Понятие «система документации». Развитие систем документации. Понятие «унифицированная система документации»

Система документации.

В деят-ти любого уп­равленч. аппарата реализуются определенные уп­равленческие функции. Часть из них явл-ся типо­выми, присущими любому управленческому аппарату, например планирование деятельности, организация си­стемы упр-я, учет и отчетность, кадр. обеспе­чение и др. В пределах отдельных орг-ций наряду с типовыми большую часть документов могут состав­лять специфичные, т. е. документирующие определен­ную отрасль деятельности. Например, в пенсионных фондах это документы по расчету и начислению пен­сий, в вузах, др. учебных заведениях — по органи­зации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы — налоговая документация и т. д.

В соответствии с этими функциями исторически формируется комплекс документов, составляющий систему документации. Система документации— это "совокупность документов, взаимосвязанных по при­знакам происхождения, назначения, вида, сферы де­ятельности, единых требований к их оформлению". Система документации — категория объективная, ее формирование и применение в управленческой доку­ментации определяется историческим периодом в жизни государства и общества. Например, система плановой документации в советский период при жест­ком централизованном управлении и в настоящее вре­мя характеризуется принципиальными отличиями по составу применяемых документов, их подготовке, при­менению.

Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на осно­ве использования документов, относящихся к различ­ным системам документации. В делопроизводстве раз­личных организаций соотношение документов из раз­личных систем документации будет неодинаковым, т. к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управле­ния и ряда других причин. Но в деятельности любой организации используются документы, документирую­щие исполнительскую, распорядительную и организа­ционную деятельность. Эти документы составляют сис­тему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение, именно они составля­ют основную часть документации, с которой работает делопроизводственная служба.

Унифицированная система документации (УСД) — "система документации, созданная по единым прави­лам и требованиям, содержащая информацию, необхо­димую для упр-я в определенной сфере деят-ти".Т.о., если система документации форми­руется исходя из потребностей документирования той или иной деят-ти, то унифицированная система документации явл-ся результатом проведения унифи­кации документов этой системы. В состав УСД входят гос. стандарт, унифицированной формы документов, методические указания по их применению. Унифицированная форма документов включает со­вокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деят-ти задачами и расположенных в определенном порядке на носителе инф-ции. Использование в практике управления унифициро­ванных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформ­ление документов, их передачу и обработку. Это по­зволяет ускорить прохождение документов в организа­ции, оптимизировать документооборот. Совершенство­вание содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.