double arrow

Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформ­ление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экс­педицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отмет­кой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформле­ния документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, да­ты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные под­разделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводст­ва составляют опись рассылки, на которой в экспедиции про­ставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправ­ке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегист­рированного в установленном порядке.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и от­правляются в тот же день или не позднее первой половины сле­дующего рабочего дня.

Контрольные вопросы

1.Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

2. Что входит в понятие документооборота?

З. Что влияет на организацию движения документов?

4. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации (фирме)?

5. Каковы основные правила организации документооборота?

6. Какие основные потоки документов можно выделить в орга­низации и в чем их особенность?

7. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

8. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

9. Назовите этапы работы исполнителя с документом. Какие тре­бования предъявляются к обработке исходящих документов?

10. Каковы правила обработки исходящих документов?

Регистрация документов


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: