Структура документированной информации. Реквизиты и формуляр документа

Одним из важнейших внутренних свойств информации яв­ляется её организация, структура. Структурный уровень до­кументированной информации также имеет свои параметры, свои количественные характеристики.

По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы:

1) логически неупорядоченный набор сведений (данные);

2) логически упорядоченный набор данных.

К примеру, попыткой логически упорядочить имеющую­ся основную информацию в области документоведения яв ляется данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы и, кроме того, содержит такие сведения, как обозначение автора, заглавие, подзаголовочные данные, аннотацию, место и год издания, знак охраны авторского права и другие.

Повышение уровня внутренней организации любой доку­ментированной информации улучшает её восприятие, позволя­ет лучше реализовать её функциональное предназначение, экономит время потребителя, влияет на эффективность прини­маемых решений. На практике это достигается, в частности, в

¹ См.: Воробьёв Г. Г. Твоя информационная культура. М., 1988. С 77.

Документоведение

процессе формализации документированной информации пу­тём использования стандартных форм документов, унифика­ции текстов и т. п.

Любой документ состоит, таким образом, не просто из на­бора отдельных элементов, но из элементов, более или менее упорядоченных, позволяющих его идентифицировать. В офи­циальном, служебном документировании для обозначения та­ких элементов используется термин «реквизит» (от лат. "гефшншп" — требуемое, необходимое).

Впервые термин «реквизит» в отечественное администра­тивное документоведение был введён в 1960 г. К. Г. Митяевым, перенявшим его из бухгалтерской документации. В свою оче­редь, в финансовое делопроизводство России этот термин попал из средневековой Италии через Германию во второй половине XIX столетия. На первых порах расширенное толкование тер­мина «реквизит» встретило неприятие со стороны ряда совет­ских специалистов в области исторического источниковедения и дипломатики. Однако в течение нескольких последующих деся­тилетий он прочно вошёл в научный и практический обиход, прежде всего в сфере документационного обеспечения управле­ния. В книговедении, библиотечном, издательском деле и смеж­ных с ними областях для идентификации документированной информации (книг, брошюр и т. д.) используется обычно термин «выходные сведения», представляющий собой важнейшую со­ставляющую другого понятия — «аппарат издания». В настоя­щее время некоторые документоведы (Н. Н. Кушнаренко) стали распространять понятие реквизита и на эти сферы информаци-онно-документационной деятельности, разделив реквизиты (в том числе выходные сведения) на:

— реквизиты-основания (содержат числовые сведения — тираж, дата, номер, цена и т. п.) и

— реквизиты-признаки (автор, адресат, название, эмблема организации и т. п.).

Каждый из составных элементов документа непосредст­венно связан с основными функциями и свойствами докумен­тированной информации.

Поскольку информация фиксируется кем-либо на матери­альном носителе с определённой целью, постольку она всегда

Свойства и структура документированной информации

имеет автора. Авторство является важнейшим признаком (ре­квизитом) документа.

В делопроизводственной деятельности принято стандарти­зованное определение понятия автора. В соответствии с дейст­вующим ГОСТом терминов и определений, автор официально­го документа — это «физическое или юридическое лицо, соз­давшее документ»¹.

Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Коллективный автор мо­жет состоять порой из многих сотен лиц, к примеру, автор ка­кого-либо федерального закона РФ, проект которого разраба­тывается юристами, обсуждается и принимается депутатами Государственной Думы и Совета Федерации.

Авторство может соответствовать подписи, если автор объ­являет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем). По мнению Р. Барта, «фигура автора принадлежит новому времени; по-видимому, она фор­мировалась нашим обществом по мере того, как с окончанием средних веков это обстоятельство стало открывать для себя... достоинство индивида, или, выражаясь более высоким слогом, «человеческой личности»².

Действительно, если обратиться к сфере российского дело­производства, то у нас в стране официальные, деловые докумен­ты стали регулярно подписываться авторами только с начала XVIII века, т. е. с эпохи Петра I. До этого авторская подпись также имела место, но ставилась эпизодически, либо только в отдельных видах документов, в частности, в актах феодального землевладения и хозяйства, в челобитных, в «расспросных ре­чах» (допросах). В служебных документах до XVIII века автор обычно обозначался в начале или в конце текста, т. е. этот рек­визит не выделялся в качестве самостоятельного элемента.

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М: Госстандарт России, 1998.

² Барт Р. Смерть автора // Коммуникативные стратегии культуры. Хрестоматия по курсу «Введение в теорию коммуникации». Ч. 1. Но­восибирск, 2003. С. 52.

