Документный фонд

Документ является основным элементом фондов библиотек, органов НТИ, информационных центров, архивов, музеев и других документных структур. В совокупности они составляют документный фонд страны. Одновременно документные фонды являются частью документных коммуникаций общества.

Документный фонд (ДФ) — это совокупность документов, которые в силу общественной значимости охватывают документы всех отраслей деятельности общества, хранятся и используются в библиотеке, архиве, музее, информационном центре и т. п. В зависимости от учреждения, специально занятого хранением документов и организацией пользования ими, различают документный фонд библиотеки, архива, музея, органа НТИ и др.

Они и приравненные к ним учреждения имеют много общего. В них содержатся одни и те же документы. Однако каждый из фондов специализируется на приобретении преимущественно какого-либо одного вида. Информационные центры отдают предпочтение научным, информационным, машиночитаемым документам; архивы — текстовым документам, несущим ретроспективную информацию, существующим в единственном экземпляре, выполненном в основном на бумажной основе; музеи — наиболее ценным в вещественном отношении документам-памятникам истории и культуры. Лишь библиотечный фонд в этом отношении отличается универсальностью. Здесь собираются документы независимо от их типа и вида, материальной основы и формы. Значение имеет лишь социально-значимое содержание документа.

Документные фонды выполняют ряд общих задач и функций. Так, рукописные, депозитарные фонды в библиотеках выполняют ту же функцию, что и архивы. Библиотечный фонд есть в любой другой документной системе (архиве, музее и т. п.). В то же время и в библиотеке может быть музей книги (музейный фонд), архив, информационный центр и др. Разница между ними состоит в том, что каждый ДФ подчиняется задачам того учреждения, в котором он функционирует. Например, книга существует прежде всего для чтения, но помещенная в музейный фонд она становится экспонатом, предназначенным не для чтения, а для созерцания. Являясь частью экспозиции, книга подчиняется правилам экспозиционной деятельности. В отличие от библиотечной, музейную книгу не выдают на дом, непосредственный доступ к ней ограничен.

Все ДФ выступают в качестве упорядоченных массивов документов. Их роднит единство технологических процессов формирования фондов, сходство процессов комплектования, обработки, хранения, использования, общность нормативно-производственной документации, сходство оборудования, технических средств, автоматизации и компьютеризации научно-производственных процессов и т. д. Однако имеются и существенные отличия. Это дает возможность взаимно обогащать теорию и практику ДФ разного рода.

Возникновение каждого документного фонда обусловлено потребностями общества, многообразие которых привело к дифференциации и специализации фондов, своеобразию их социальных функций, необходимости координированного формирования и взаимоиспользования фондов.

Главной подсистемой ДФ является библиотечный фонд (БФ) — это систематизированная совокупность документов,

соответствующих задачам, типу, профилю библиотеки, а также документным потребностям ее пользователей и предназначенная для использования и хранения документов в течение всего времени, пока они представляют для пользователей реальную или потенциальную ценность.

К основным преимуществам, позволяющим считать библиотеку главным звеном документной коммуникации, относятся: полнота БФ, разнообразие типов и видов собираемых документов, предоставление населению не только первичных, но и вторичных документов, общедоступность и бесплатность пользования документами в библиотеке.

В отличие от архивов и музеев в фондах библиотек собраны опубликованные и неопубликованные документы, имеющие широкое социальное назначение. Они многообразны по содержанию, знаковой системе записи и воспроизведения информации, материальной основе и конструкции, тиражированы. Библиотеки имеют возможность приобрести в свой фонд необходимое количество экземпляров конкретного названия или издания, то есть библиотеки располагают наиболее широким по составу фондом, способным обслужить все сферы человеческой деятельности.

Преимущество библиотеки перед архивом и музеем состоит и в общедоступности документов для населения, в способе их использования в библиотеках. Наименее доступен архив. Он обеспечивает ограниченное использование архивных документов, хранящихся здесь в единственном экземпляре. Музей организует одновременный доступ посетителей к редким документам, но ограничивает их непосредственное получение. Выдача же на дом документов в архивах и музеях вообще исключена. Широкое общественное документопользование в этих учреждениях затруднено еще и тем, что для доступа в архив требуется письмо-рекомендация соответствующей организации, а для посещения музея — плата за вход. БФ являются наиболее доступными для населения в силу их более разветвленной сети в стране, области, городе по сравнению с архивами и музеями. Они собраны в государственных, ведомственных, библиотеках на общественных началах и в личных библиотеках граждан.

БФ многообразны по составу и структуре. Все документы, включенные в БФ, можно разделить на группы (части) по различным признакам: содержанию, способу изготовления, материальной конструкции, периодичности и т. п.

