double arrow

Требования к изготовлению документов



Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

Форматы бумаги и поля.

Общие требования к оформлению документов.

Виды документов.

Раздел 2. Общие правила оформления документов.

Тема: Требования к оформлению реквизитов документов.

План:

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

1. Виды документов.

Документы классифицируются:

1. Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание, договора и др.).

2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления и др.)

3. Информационно-справочные (отчеты, акты, докладные и объяснительные записки, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, телефаксы, доклады и др.).

4. Документы по личному составу (трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, автобиографии, заявления, резюме и характеристики и др.).

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.




К документу предъявляются следующие требования:

- обеспечение юридической силой;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документа;

- возможность использовать для создания, копирования, обработки документов.

3. Общие требования к оформлению документов.

Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Основные правила оформления документов закреплены в государственных стандартах. На их основе каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в Уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются правила документирования, а именно:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых документов;

- компетенции руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;



- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины постановки на учет (КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления и издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе.

4. Форматы бумаги и поля.

В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ «Бумага. Потребительские форматы», для подготовки управленческой документации в настоящее время используются стандартные форматы бумаги. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на бумаге формата А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля, согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, должны быть не менее:

20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

5. Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

Бланк документа –это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами документа, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страница документа, для всех остальных страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланки изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем (для общения организации с внешним миром) и общий бланк (для оформления документов, используемых внутри организации).

Не допускается:

- размещение на бланке только сокращенного наименования организации; отсутствие информации о ведомственной принадлежности организационно-правовой форме;

- составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации;

- украшение бланка рисунками;

- размещение на бланках справочных данных, не соответствующих данным государственной регистрации;

- произвольного расположения реквизитов;

- размещения дополнительных элементов в оформлении.

6. Требования к изготовлению документов.

Управленческие документы изготавливаются только на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, без помарок и исправлений, составляться грамотно. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

Вопросы для самооценки:

1. Какова область применения ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

2. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

3. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.

4. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

5. В чем отличие бланка для письма от общего бланка?

6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «дата документа»?

7. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «наименование организации»?

8. Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Каким образом оформляется утверждение документа?

11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

12. Как оформляются приложения к документу?

13. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 56 – 88.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.



Сейчас читают про: