Документ как система

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств. Признак отражает внешнюю примету, по которой можно отнести наблюдаемый объект к документу. Свойство отражает качественное, т. е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Свойства документа: Основными свойства документа являются:

1. Атрибутивность документа - наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в устную речь, вещь.

Документ имеет двуединую природу, т. е. две стороны: содержание и форму Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т. п. Иногда к формальным признакам документа относят, форму записи информации. Различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую).

2. Функциональность документа - его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, так как он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3. Структурность документа - взаимосвязь его элементов и подсистем. Структурность обеспечивает сохранение основных свойств документа при различных внешних и внутренних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист и т. п.).

Определенного вида документы, имеют типовую структуру, одинаковый набор элементов.

Признаки документа. К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают содержание документа является его обязательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения ин­формации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени.

4. Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Функции документа. Функция документа - это его роль в обществе, социальное назначение, цель, задача. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.

Все функции документа можно условно поделить на: главную функцию, общие функции и специальные.

Главная функция, наиболее обобщающая функция документа - это хранение, передача, распространение информации во, времени и/или пространстве.

Общие функции - информационная, коммуникативная, кумулятивная, характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний.

Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, общения, связи информации. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция — это способность документа накапливать; концентрировать, собирать и упорядочиватьинформацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и другие функции.

Управленческая функция - выполняется документами, которые созданы для управления различными процессами или создаются в процессе их реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания).

Познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы, общества.

Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией обладают официальные издания (конституция, законы, указы).

Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная функция - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам.

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, и т. п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую,источниковую, функцию подтверждения авторства и др. Количество специальных функций документа велико, как и потребностей общества.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная).

Знание функций документа позволяет определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания.