Перечисленные направления нарушения конфиденциальности документов могут быть вызваны и недостаточной полнотой и конкретностью перечней издаваемых конфиденциальных документов, поэтому следует проводить систематический анализ их качества.
4.2. Основные способы и средства документирования
С прогрессом общественного развития, углублением дифференциации общества растет количество и разнообразие информации. Для сохранения и передачи информации человек стал закреплять ее сначала с помощью письменности, затем книгопечатания, литографирования, фонозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, ЭВМ. В документоведении для определения процесса фиксирования информации посредством создания документа введено понятие «документирование».
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам [43].
Различают следующие способы документирования:
• текстовое документирование;
• техническое документирование;
• фотодокументирование;
|
|
• кинодокументирование;
• фонодокументирование (звукозапись); •аудиовидеодокументирование;
»машинное документирование.
Текстовое документирование. Это наиболее древний способ фиксирования информации. Его становление и развитие неразрывно связано с возникновением письменности.
Письмо прошло несколько ступеней развития.
Первая ступень — пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, VIII —VI тысяч лет до н.э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл. Пикто-
графическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах.
Вторая ступень — идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова.
Настоящее письмо, т.е. письмо, передающее звуковую речь, появляется в древних цивилизациях Египта и Двуречья.
В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием.
Рисунки древних писцов со временем постоянно упрощались и превратились в условные значки — иероглифы. Эти иероглифы стали применять и для записи слогов.
В клинописи Двуречья происходила аналогичная постепенная схематизация знаков, пока они не превратились в клинья.
В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор.
|
|
Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и других валют). Достоинством ло-гографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак — это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в четыре раза меньше знаков, чем русских слов. Недостаток этого способа запечатления мысли — в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности.
Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).
Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35 — 40 до 200 — 300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тысячелетии до н.э. в шумерском письме из логограмм.
Четвертая ступень — буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Появление буквенно-звуко-вого письма имело огромное значение для развития мировой культуры.
Буквенное письмо подразделяется на консонатно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое — передает как согласные, так и гласные. Вокализованно-звуковое письмо создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие вокализованно-звуковые системы мира. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.
Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки
типа «черт и резов». С конца IX в. существовали две азбуки: глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертание букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты. Очень быстро более удобная кириллица почти повсеместно вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унификации письма.
В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось. Претерпела значительные изменения и графика русского письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке. В XIV в. возникает новая форма — полуустав, когда геометрически архитектурный принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв, остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных букв. Появление полуустава — результат стремления ускорить процесс написания документов. В XIV в. возникает и декоративное письмо — вязь.
Затем на смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв.
Завершающим этапом является современное письмо.
С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как метод текстового документирования. Во второй половине XIX в. (с 1867 г.) началось промышленное изготовление пишущих машинок. Первые модели под названием «Ремингтон» получили широкое распространение, прежде всего в управленческом аппарате. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа.
Так как человек говорит в 5 —6 раз быстрее, чем пишет, появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография — скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту.
|
|
Так, благодаря возникновению и развитию письма и письменности стало возможным закреплять (фиксировать) звуковую речь и сохранять содержащуюся в ней информацию о событиях, фактах и явлениях объективной действительности. Таким образом,
письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.
Текстовое документирование получило самое широкое распространение. На его основе создаются различные письменные документы, т. е. «текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма», включающие в себя как рукописные («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки»), так и машинописные («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами») документы. Эти разновидности текстового документирования получили широчайшее применение в деятельности государственных учреждений, общественных организаций, частных предприятий и отдельных лиц.
Наряду с текстовым документированием в связи с бурным развитием научно-технического прогресса все большее место начинают занимать другие способы документирования информации.
Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
Возникновение технической документации также относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI — XVII вв. техническая документация образуется в государственных учреждениях — приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации.
|
|
В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на группы, отражающие описание:
• средств производства — конструкторская документация, содержащая сведения о том, что представляет собой предмет промышленного производства (изделие);
• зданий и сооружений — проектно-сметная документация, содержащая сведения о том, что представляет собой объект капитального строительства;
• процессов труда — технологические документы, содержащие сведения о том, как изготовить изделие или построить объект капитального строительства;
• результатов научных исследований и полученных новых знаний — научно-техническая документация, например отчет о НИР;
• явлений и процессов природы, между которой и человеком совершается процесс труда, — документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.;
• процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, — фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств, например инструкции по эксплуатации, технические паспорта, гарантийные талоны и т. п.
