Выявление факторов, определяющих необходимый комплекс документов, нужно для того, чтобы иметь возможность влиять на процессы документообразования. Среди таких факторов нужно назвать следующие:
1) реализация функций управления, которыми наделен соответствующий орган управления (круг вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности). Например, право принимать решения, обязательные для исполнения, которым наделен любой орган управления, приводит к созданию распорядительных документов. Чем больше функций у органа, тем большее количество управленческих решений будет им приниматься и фиксироваться в документах.
2) организационные формы управления (порядок решения вопросов в организации): на основе коллегиальности или на основе единоначалия;
3) объем и характер взаимосвязей с другими организациями;
4) необходимость юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления. Это предопределяет создание группы документов, в том числе договорной документации, документации, регулирующей трудовые отношения. Значение этих документов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении юридических действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение.
5) законодательство. Необходимость документального юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления и в других сферах, во многих случаях диктуется законодательством. В ряде НПА закреплена необходимость создания определенного минимума документов. Совершенствование законодательства – один из путей сокращения документооборота;
6) необходимость обеспечения реализации законных прав и интересов граждан. Например, документы, создаваемые согласно трудовому законодательству необходимы не только для закрепления действующих трудовых отношений, но используются для начисления пенсий, пособий, исполнения социально-правовых запросов граждан. В связи с этим безусловна необходимость предоставления от ликвидируемой организации справки о сдаче документов в территориальный (районный или городской) архив местного исполнительного или распорядительного органа. До введения этой нормы в 1997 г. многие документы коммерческих организаций были уничтожены или утеряны, в связи с чем работники не могут подтвердить стаж и размер пенсий;
7) необходимость оперативного восприятия документированной информации. Стремясь к сокращению документооборота, ряд организаций создает сложные документы. Они передаются сотрудникам, что вызывает необходимость снятия копий и т.д.;
8) фактор информационной емкости документа, полноты отражения в документе информации, необходимой для осуществления управленческих функций. Документ должен содержать необходимый минимум информации для осуществления управления
9) объем и характер компетенции организации