Документоведение

С давних времён многие авторы литературных произведе­ний зашифровывали свои фамилии или заменяли их другими, выдуманными. К примеру, псевдонимами являются имена та­ких классиков мировой литературы, как Хайям, Мольер, Стен­даль, Марк Твен, Льюис Кэрролл, О. Генри; российских писа­телей и поэтов: Козьма Прутков, Андрей Белый, Горький, Гай­дар, Ильф. Вымышленными именами и фамилиями подписы­вали свои статьи и книги многие журналисты, политические и общественные деятели: М. Кольцов, Т. Тэсс, Ленин, Мартов, Троцкий и др.

Одной из причин, которая заставляла авторов скрываться за псевдонимами, была необходимость обеспечения личной безо­пасности в условиях сложной политической ситуации в той или иной стране. «Псевдоним писателя, — отмечал известный русский журналист А. Амфитеатров в 1904 г., — есть орудие самообороны, едва ли не единственное, несколько охраняющее свободу писательской личности от прямого давления общества и государства там, где не существует свобода печати»¹.

В результате библиографам и литературоведам приходится заниматься атрибуцией, т. е. установлением подлинного имени автора. Составляются и издаются специальные словари псев­донимов и анонимов. Первым изданием такого рода был труд И. Суареса, называвшийся «О подписях и знаках, под коими скрыты истинные имена». В настоящее время такого рода сло­вари имеются едва ли не во всех развитых странах. В частно­сти, семитомный английский словарь псевдонимов содержит около 60 тысяч имён.

В России первым собрал и опубликовал сведения об авто­рах произведений, вышедших анонимно или под псевдонима­ми, один из основоположников русской библиографии В. Сопиков в своей книге «Опыт российской библиографии», вышедшей в начале XIX века. Первое полное издание «Слова­ря псевдонимов русских писателей, учёных и общественных деятелей» было осуществлено в СССР в 1936-1960 гг. В нём раскрыто около 50 тыс. имён.

¹ Цит. по: Дмитриев В. Г. Придуманные имена. М.: Современник, 1986. С. 7.

Свойства и структура документированной информации

Псевдонимы широко используются в деятельности спец­служб различных государств мира. В частности, псевдонимами подписывают свои сообщения агенты, информаторы и другие секретные сотрудники в системе органов внешней разведки, госбезопасности, внутренних дел.

Авторами официальных документов, начиная с XIX века, стали считать учреждения, организации, предприятия, по­скольку должностные лица, которые подписывают такого рода документы, выступают лишь представителями этих учрежде­ний. Вместе с тем авторами служебных документов могут быть и отдельные лица. С XIX века появились бланки официальных документов для обозначения (идентификации) их авторов. Бланки служили, главным образом, для написания писем.

В структуре управленческой документированной информа­ции важным элементом (реквизитом) и одновременно доку-ментообразующим признаком является наименование вида до­кумента (приказ, справка, заявление и т. п.), позволяющее по­лучить начальное, самое общее представление о документе, его правовой значимости.

В древности документы не разделялись на виды, а загла­виями зачастую служили первые слова текста. В российском делопроизводстве наименование вида документа на первых порах обозначалось, как правило, в самом тексте, т. е. до XVIII века существовали в основном так называемые «безза­главные» документы. Число видов документов было невелико. Как правило, для обозначения и официальных, и частных до­кументов использовался универсальный термин «грамота».

С XVIII столетия наименование вид» служебного докумен­та стало оформляться отдельным реквизитом над текстом. По­степенно количество видов документов росло. В частности, во второй половине XIX века появилось немало новых видов в связи с переходом России на рельсы рыночной экономики, а также вследствие появления новых средств связи, способов и средств документирования (телеграмма, телефонограмма, сте­нограмма и др.).

С приходом к власти большевиков видовой состав служеб­ных документов претерпел существенные изменения. Ушли в прошлое многие традиционные виды документов (рескрипты,

Документоведение

отношения, прошения и т. п.) и вместе с тем появились новые (мандат, декрет, заявление и др.). Основные виды и разновид­ности документов дореволюционного и советского периодов приведены в «Кратком словаре видов и разновидностей доку­ментов» (М., 1974).

Видовой состав управленческой документации продолжает изменяться и в наши дни. Так, в постсоветский период широ­кое распространение получили такие виды документов, как ре­зюме, контракт, поручение и др.

К настоящему времени исторически сложилась определён­ная видовая совокупность управленческих документов, в кото­рой каждому из них отводится свое место. В конечном счете, видовое разнообразие документации отражает соответствую­щие потребности государства и общества, особенности управ­ления разными видами и уровнями человеческой деятельности.

К числу важнейших элементов и признаков документиро­ванной информации относится датирование документа. Да­та — это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

— точные (время создания документа указывается точно);

— приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т. п.);

— вероятные (время создания устанавливается путём со­поставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т. д.)¹.

В изданных документах важную роль играют выпускные данные — вид бумаги, способ печати, объём издания, тираж, цена, название и адрес издательства и др. Основные элементы выходных сведений печатных изданий определяются Государ­ственным стандартом. Подобный ГОСТ существует и для электронных изданий².

¹ Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В. Формуляр документа. М., 1986. С. 6.

² Международный стандарт. Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основ-

Свойства и структура документированной информации

Имеется значительное количество и других реквизитов, причём их состав и расположение существенно отличаются у разных видов документов. К примеру, наборы элементов вы­ходных сведений газеты, журнала, книги заметно отличаются друг от друга и, в свою очередь, мало похожи на состав рекви­зитов управленческого документа.

Совокупность отдельных элементов документированной информации (реквизитов) составляет формуляр документа. Поскольку набор реквизитов и их расположение в документах различны, постольку и формуляры у разных родов, типов и ви­дов документов имеют существенные отличия.

Элементы документированной информации (реквизиты) позволяют, таким образом, идентифицировать эту информа­цию, определить её социальный статус, способствуют защите документированной информации от искажений и фальсифика­ции, помогают в поиске нужной информации.

В последнее время в связи с активным использованием компьютерных технологий в теории и практике работы с элек­тронными документами и ресурсами всё более широкое при­менение находит термин «метаданные». В соответствии с ме­ждународным стандартом ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией» метаданные опре­деляются как «данные, описывающие контекст, контент (со­держание) и структуру документов, а также управление доку­ментацией в течение времени». Иначе говоря, под метаданны­ми понимаются структурированные данные о данных, позво­ляющие идентифицировать документированную информацию (ресурсы), осуществлять её обработку, хранение, поиск¹. Большинством компьютерных программ ряд метаданных соз­даётся автоматически, вместе с файлами.

К настоящему времени в разных странах разработано мно­жество систем метаданных. Эти системы являются, в частно­сти, важнейшей составляющей электронных библиотек. Коли-

ные виды и выходные сведения. ГОСТ 7.83-2001 // Телекоммуника­ции и информатизация образования. 2003. № 4. С. 8-15.

¹ Рысков О. И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации // Делопроизводство. 2004. № 4. С. 42.

Документоеедение

чество элементов в системах метаданных специалистами опре­деляется по-разному. Однако не менее полутора десятков ос­новных данных являются общеиспользуемыми, составляя ядро всех метаданных. Этот универсальный набор (схема) из 15 элементов описания цифровых объектов под названием «Дублинское ядро» (по названию г. Дублин в штате Огайо, где состоялась первая рабочая встреча его создателей) вошёл в международный стандарт 180 15836:2003 Могтайоп ало! сюсшпепОДюп— Тпе ОиЬНп Соге те1ас!а1а е1етегн зе1. Он включает следующие основные метаданные:

1. Заголовок.

2. Автор.

3. Предмет (тема, обычно выраженная при помощи ключе­вых слов, ключевых фраз, классификационных кодов).

4. Описание (изложение содержания ресурса— оглавление, реферат, ссылка на графическое представление содержания и др.).

5. Издатель.

6. Соисполнитель.

7. Дата (создания, публикации, выпуска, изменения, срока действия, доступности).

8. Тип ресурса — категория (жанр).

9. Формат (размер или продолжительность, материал или физический носитель, программное, техническое обеспечение и другое оборудование, необходимое для работы с ресурсом).

10. Идентификатор (текстовое или цифровое уникальное обозначение ресурса).

11. Источник (ссылка на источник, из которого извлечён данный ресурс).

12. Язык.

13. Связи— отношение, ссылка на родственный ресурс (является версией, имеет версию, является частью, имеет часть, является форматом, имеет формат и т. п.).

14. Охват (характеристики местонахождения и временной продолжительности ресурса).

15. Права (право на копирование и использование инфор­мации данного источника)¹.

¹ Рысков О. И. Указ. соч. С. 43.

________ Свойства и стр у ктура документированной информации

В ряде развитых стран мира (Канада, Великобритания, Ав­стралия и др.) приняты национальные государственные стан­дарты метаданных, в большинстве своём основанные на Дуб­линском ядре. В перспективе областью применения Дублин­ского ядра может стать вся сеть Интернет.