Основными базами учебной документоведческой практики на историческом факультете ЮФУ являются: страховая компания «Адмирал», АО «Мобильные телесистемы», Главное Управление миграционной службы Ростовской области, государственный архив РО, Центр документации новейшей истории РО.
Учебная практика проводится с первого курса. Продолжительность практики – 4 недели. Продолжительность рабочего дня для студентов в возрасте от 18 лет и старше – не более 40 часов в неделю.
№ п/п | Разделы дисциплины (виды деятельности) | Время выполнения |
1. | Инструктаж по технике безопасности | 1 неделя |
2. | Вводные лекции по «Музееведению» | |
3. | Практическая работа в организациях по профилю подготовки | 2-3 неделя |
4. | Подготовка и сдача отчета по практике | 4 неделя |
Общая трудоемкость учебной практики составляет 108 часов зачетных единиц 3
№ п/п | Разделы (этапы) практики | Виды учебной работы, на практике включая самостоятельную работу студентов и трудоемкость (в часах) | Формы текущего контроля | |||
лекции | стажировка | Самостоятельная работа | ||||
Подготовительный этап. Инструктаж по технике безопасности | Ведение жупнала техники безопасности | |||||
Знакомство с учреждением, его структурой. Обзорная лекция руководителя базы практики | Отчет о практике | |||||
Изучение организационных документов | Отчет о практике | |||||
Изучение нормативно-методических документов организации, регламентирующих документирование ее деятельности | Отчет о практике | |||||
Выявление систем документации, функционирующих в учреждении | Отчет о практике | |||||
Изучение особенностей процессов документирования в данной организации | Отчет о практике | |||||
Комментарии: На первую тему отводится один-два рабочий день. Руководящими работниками учреждения проводится беседа со студентами об истории учреждения, его задачах, направлениях деятельности учреждения, структуре и особенности документирования управленческой деятельности. Если учреждение имеет архив и историческую справку о фондообразователе, студенты получают ее для ознакомления.
Затем студенты изучают организационно-правовые документы, регламентирующие юридический статус организации, его организационно-правовую форму, организационную структуру, руководство:
· Устав (положение) организации.
· Положение о структурных подразделениях.
· Должностные инструкции сотрудников.
· Штатное расписание.
Если организация не считает возможным ознакомить студентов с этими документами, то сведения об организации студенты собирают, используя метод интервьюирования или опроса. В итоге студенты должны собрать информацию по следующим вопросам:
· Дата создания организации;
· Название организации;
· Организационная структура и порядок управления;
· Степень отражения в организационных документах требований к документированию управленческой деятельности (порядок издания, подписания и т.п.).
Все собранные данные студенты оформляют в виде дневниковых записей, где отмечают дату записи.
На втором этапе практики студенты знакомятся с нормативно-методическими документами организации, регламентирующими правила создания и оформления документов. В числе этих документов могут быть инструкция по делопроизводству (или по работе с документами), правила оформления документов, регламенты, приказы (распоряжения) о порядке создания и согласования отдельных видов документов, номенклатура дел и другое.
Изучая эти источники, студенты выявляют состав применяемых в практике документирования организационно-распорядительных документов. При этом обращается особое внимание на степень регламентации требований к каждому конкретному виду документа, его применение.
В ходе опроса сотрудников службы документационного обеспечения и специалистов структурных подразделений организации студентами выявляется состав документов других систем документации, используемых в деятельности организации (помимо организационно-распорядительных). студентами выявляется унифицированные формы, а также индивидуальные документы (созданные сотрудниками организации). Нужно обратить внимание на состав документов (по их названиям) и их назначение (для каких управленческих задач используются формы документов).
В дневнике практики студенты отмечают выявленные системы документации и фиксируют наиболее распространенные в практике работы организации виды документов.
На следующих этапах практики студенты анализируют порядок составления и оформления управленческих документов в организации:
· Организационных;
· Распорядительных;
· Информационно-справочных;
· Других систем документации (с правилами оформления документов других систем документации студенты знакомятся, но не анализируют).
Переходя к анализу документов, студенты обращают особое внимание на:
· Оформление и использование бланков;
· Способы создания документов;
· Оформление документов;
· Способы их передачи.
Изучая бланки организации, студенты выявляют их виды, назначение, правила использования и хранения бланков.
Анализ самих бланков организации студенты проводят с точки зрения соответствия состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям, обращая внимание на:
· Соответствие наименования организации требованиям ГОСТ и законодательства;
· Состав реквизитов каждого вида бланков;
· Их расположение;
· Применяемые шрифты.
Особое внимание обращается на должностные бланки, бланки совместных предприятий, бланки писем для переписки с зарубежными партнерами.
Выявленные отклонения от существующих требований отмечаются в дневнике практики.
Изучая процесс составления и оформления документов, проверяют наличие:
· Заголовка к тексту;
· Даты;
· Индекса;
· Отметки об исполнителе и т.п.
Следует проверить также правильность адресования. Особое внимание на порядок внутреннего и внешнего согласования документов, подписания, утверждения; выявляют документы, на которые в организации ставится печать.
Анализируя способы создания документов, студенты отмечают, кто изготавливает документы: специалисты, технические исполнители, секретари, какой способ создания документов наиболее распространен организации. При наличии компьютеров отмечают, какие программные средства применяются и их функциональные возможности; используются ли какие-либо базы данных при составлении документов: законодательные, по документам организации, адресные и другие; используются ли трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений и при составлении каких документов их применяют.
Особо следует отметить требования к заполнению унифицированных форм, утвержденных соответствующими ведомствами (бухгалтерские, кадровые, первичные статистические документы и т.п.).
Собранные данные студенты фиксируют в дневнике практики, указывая выявленные особенности оформления по каждому виду документов. Отдельно студент отмечает навыки, полученные им в процессе практики. Обобщение собранных данных студенты проводят после беседы с руководителем практики от организации.