Оперативные инф-ионно-справочные док-ты. Правила их составления, оф-ния и передачи по каналам связи

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию док-тов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы сост. в случаях, когда отправка док-тов почтой не обеспечивает своеврем. решения вопросов. Телеграммы подр-яются на категории и виды: Президент РФ, Высшая правительственная, Правительственная. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы сост-ет до 6 часов, «срочной» - 3 часов. Телеграмма д.б. напечатана четко без помарок, на одной стороне телеграфного бланка устан-ой формы. Рек-ты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст содержание телеграммы, подпись, регистр-ый делопроиз-венный номер, дата рег-ии, адрес и наименование отправителя. Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные - необх. для контроля прав-ти передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По кол-ву тарифных слов производится оплата телеграмм. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата док-та, на к-ый дается ответ. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылок. Текст излагается кратко, без союзов и предлогов. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Текст должен содержать конкретную инф-ию. Текст печат-ся на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц. Подпись оф-ся отдельной строкой и начинается с абзаца, где д.б. указана фамилия автора.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию док-тов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу. Телексы отличаются от телеграмм исп-ем пунктуации точек, запятых и различных шрифтов. Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв исп-ся перекодировочная таблица. Рек-ты: адрес, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оф-нию аналогичны к оф-нию телеграмм. Отличается телекс содержанием служебн. заголовка, в кот. указ-ся инф-ия об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения. Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, кот. Представляет закодированное сообщение, содержащее: (маршрутный номер станции, состоящий из опр-ного набора букв и цифр, индивидуальный номер абонента, сокращенное название орг-ии, сокращенное наименование страны.) Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. Текст излаг-ся кратко и может начинаться с обращения. Оплата зависит от времени в течение к-ого передается инф-ия.

Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия док-та (письменног, графического, изобразительного) переданного по каналам факсимельной связи при помощи факсимельной аппаратуры.

Факсограмма не может считаться отдельным видом док-та, т.к. по факсу можно передать любой док-т на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, но чаще всего факс исп-ся для передачи служебных писем. Факсограмма обладат юрид. силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии. Не существет каких-либо спец-ых требований оф-ния док-тов, передаваемых по факсу. Не допускается волнистость или деформация матер. носителя отправляемого док-та.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию док-тов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается печатается получателем. Телефонограммы исп-ся для передачи инф-ионных сообщений служебного хар-ра. Рек-ты: исходящий регистр-ый номер отправляемой телефонограммы, наим. должности, фамилия, имя, отчество, лица отправившего, подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистр-ый номер. В тексте не д. Б. Более 50 слов, при этом следует избегать трудно- произносимые слова и обороты. Она сост. в 1 экз-ре, подписывается рук-лем или ответственным исполнителем. Прин-ая телефонограмма м.б. сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающий аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Принятая телефонограмма д.и. те же рек-ты что и отправляемая, за исключением подписи.

Эл-ое сообщение - док-т, переданный эл. почтой по сист. связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатаной на принтере. Она исп-ся как для передачи сообщений внутри одного учр-ия, так и между различными орг-иями. Адресат эл. почты получает изображение полученного док-та на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанном на принтере. Каждому абоненту в эл. Почте выдел-ся индивидуальный «почтовый ящик» к-ому присваивается код пользователя. Обмен осущ-ся через эти почтовые ящики. Эл. Сообщение сост. из адреса: заголовка, содержащего служебную инф-ию, и текста. адрес состоит из имени эл. Почтового адреса и домена к-ый описывает место где этот эл. Ящик находится. Имя и домен разделяются знаком. Домен в свою очередь состоит из нескольких поддоменов, разделяемых точками. Последний поддомен это код из 2 букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны.

23. Сист. плановой и отчетной док-тации, ее назначение и состав, особенности составления и оф-ния.

Особ-ю плановых док-тов в том, что они всегда сост-ся на какой-л. опр-ный срок, напр. несколько лет. Год, полгода, квартал, месяц, или на период выполнения конкретного вида работ, срок к-ого установлен распоряд. док-том или договором. Плановые док. Разраб-ся на федер. уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной орг-ии, они разраб-ся как правило при необх.сти решения сложных комплексных проблем, так и для правильной орг-ии текущей деят-ти. Федер. планы программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Прав. РФ одним или неск. мин-ми и вед-ми. Проекты федер. программ, планов и генеральных схем до их представления в Прав. РФ на утв-ие в обязат-ом порядке проходят стадию соглас-ия со всеми заинтерес-ми учр-иями. Утв-ся постановлениями Прав. РФ.

Отраслевые планы и программы разраб-ся федер. органом исполнит. власти, они рассчитаны на выполнение подвед-ми учр-иями и орг-иями. Они разраб-ся упр-иями и отделами федер. органов исп. вл. с привлечением спец-тов и заинтересованных орг-ий. Утв-ся рук-лем фед. органа исп. вл. (мин-ва или вед.) и явл. обязат-ми для исполнения.

Территориальные программы, планы, схемы разраб-ся администрациями краев, областей, районов, городов и др. территор-ых образований и действуют в рамках территории. Они касаются вопросов соц. и экон. развития и благоустройства тер-ии.

Планирование деят-ти отдельной орг-ии как правило осущ-ся в форме плана, программы или графика, они могут разрабатываться на длительный срок, так и для планировании текущей деят-ти. Текущая деят-ть орг-ии планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы упр-ия, отделов, гр-, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важным и существенным для деят-ти орг-ии.

Источники для сост-ия планов – федер. и отраслевые планы, программы, ген. схемы, ОПД, РД и др. Разраб-ся рук-вом с привлечением квалиф-ых спец-тов.

Программа - плановый док-т, содержащий обоснование и осн. направ-ия развития отрасли упр-ия или деят-ти. Текст излаг-ся в виде разделов, соотв-их направ-ях деят-ти или этапам работы и имеющих соотв-ие заголовки. Разделы и подр-ы нумеруются арабскими цифрами. Программа оф-ся на общем бланке орг-ии. Рек-ты: наим. орг-ии, название вида док-та, дата, номер, место составления, заголовков тексту, подпись, грифы согласования, гриф утверждения. Программа подпис-ся рук-лем подр-ения, ответственного за разработку программы. Программы командировок подпис-ся сост-ем (командируемым раб-ком) утв-ся рук-лем или зам-ем орг-ии.

План - док-т, устанавл-ий перечень намеченных мероприятий, их послед-ть, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов как правило табличная. Графами таблицы м.б.: наим. работы или мероприятия с указанием номер номера или индекса., исполнитель, срок исп-я, примечание или отметка об исполнении. Планы орг-ии оф-ся на общем бланке. Рек-ты: наим. орг-ии, название вида док-та, дата, номер. Место сост-ия плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утв-ия. Планы подпис-ся рук-лями подр-ений - разработчиков, утв-ся планы рук-лем вышестоящего органа или данной орг-ии. Порядок сост-ия и форма конкретных разновидностей планов реглам-ся инструкциями и указаниями соотв-их мин-в, вед. или вышест. орг-ий.

Отчетная док-тация содержит сведения о результатах деят-ти учр-ия, орг-ии, предприятия за опр-ный период времени.

Отчет - док-т, содерж. сведения о результатах деят-ти за опр-ный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый рук-лю стр-рного подр-ения, орг-ии или вышест. органу. Гос-нная стат. и ведомственная отчетность сост-ся на основе утв-ых униф-ых форм и в соответствии с утв-ми нормативными док-тами, предпис-ми порядок их сост. и оф-ния. Внутриучр. отчетность сост-ся в относительно свободной форме, порядок ее составления и оф-ния аналогичен др. упр-ким док-там. Отчеты сост. на общем бланке орг-ии или стандартном листе бумаги. Рек-ты: наим. орг-ии, наим. подр-ия, название вида док-та, дата, номер док-та, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке отчета указ-ся: наим. органа или должностного лица, о рез-ах деят-ти к-ого сообщается в док-те «отчет о работе аттестационной комиссии». В отчете дается описание выпол-ой работы и заключение, в к-ом анализ-ся ее итоги и излаг-ся выводы и предлож. Отчеты о работе стр-рного подр. подпис-ся рук-лем подр., ответст-ым за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника орг-ии подпис-ся самим сост-ем. Отчет о работе орг-ии утв-ся рук-лем орг-ии или вышест. органом. Датой яв-ся дата его утв-ия или вынесения резолюции.