2014-02-12
2959
Бланки документов и требования предъявляемые к ним.
Форматы бумаги и поля.
Общие требования к оформлению документов.
Виды документов.
Раздел 2. Общие правила оформления документов.
Тема: Требования к оформлению реквизитов документов.
План:
2. Понятие «документ» и «реквизит документа».
1. Виды документов.
Документы классифицируются:
1. Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание, договора и др.).
2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления и др.)
3. Информационно-справочные (отчеты, акты, докладные и объяснительные записки, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, телефаксы, доклады и др.).
4. Документы по личному составу (трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, автобиографии, заявления, резюме и характеристики и др.).
2. Понятие «документ» и «реквизит документа».
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
К документу предъявляются следующие требования:
- обеспечение юридической силой;
- создание условий для оперативного исполнения документов;
- возможность оперативного поиска документа;
- возможность использовать для создания, копирования, обработки документов.
3. Общие требования к оформлению документов.
Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.
Основные правила оформления документов закреплены в государственных стандартах. На их основе каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в Уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются правила документирования, а именно:
- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
- состав применяемых документов;
- компетенции руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает следующий состав реквизитов:
01 – Государственный герб РФ;
02 – герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины постановки на учет (КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления и издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе.
4. Форматы бумаги и поля.
В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ «Бумага. Потребительские форматы», для подготовки управленческой документации в настоящее время используются стандартные форматы бумаги. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на бумаге формата А3 (297х420).
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля, согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, должны быть не менее:
20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
5. Бланки документов и требования предъявляемые к ним.
Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами документа, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страница документа, для всех остальных страниц используют стандартные листы бумаги.
Бланки изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем (для общения организации с внешним миром) и общий бланк (для оформления документов, используемых внутри организации).
Не допускается:
- размещение на бланке только сокращенного наименования организации; отсутствие информации о ведомственной принадлежности организационно-правовой форме;
- составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации;
- украшение бланка рисунками;
- размещение на бланках справочных данных, не соответствующих данным государственной регистрации;
- произвольного расположения реквизитов;
- размещения дополнительных элементов в оформлении.
6. Требования к изготовлению документов.
Управленческие документы изготавливаются только на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, без помарок и исправлений, составляться грамотно. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
Вопросы для самооценки:
1. Какова область применения ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?
2. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?
3. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.
4. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.
5. В чем отличие бланка для письма от общего бланка?
6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «дата документа»?
7. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «наименование организации»?
8. Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?
9. Каков порядок адресования документа?
10. Каким образом оформляется утверждение документа?
11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?
12. Как оформляются приложения к документу?
13. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.
Перечень литературы:
1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 56 – 88.
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