По содержанию БФ принято делить на универсальные и специальные. Универсальным считается БФ, если в нем представлены документы по всем отраслям знаний, всех типов (официальные, научные, научно-популярные, учебные, справочные и т. п.) и видов документов (издания, кинофото-фоно документы, документы на новейших носителях информации, неопубликованные документы и т. п.). Специальным (специализированным) является БФ, если в нем преобладают документы определенного содержания (фонды НТБ, сельскохозяйственных, медицинских и т. п. библиотек), типа (фонды библиотек для слепых, учебные, справочные, производственные) и вида (фонд патентных документов, фоно-, видео-, дискотека и т. п.). Универсальными и специальными (специализированными) фондами обладают соответственно универсальные и специальные библиотеки.

Документы каждого вида внутри фонда группируются отдельно, в под фонды, которые образуют структуру БФ. Чем крупнее библиотека, тем сложнее структура ее БФ. Так, в библиотеке создаются книжный и газетный подфонды, неопубликованных и кинофотофонодокументов и т. п.

Подфонд кинофотофонодокументов — часть БФ, состоящая из документов, содержащих звуковую и изобразительную информацию, воспроизведение которой возможно при помощи специальных технических средств — диа- и фильмопроекторов, магнитофонов, видеоаппаратуры и др.

Подфонд диссертаций — часть БФ, состоящая из диссертаций на соискание ученой степени кандидата или доктора наук, а также авторефератов диссертаций. Он может быть выделен в крупных библиотеках в самостоятельный фонд, например, в УкрНТИ и Национальной библиотеке Украины им. В.И. Вернадского, а также в библиотеках научных учреждений, в которых они выполнены или защищены.

Подфонд депонированных рукописей — собрание соответствующим образом оформленных рукописей, вполне законченных статей или других документов, представляющих интерес для небольшого круга читателей.

Подфонд изобразительных документов — часть БФ, состоящая из эстампов, художественных репродукций, изобразительных плакатов, открыток и альбомов произведений изобразительного искусства, гравюр, фотоснимков и т. д. Иногда он называется фондом изоизданий.

Подфонд картографических изданий — часть БФ, состоящая из документов, содержащих условное обобщенное изображение поверхности Земли и других небесных тел, а также пространственного размещения и развития различных объектов и явлений (рукописные, печатные карты, атласы, планы, чертежи, глобусы, рельефные карты).

Подфонд нормативных и технических документов — часть БФ, состоящая из нормативных документов по стандартизации, технико-экономических нормативов и норм, патентных документов, типовых проектов и чертежей, каталогов промышленного оборудования и изделий, прейскурантов на материалы, оборудование, изделия, отчетов о НИР и ОКР, неопубликованных переводов, других научно-технических документов.

Подфонд нотных изданий — часть БФ, состоящая из нот, выпущенных в виде книжных, журнальных или листовых изданий.

Подфонд редких книг — часть БФ, состоящая из особо ценных (в т. ч. представляющих библиографическую редкость) произведений печати.

Подфонд рукописей — часть БФ, состоящая из рукописных книг, архивов, коллекций автографов и др. рукописных (машинописных) документов.

Подфонд микрокопий — часть БФ, состоящая из уменьшенных в несколько раз (десятков, сотен) печатных и рукописных текстов, иллюстраций, чертежей, нот и т. д. Этот под-фонд иногда называют микрофильмотекой или страховым фондом.

Могут быть выделены в самостоятельные подфонды справочные документы, переводы, дискеты и др. документы, что обеспечивает их надежную сохранность и удобство пользования. Каждый из подфондов взаимосвязан с другими, и вместе они образуют специфическую иерархическую систему. В системе универсальных фондов детских библиотек высшим звеном является национальная библиотека для детей, обладающая наиболее полным и крупным фондом детских изданий. Городские детские библиотеки существенно уступают по полноте и объему областным. Школьные библиотеки располагают минимальным комплектом учебников и других учебных изданий.

Фонды библиотек различных типов и видов составляют единый БФ Украины.

Информационный фонд (ИФ) — это массив документов крупнейших отраслевых и межотраслевых центров и институтов информации, отделов НТИ различных предприятий, организаций, фирм, коммерческих служб, бирж, агентств по информации, вычислительных центров и т. п. Главная задача этих учреждений — сбор, хранение, переработка различных видов документной и недокументной информации, оперативное и полное удовлетворение информационных потребностей общества, сотрудников научно-исследовательских, опытно-конструкторских учреждений, коммерческих структур.

ИФ хранят информацию в наиболее краткой, сжатой форме. В отличие от БФ, здесь преобладают вторичные документы, являющиеся результатом аналитико-синтетической обработки первичных документов — реферирование, аннотирование, составление фактографических, концептографических материалов, библиографических обзоров, экспресс-информации и т. п. Помимо этого в ИФ входят некоторые издания, в основном справочного характера — энциклопедии, энциклопедические и языковые словари, справочники, каталоги, ценники, прейскуранты, отчеты о НИР и ОКР, чертежно-конструкторская и нормативно-техническая документация и т. п. Значительную часть фондов составляют машиночитаемые документы: магнитные и оптические диски, магнитные ленты, микрофильмы, микрофиши, перфокарты, перфоленты и т. п. На фирменных предприятиях зачастую фонды специальной библиотеки и органа НТИ объединяют в единый справочно-информационный фонд (СИФ).

Архивный фонд (АФ) — совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, общества либо лица (семьи, рода). АФ состоит в основном из текстовых документов, несущих ретроспективную информацию, исторически и/или логически связанных между собой.

В Украине развита широкая сеть государственных и ведомственных специальных архивов, в которых собраны архивные документы, т. е. те, которые в силу общественной значимости хранятся в архивах. Документы, независимо от их вида, места создания и формы собственности на них, сохраняемые на территории Украины, отражающие историю духовной, материальной жизни народа и других народов, имеющие историко-культурную ценность и признанные таковыми соответствующей экспертизой с регистрацией в установленном порядке, составляют Национальный архивный фонд Украины.

Фондообразователем АФ выступает учреждение, организация, предприятие или лицо, в процессе деятельности которого образуется совокупность документов. Состав входящих в АФ документов многообразен как по назначению (нормативная и организационно-распорядительная документация, плановая и учетно-отчетная, проектная и научная, культурно-просветительная и пр.), так и по физическим особенностям (документы на бумажной основе, кальке, стекле, пленке, валиках, магнитной ленте, перфокартах, даже на бересте и лоскутах материи).

Для АФ важна полнота представления всех документов, созданных фондообразователем за определенный период. АФ комплектуются по принципу неделимости, в соответствии с которым все документы, подпадающие под определение АФ, должны собираться и храниться в одном месте. В АФ, в отличие от БФ, не представлены, за редким исключением, зарубежные издания и ряд разновидностей неопубликованных документов.

Содержание АФ часто раскрывается в сборниках документов, путеводителях, описях отдельных фондов. Поступая в опубликованном виде в БФ, они раскрывают состав и структуру АФ.

Музейный фонд (МФ) — это упорядоченный массив документов, хранимых в музеях — организациях, занимающихся сбором, хранением, исследованием и экспозицией документов научного или культурного характера. Среди них: государственные, школьные, народные, работающие на общественных началах музеи, а также частные, основанные на личных коллекциях. Широка сеть исторических, краеведческих, литературных, театральных музеев, мемориальных музеев выдающихся деятелей культуры, искусства, литературы. Все коллекции государственных музеев объединяет Национальный музейный фонд Украины.

В фондах музеев Украины хранятся документы двоякого рода: 1) созданные природой (образцы фауны, флоры) и 2) созданные человеком, т. е. несущие социальную информацию (картины, книги, предметы быта и т. п.). Среди последних выделяют документы трех видов: вещные, изобразительные, письменные. Последние специально созданы для передачи информации во времени и пространстве. Сюда относятся:

законодательные акты, рукописные и старопечатные книги, мемуары и частные письма, дневники, рукописи ученых, писателей с пометками, правкой или автографами, плакаты, гравюры, кинофотофонодокументы и т. п. Наряду с ними здесь хранятся вышивки, картины, предметы быта, нумизматические коллекции и т. п. Разделение на три вида документов в музеях условно, поскольку изобразительные и письменные документы — такие же вещи, как и археологические находки. Книга и другие письменные документы выступают в музее как элемент материальной культуры, как вещный предмет, как часть культурного наследия, отражающая стилистику и особенность книжной культуры определенной эпохи. С первых шагов развития МФ включали в свой состав печатные документы как основные предметы собирательской и экспозиционной деятельности. Печатный и другие документы в музейной экспозиции всегда выступают в одной из трех ипостасей: как конкретное произведение, конкретное издание или конкретный экземпляр, представленные в качестве экспоната.

Документные ресурсы книжных магазинов — массивы документов, временно сосредоточенные в книжных магазинах для широкого распространения среди населения и пополнения фондов библиотек, информационных центров и др. Документы в этих учреждениях хранятся до момента их приобретения покупателем. Здесь фонды отличаются большой мобильностью, актуальностью содержания, бывают универсальными и специализированными (магазин стандартов, технической книги, поэзии и т. п.).

В системе документных коммуникаций БФ, ИФ, АФ, МФ дополняют друг друга, способны наиболее полно и оперативно удовлетворить документные потребности общества. В настоящее время особенно актуальным является создание единого Национального документного фонда Украины.