В состав указанных групп могут входить различные графические («графический документ — это изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени») и текстовые (документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи) документы: чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы.
Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство; в зависимости от подробности и полноты изображения предмета подразделяются на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др. Создание чертежа и его чтение требуют специальных знаний.
Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета.
Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.).
На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений и процессов.
Техническое описание представляет собой словесное описание объекта, его внешний вид, устройство и работу. Хотя техническое описание относится к технической документации, оно выполняется способом текстового документирования.
Технологические карты подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и другие процессы. В них информация фиксируется как текстовым, так и изобразительным методом.
Фотодокументирование. Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов — изобразительный документ, т. е. документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотография — совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негатива при печатании получают позитивное изображение — отпечаток.
Фотодокумент — изобразительный документ созданный фотографическим способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью — этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и др. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов.
Кинодокументирование. Становление и развитие кинодокументирования как способа документирования связано с изобретением кино.
«Кинодокумент — изобразительный документ, созданный кинематографическим способом». Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. кинодокумент — это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы, возникают в момент событий.
Кино вооружило человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие события жизни общества. Кинодокументация подразделяется на три группы: кинолетопись, кинохроника, документальные фильмы.
Кинолетопись — документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны.
Кинохроника — периодические киножурналы и специальные выпуски, в которых отражаются события, происходящие у нас в стране и за рубежом.
Документальные фильмы объединяют события и факты общностью идей и художественных образов, дают их в виде больших политических обобщений.
Фонодокументирование (звукозапись). К концу XIX в. относится появление еще одного способа документирования — фонодоку-
ментирования (звукозаписи). В настоящее время под фотодокументами понимается документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Каждый фонодокумент представляет собой отдельную, тематически законченную запись какого-либо события, речевого выступления или исполнения художественного произведения. В зависимости от используемой системы звукозаписи различаются три группы фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной записью.
Фонодокументирование широко используется для записи хода совещаний, выступлений, докладов, лекций, телефонных переговоров. При звукозаписи хода совещания отпадает необходимость их протоколирования рукописным способом. В случае необходимости фонодокументы всегда можно превратить в письменные документы.
Аудиовидеодокументирование. Производным от объединения способов кино- и фонодокументирования является аудиовидеодокументирование.
Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию. Первый опыт создания таких документов связан с возникновением звукового кинематографа. Дальнейшее развитие аудиовидеодокументирование получило с созданием телевидения.
В настоящее время все телепередачи, кроме прямого эфира, транслируются с использованием аудиовизуальных документов.
Машинное документирование. Наиболее молодым способом фиксирования информации является машинное документирование. Оно возникло в связи с необходимостью использования машинной обработки и хранения информации вследствие значительного возрастания ее объема на современном этапе развития человеческого общества. Отличительной особенностью данного способа документирования от предыдущих является то, что он осуществляется с использованием искусственных языков, т.е. языков, воспринимаемых электронно-вычислительной машиной.
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации ЭВМ.
Каждый из рассмотренных способов документирования реализуется на практике специально созданными для этой цели средствами документирования.
Средства документирования. Средства документирования подразделяются на простые и сложные.
К наиболее простым средствам документирования относятся так называемые рукописные средства (ручки, карандаши и т.п.), ко-
торые в своем развитии прошли длительный путь от резца первобытного художника до фломастеров и перографов.
По мере развития письма и письменности создаются и совершенствуются механические и электромеханические средства документирования (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника и др.).
В современных условиях широкое распространение получило документирование на основе использовании компьютерной оргтехники (принтеры, плоттеры, специализированные программные продукты для персональных компьютеров), а также средства передачи и приема документированной информации: телетайпы, факсимильные аппараты, передающие текстовую и графическую информацию. В настоящее время для документирования информации используются все из перечисленных средств.
