Общие требования к оформлению документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удосто­верения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в за­конодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации.

На основе законодательных, нор­мативных и нормативно-методических документов каждое уч­реждение (организация, фирма) устанавливает свои требова­ния к работе с документами в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

· права и обязанности должностных лиц, отдельных со­трудников в процедурах оформления документов;

· состав применяемых в аппарате управленческих документов;

· компетенция руководителя, его заместителей и руководи­телей среднего звена, их право на издание различных ви­дов распорядительных документов;

· порядок подписания, согласования и визирования доку­ментов, их заверение печатью;

· обязательные требования к оформлению и порядок рабо­ты с документами.

Действующие государственные нормативно-технические до­кументы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены ре­комендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов:

01) Государственный герб Российской Федерации;

02) герб субъекта Российской Федерации;

03) эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04) код организации;

05) код формы документа;

06) наименование организации;

07) справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (або­нентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08) наименование вида документа;

09) дата;

10) регистрационный номер документа;

11) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12) место составления или издания документа;

13) гриф ограничения доступа к документу;

14) адресат;

15) гриф утверждения документа;

16) резолюция;

17) заголовок к тексту;

18) отметка о контроле;

19) текст;

20) отметка о наличии приложения;

21) подпись;

22) гриф согласования документа;

23) визы согласования документа;

24) печать;

25) отметка о заверении копий;

26) отметка об исполнителе и номер его телефона;

27) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28) отметка о поступлении документа;

29) идентификатор электронной копии документа.