За исполнением документов и принятых решений

Тема 1.4. Регистрация документов, контроль

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;

• для удобства поиска документов;

• для учета и контроля исполнения документов.

Формы регистрации документа:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

¾ входящие документы

¾ исходящие документы;

¾ внутренние документы;

¾ договоры (контракты) коммерческие;

¾ документы, имевшие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

• 72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

• 1-5 - номер дела по номенклатуре.

Виды регистрации:

• журнальная;

• карточная;

• компьютерная.'

Журнал регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток -медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Журналы регистрации включают следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• дата поступления;

• автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;

• адресат (получатель), - для исходящих документов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении.

• номер дела (папки);

• имя файла;

• примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.

В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Контроль исполнения документа. Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиб важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Содержим контроля исполнения:

• занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;

• установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

• извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

• фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

• информирование руководства о результатах контроля;

• снятие документов с контроля по указанию руководителя;

• подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

• руководители;

• заместители руководителя;

• специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

• работники службы делопроизводства;

• секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся:

• на типовые;

• индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится:

• типовых - введением нового нормативного акта;

• индивидуальных - руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

• для входящих документов - с даты поступления;

• для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: "...исполнить до01.09.2004" или "...исполнить к 01.09.2004".

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:

• журналы регистрации;

• персональный компьютер;

• органайзер (планировщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале, нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе "Примечание",

Персональный компьютер предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта договора, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.