Т-6а “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска раб-кам”, что особенно хар-рно для периода летних отпусков и, особенно в учебных заведениях.

Приказы об отпуске заполняются в двух экз-рах: один остается в отделе кадров, др. передается в бухгалтерию. Подписываются начальником стр-рного подр-ения и генеральным директором и объяв-ся раб-ку под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма Т-2), лицевом счете (форма Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Командирование сотрудников. Командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса РФ. В ст.166 дано опр-ие понятию “служебная командировка” – поездка раб-ка по распоряжению работодателя на опр-ный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Весь пакет док-тов, необх.х для оф-ния командировки, представлен унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1.

При необх.сти направления в командировку рук-лем стр-рного подр-ения сост-ся докладная записка на имя рук-ля орг-ии.

Рук-ль орг-ии принимает решение и оформляет на докладной записке резолюцию с указанием фамилии, имя, отчества исполнителя, задания и сроков исполнения.

На основании командировочных док-тов бухгалтерией производятся денежные выплаты, в связи с чем, к этой гр-е док-тов предъяв-ся особенно высокие требования.

Одним из таких док-тов яв-ся форма Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Текст данного док-та должен четко отражать цель командировки, чтобы при проверке был ясен произ-венный хар-р поездки.

Служебное задание подписывается рук-лем подр-ения и утв-ся рук-лем орг-ии или уполномоченным лицом. Этот же док-т содержит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокращает кол-во создаваемых док-тов.

После оф-ния задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме Т-9, если одновременно направляются несколько раб-ков, исп-ся форма Т-9а.

Помимо основных сведений, в приказе (распоряжении) о направлении раб-ка(ов) в командировку, указываются цель, время и место командировки, а при необх.сти др. условия направления в командировку.

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме Т-10. В одном экз-ре и регистрируется в журнале.

После возвращения раб-к предоставляет краткий отчет о командировке, к-ый согласовывается с рук-лем стр-рного подр-ения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом.