Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[71].

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение (Схема № 14).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).

Схема № 14

Контроль исполнения документов

В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения).

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией[72].

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом[73].

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией[74].

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Дайте определение понятия «документооборот».

2. Каковы основные этапы документооборота?

3. Какие этапы обработки проходят входящие документы?

4. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов?

5. Какие документы называют исходящими?

6. Какие операции входят в состав обработки исходящей документации?

7. Какие документы называют внутренними?

8. В чем заключается особенность работы с внутренними документами?

9. Для чего и как производится учет объема документооборота?

10. Какие виды документов подлежат регистрации?

11. Какие существуют формы регистрации документов?

12. Какие документы подлежат обязательному контролю?

Тема 9. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Номенклатура дел.

2. Виды номенклатур дел.

3. Требования к составлению номенклатуры.

4. Заголовки и их составление в номенклатуре дел.

5. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

6. Требования к заполнению формы номенклатуры дел.

7. Установление сроков хранения дел.