При использовании простых средств создаются письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы, документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта и графические документы.
К сложным средствам документирования относятся средства репрографии и оперативной полиграфии, т.е. совокупности машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов.
К средствам репрографии (копирования) относятся средства фотокопирования, электрофотографии, термографии, электроннолучевого копирования, микрофильмирования и ризографиче-ского копирования.
В процессе копирования принимает участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию).
Взаимное расположение и физико-химические свойства копируемого материал, подлинника, посредника, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на который производится репродуцирование, а также источника света характеризуют способ копирования. Выбор копирования определяется характером, форматом и назначением документации.
К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, ксероксы, работающие по упрощенной полиграфической технологии.
Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на восприни мающую поверхность, в результате чего формируется изображе ние, которое с определенной степенью точности дублирует opF гинал.
4.3. Классификация носителей документированной
информации
Одним из свойств информации, как следует из инвариантной структуры этого понятия (см. подразд. 2.1), является наличие материального носителя как необходимого условия ее проявления. Поэтому использование информации неразрывно связано с использованием ее носителя.
В документоведении под носителем документированной информации понимается материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Согласно [42] носитель информации — это физический или материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.
Из этого определения следует, во-первых, что материальные объекты — это не только то, что можно увидеть или потрогать, но и физические поля, также мозг человека; во-вторых, что информация в носителях отображается не только символами, т. е. буквами, цифрами, знаками, но и образами в виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техническими решениями в изделиях, техническими процессами в технологии изготовления продукции.
Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.
Типы материальных объектов как носителей информации различны. Ими могут быть бумажные носители, магнитные и оптические диски, фото-, кино-, видео-, аудиопленки, различные виды промышленной продукции, технологические процессы и т.п. Информация в них фиксируется рукописным, машинописным, электронным, типографским способами: в форме текста, чертежа, схемы, рисунка, формулы, графика, карты и т. п. Такая информация [63] при выполнении определенных условий отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.
Носители документированной информации классифицируются в зависимости от используемых способов документирования с учетом применяемых при этом средств.
Основным носителем документированной информации при текстовом и техническом документировании является бумага. Бумага как материал для письма была изобретена в Китае во II в. и, пироко распространившись, быстро вытеснила другие матери-шы (такие, как глина, папирус, шелк, береста), также ранее ис-юльзовавшиеся для этой цели.
Бумага как носитель документированной информации подразделяется на обычную и специальную.
Обычная бумага применяется при текстовом документировании. Специальная бумага используется при техническом документировании (ватман, калька, координатная бумага) и фотодокументировании (фотобумага).
В зависимости от содержания документа, его значения, срока хранения, для его создания используется бумага различного формата и качества.
Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств документирования. В нашей стране с 1966 г. установлен Государственный стандарт потребительских стандартов бумаги (ГОСТ 9327 — 66), согласно которому все форматы подразделяются на три ряда (табл. 4.1). Ряд А считается основным и служит для изготовления писчей бумаги. Ряды В и С — дополнительные; они используются для изготовления изделий из бумаги (конвертов, обложек).
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 х 1 189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.
Для изготовления рукописных и машинописных документов используются листы бумаги форматов А4 (210x297 мм) — «стандартные листы» — и А5 (148x210 мм) — «половина стандартного листа», а также форматов A3 (297x420 мм) — «развернутый лист» и А6 (105x148 мм) — «регистрационная карта».
Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: верхнее, нижнее, левое — 20 мм; правое — 10 мм.
Это минимальные размеры полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.
Каждый ряд подразделяется на классы, которые показывают размер формата. Так, например, в ряду А13 классов (0, 1, 2 и т.д.).
Каждый формат бумаги обозначается буквой ряда и цифрой класса.
Листы бумаги должны быть ровными, строго прямоугольной формы.
Качество писчей бумаги определяется сортностью и зависит от степени однородности, белизны и числа механических повреждений.
