Документная деятельность

Документ — это результат целенаправленной деятельности, которая, как всякая созидательная деятельность, протекает в рамках коллективного действия, образующего функциональную подсистему ДКС.

Документ — результат практической документной деятельности, которая включает в себя:

· документирование, цель которого — создание некоего содержательного сообщения. Этот процесс включает в себя две части: интеллектуальную (творческую) — составление документа — и техническую — его изготовление;

· обработку, цель которой — содержательная и формальная оценка документа. На базе этой оценки осуществляются: литературная, научная и техническая обработка авторского сообщения — издательская обработка; техническая и аналити-ко-синтетическая обработка документов, поступивших в фонд библиотеки, информационного центра, архива, музея и т. п.;

· распространение, цель' которого — доведение документа до потребителя. Различают два вида распространительской деятельности: 1) распространение документов посредством книжной торговли, подписки и т. п.; 2) предоставление документов, хранящихся в фондах служб обработки, хранения и распространения документов — информационных центров, библиотек, архивов и т. п.;

· хранение, цель которого — обеспечение длительной физической сохранности и защиты документов от преждевременного разрушения. Оно включает государственный и ведомственный учет документов, создание и поддержание оптимальных условий хранения, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фондов страхового хранения;

· использование, цель которого — познание документа потребителем, извлечение из него необходимой информации. Потребительскую деятельность можно рассматривать в отношении: а) документа как материального объекта, который можно купить или взять на время для прочтения; б) документа как сообщения, которое можно читать, изучать, штудировать — в зависимости от индивидуального уровня восприятия и целей;

· утилизация, цель которой — сдача документа в утиль для последующей переработки. Процесс включает: выявление документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое и не имеющих научного и другого общественного значения, отбор их к уничтожению, сдаче в утиль (вторсырье) для переработки.

Вся система технологических процессов функционирует на основе прямых и обратных взаимовлияющих связей.

Каждый отдельный процесс специфичен, его особенности зависят от вида и типа документа. В последние годы делаются попытки унифицировать технологические процессы, для чего разрабатываются единые стандарты (ДСТУ) для издательств, полиграфических предприятий, библиотек, органов НТИ, архивов и т. п. Это позволяет упорядочить работу по созданию, обработке, распространению, хранению, использованию и утилизации документов, вести ее наиболее рационально, устранить разнобой в ее методах, использовать электронно-вычислительную технику, способную частично или полностью автоматизировать документную деятельность.