Свойства и структура документированной информации

телеграфный, электронный адрес; номер телефона, телетайпа, факса, телекса;

— место составления или издания документа.

Наличие или отсутствие основных реквизитов оказывает непосредственное влияние на правовой статус документиро­ванной информации, юридическую силу официального доку­мента. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил докумен­тирования может иметь соответствующие правовые последст­вия. Так, достоверность документированной информации должна быть подтверждена удостоверением документа, т. е. подписью, печатью, грифом утверждения.

До XVIII века официальные документы в российском дело­производстве обычно подписывались дьяками и подьячими. Затем свои подписи на документе стали оставлять их авторы, в частности Пётр I. В настоящее время наличие подписи в офи­циальном документе обязательно. При этом в состав подписи входят: наименование должности, личная подпись и её рас­шифровка.

Для официальных документов обязательно указание даты их создания. Это необходимо для правовой оценки содержа­щейся в них информации, а также для оценки отношений, воз­никающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с вы­ражением в документе воли органа управления. Если в доку­менте хотя бы на один день смещена дата, это может стать ос­нованием для признания незаконными фактических отноше­ний, даже если они сложились на основе информации, имею­щей правовое значение.

В настоящее время в условиях расширения электронного до­кументооборота изменилось и оформление ряда реквизитов. С середины 1990-х гг. в различных странах мира (США, Австра­лия, Германия и многие др.) приняты специальные законы, в со­ответствии с которыми удостоверение подлинности документа может осуществляться с использованием электронных техноло­гий. В нашей стране также принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (10 января 2002 г.). Это озна­чает, что отныне цифровой подписью можно подтверждать дос­товерность самой различной информации, передаваемой с по­мощью информационных и телекоммуникационных систем.

Документоведение

Цифровая подпись — это специальный набор цифровых и буквенных символов, т. е. в большинстве таких подписей ис­пользуется метод шифрования. В Законе РФ «Об электронной цифровой подписи» она определена как «реквизит электронно­го документа, предназначенный для защиты данного элек­тронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использо­ванием закрытого ключа электронной цифровой подписи и по­зволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информа­ции в электронном документе». В этом законе впервые в рос­сийском законодательстве предпринята попытка отказаться от реквизита «печать», заменив его определённым видом подпи­си, приемлемой для данного носителя, в частности, электрон­ной цифровой подписью. Такая подпись в соответствии с зако­ном обладает уже свойствами двух реквизитов: «подпись» и «печать»¹. Это вполне соответствует отмеченной специалиста­ми тенденции к слиянию в будущем реквизитов «подпись» и «печать» в один, который станет универсальным средством идентификации как документа, так и личности.

Однако печать по-прежнему остаётся одним из важнейших реквизитов официального документа. В настоящее время в российском делопроизводстве используются печати двух ви­дов: гербовые и простые. Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла, использующееся с конца XV века, т. е. с момента образования Российского цен­трализованного государства. Гербовые печати ставятся на до­кументах, требующих особого удостоверения: связанных с по­лучением денег или материальных ценностей, на договорах, на документах, удостоверяющих личность, и др. Простые печати используются, главным образом, для внутренней документа­ции учреждений, организаций, предприятий (для удостовере­ния размноженных экземпляров распорядительных докумен-

¹ Кукарина Ю. М. Формирование понятий «электронный доку­мент» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нор­мативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизвод­ство. 2003. № 1. С. 50.

___________ Свойства и структура документированной информаци и

тов, справок, пропусков и т. п.). В отличие от гербовых печа­тей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, про­стые печати могут быть различной величины, а по форме — не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.

Особым способом удостоверения официального документа после подписания является его утверждение. Этот реквизит санкционирует распространение действия документа на под­чинённые органы, должностных лиц или граждан.

Следует заметить, что юридическая сила документа зависит не только от надлежащего его оформления, но также от со­блюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базирует­ся на действующем законодательстве, которое придаёт бес­спорность, обязательность документа для того круга лиц, ко­торые будут основывать на нём свои действия.

Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т. е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный не­компетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет счи­таться законным.

Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила доку­мента — это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавше­го его органа и установленным порядком оформления»¹.

Кроме основных реквизитов, непосредственно влияющих на юридическую силу документа, он обычно содержит также ряд технологических реквизитов. К их числу относятся: отмет­ка о поступлении документа в организацию, регистрационный номер документа, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложения, идентификатор электронной копии документа и некоторые другие. Для электронных доку­ментов технологические реквизиты являются ещё и необходи­мым условием доступа к содержащейся в них информации. Для таких документов наиболее важными технологическими

ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России. 1998.

Документоведение

реквизитами являются, в частности, формат записи его источ­ника, а также значение хэш-функции.

В настоящее время в ряде стран мира разработаны и вво­дятся в действие стандарты делопроизводственных метадан­ных, основной набор которых включает элементы, обычно именуемые в РФ реквизитами. В мае 2004 г. Международной организацией по стандартизации принята первая часть стан­дарта ИСО 23081, устанавливающего требования к основным категориям делопроизводственных метаданных в управленче­ской деятельности¹. Следует отметить, что тематически ориен­тированные метаданные разработаны также применительно к другим категориям цифровых объектов, в частности музей­ным.