Одной из известных технологий накопления и хранения данных, информации и знаний является использование фотоматери-
Таблица 4.1
Потребительские форматы бумаги, мм
РядА | Ряд В | РядС | |||
АО | 841x1 189 | ВО | 1000x1414 | СО | 917x1297 |
А1 | 594x841 | В1 | 707x1000 | С1 | 648x917 |
А2 | 420x594 | В2 | 500x707 | С2 | 458x648 |
A3 | 297x420 | ВЗ | 353x500 | СЗ | 324x458 |
А4 | 210x297 | В4 | 250x353 | С4 | 229x324 |
А5 | 148x210 | В5 | 176x250 | С5 | 162x229 |
А6 | 105x148 | В6 | 125x176 | С6 | 114x162 |
А7 | 74x105 | В7 | 88x125 | С7 | 81x114 |
А8 | 52x74 | В8 | 62x88 | С8 | 57x81 |
А9 | 37x52 | В9 | 44x62 | ||
А10 | 26x37 | В10 | 31x44 | ||
АН | 18x26 | В11 | 22x31 | ||
А12 | 13x18 | В12 | 15x22 | ||
А13 | 9x13 |
алов и особенно фотографических микроформ. С первой половины XIX в. фотоматериалы зарекомендовали себя как надежные накопители информации, способные в специальных условиях долговременно ее сохранять. При фотодокументировании используются носители на бумажной основе, стекле с нанесенным на них специальным покрытием, обладающим свойством темнеть под воздействием световых лучей, на которых после выполнения определенного комплекса технологических операций появляется зафиксированная информация (фотодокумент). Фотографическая запись позволяет формировать коллекции микроизображений документов в виде микрофильмов и микрофишей, т.е. микроформ. Эта технология поучила название микрофильмирование. Под микрофильмированием понимается совокупность процессов изготовления, хранения, накопления и использования носителей микроизображений информации. Первые микрофильмы появились в 1920— 1930-х годах. Микроизображением считается изображение, которое можно прочитать только при помощи оптических средств при увеличении до 40 крат. Изображение обычной страницы документа формата А4 в микроформе может занимать площадь менее 1 см2. Микроформы служат защитной копией подлинника. По
виду изображения микроформы являются негативными или позитивными. Поиск нужного изображения производится пользователем с помощью читального аппарата (экран, соединенный с увеличителем).
Основой кинодокументов является кинолента, представляющая собой многослойную полимерную систему. Черно-белые кинопленки состоят из полимерной основы и желатинового слоя, в котором диспергированы кристаллы солей светочувствительного серебра. Цветные кинопленки состоят из основы, подслоя, эмульсионных цветоотделений и защитных слоев.
Носителями информации при фонодокументировании в зависимости от способа записи могут быть магнитные ленты, фонографические валики, грампластинки.
Фонографические валики — полые цилиндры диаметром около 5 см и длиной 12 см. Звуковая дорожка нанесена на поверхность валика в виде винтообразной нити. Недостаток данного носителя заключается в слабой силе звука, ограниченной полосе воспроизводимых частот (до 2 кГц), быстром износе и невозможности тиражирования фонограмм.
Грампластинка — изготовленный из специального материала (цинк, целлулоид, эбонит) диск с выгравированной на нем по определенной технологии фонограммой. Массовое производство грампластинок было начато в конце 1890-х годов. Наиболее современным представителем фонодокумента в виде грампластинки является лазерный диск.
Основным носителем при аудиовидеодокументировании являются ленты с гибкой и тонкой основой (25 — 37 мм), на которые нанесен рабочий слой из магнитного порошка с малыми размерами частиц, диспергированного в связывающем составе.
В настоящее время для аудиовидеодокументирования широко используются оптические и магнитооптические диски, а также другие современные носители информации, применяемые в компьютерных технологиях, кроме того, с помощью специальных устройств на компьютерах можно работать с обычными аудио- и видеокассетами.
Для ввода информации в машину приходится преобразовывать ее из формы, понятной человеку, в форму, понятную машине. Для этого в процессе машинного документирования используются специальные —- машинные — носители информации. К ним относятся носители на бумажной основе (перфоленты, перфокарты), магнитные носители информации (магнитные ленты, магнитные барабаны, магнитные диски и дискеты), оптические и магнитооптические диски.
Перфокарта представляет собой прямоугольник строго определенных размеров из специального картона, обладающего изоляцией, прочностью, эластичностью, определенной жесткостью