Вторая атрибутивная составляющая документа — его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.
По материалу носителя информации выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.
Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т. п.
Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ).
Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе}
По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.
Листовой — это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша, этикетка). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока — кодекса, т. е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал).
Карточный — это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календарик, открытка).
Ленточный — это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т. п.
Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т. е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, СD-RОМ, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки). Дискета — малоформатный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминальном оборудовании, обычно на гибкой подложке. Диски помещают в кассету либо дискассету — вид кассеты, содержащий носитель записи или сигналограмму в форме диска.
Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т. п.).
Класифікація документів за обставинами їх існування у зовнішньому середовищі. Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде, т. е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и др.
Классификация документов по регулярности выхода в свет. По регулярности выхода в свет выделяют периодические документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками, и непериодические документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения. По регулярности выхода в свет различают ежегодник, еже-квартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник. К периодическим документам относятся: газета, журнал, бюллетень, календарь, экспресс-информация, сериальное и продолжающееся издание. Непериодические документы составляют книги, оптические диски, дискеты, грампластинки и т. п.
Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени брошюры, альбомы, карты, афиши, плакаты, перфоленты, перфокарты, появления документа во внешней среде различают оригинал и копию.
Оригинал — это подлинный документ. В издательском деле — издание, прошедшее редакционно-издательскую обработку, подписанное в набор или печать ответственными лицами издательства и подготовленное к сдаче на полиграфическое предприятие для изготовления печатной формы. В процессе копирования оригинал — подлинный документ, подвергающийся воспроизведению или размножению. Копия документа — документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние, размер документа, элементы его правового, издательского, делопроизводственного, художественного оформления. Все первоизданные экземпляры одного тиража книги — оригиналы, их переиздания (перепечатки, ксерокопии) — копии.