Правила оформления отдельных реквизитов документов

(ГОСТ Р 61 30197 «Размер полит. Официальные бланки документов»)

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации воспроизводится изображение Государствен­ного герба Российской Федерации.

Реквизит 02 герб субъекта Российской Федерации. Органы ис­полнительной власти могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственно­сти вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Не допускается одновременное размещение на бланках изо­бражения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам элек­тронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предус­матривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой докумен­тации (ОКУД). Код формы является элементом идентифика­ции документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа дол­жен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение).

Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав рек­визита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование ви­да документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Реквизит 09 дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события.

Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрацион­ный номер документа (индекс) проставляется при его регистра­ции в организации — авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регист­рируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.).

Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предна­значен для проставления даты и индекса того документа, на ко­торый дается ответ.

Реквизит 12 место составления или издания. Этот реквизит содер­жит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирова­на организация, место нахождения юридического лица, опреде­ленное его государственной регистрацией..

Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «кон­фиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на пер­вом листе документа на верхнем поле справа..

Реквизит 14 адресат. Документы направляют в адрес органи­заций, их структурных подразделений или конкретным должно­стным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна..

Реквизит 15 гриф утверждения документа. Документы, кото­рые не могут быть введены в действие их авторами, приобрета­ют юридическую силу после утверждения руководителем орга­низации, коллегиальным (совещательным) органом или выше­стоящим органом власти (управления). При утверждении документа постановле­нием, решением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера..

Реквизит 16 резолюция. Резолюция составляется руководите­лем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руко­водителя и дата составления резолюции..

Реквизит 17 заголовок к тексту. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Реквизит 18 отметка о контроле. Отметка о контроле про­ставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется.

Реквизит19 текст документа. Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала. ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о нали­чии приложений предназначена для фиксации внимания полу­чателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Реквизит21 подпись. Право подписи управленческих доку­ментов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распреде­лением их обязанностей, установленным правовым актом (ус­тавом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Реквизи 22 гриф согласования документа. Согласование документа осуществля­ется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц.

Реквизит23 визы согласования документа. Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой.

Реквизит 24 печать. Заверение документов печатью организации — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.

Печати подразделяют на гербовые и простые.

Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по ок­ружности — наименование организации..

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямо­угольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности..

Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов. Если изготавли­вается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». Заверяют копии работники дело­производственной службы, проставляя ниже реквизита «под­пись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, лич­ной подписи и даты..

Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, разме­щается на лицевой или оборотной стороне последнего листа до­кумента на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печата­ется от левого поля..

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним..

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован..

Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации..

Составление документов.