И его элементы. Юридическая сила документа

В делопроизводстве и архивном деле, объектом которых является преимущественно официальная, управленческая документация, понятия «реквизит документа» и «формуляр документа» стандартизованы. В соответствии с действую­щим в нашей стране ГОСТ Р 5114-98, реквизит докумен­та — это «обязательный элемент оформления официально­го документа», а формуляр документа— «совокупность реквизитов, расположенных в документе определённым образом».

Количество реквизитов, также как и их состав, зависят прежде всего от вида документа и системы документации. Для целого ряда документов, выдаваемых органами государствен­ной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах (для пас­порта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении ^и т. д.). Примером может служить принятое 8 июля 1997 г. По­становление Правительства РФ «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ, образца бланка и описания паспорта гражданина РФ».

Реквизиты в официальном документе, как правило, имеют своё, определённое место, т. е. расположены в. определённой последовательности.

Формуляр официального документа стал складываться ещё ^в Междуречье несколько тысяч лет назад. В 2000 г. до Р. X. там был принят закон, в соответствии с которым все деловые °перации должны были фиксироваться на материальном носи­теле (глиняных табличках) и удостоверяться сторонами и сви­детелями. Постепенно реквизиты были унифицированы и ста-

Документоведение

ли едиными для такого рода документов. В их состав входили: текст, дата, печать, подписи свидетелей и клятва.

Подпись и печать широко использовались в процессе доку­ментирования в Древнем Египте ив Римской империи. Упо­минания об этих реквизитах встречаются на страницах Библии. Правда, подпись в те времена представляла собой не фамилию или инициалы, как в наши дни, а собственноручно простав­ленные в вольной форме разрешительные либо запретитель­ные формулировки на документе (к примеру, «одобряю», «возражаю» и т. п.).

Печать использовалась для удостоверения подлинности до­кумента, для защиты его от подделок. Печати в древности из­готавливались из металла, камня, дерева. В частности, широ­кое распространение имели свинцовые, золотые, серебряные печати. Использовались печати в кольцах. Знатные римляне обычно имели при себе печать в виде перстня на пальце. Часто печати носили на шее, благодаря прикреплённому к ним шнурку. Наряду с прикладными, существовали печати вислые, которые привешивались к удостоверяемому документу снизу. В случае отсутствия под рукой печати, вместо неё могли ис­пользовать отпечаток ногтя или кромки платья. В эпоху Воз­рождения получил развитие такой вид печати как штемпель (в настоящее время вместо него чаще всего используются товар­ный знак и экслибрис)'.

В эпоху античности сложился в основных чертах и сам формуляр документа — так называемая латинская схема или условный формуляр. Латинская схема была достаточно слож­ной и громоздкой. Она, в частности, включала следующие структурные части документа:

— щуосапо (посвящение Богу);

— тиШ1апо (обозначение лица, от которого исходит доку­мент);

— тзспрйо (обозначение адресата);

¹ См.: Плешкевич Е. А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. № 6. С. 18; Католиков М. Г. Появление и развитие состава удостоверения документа (подпись и печать) // Секретарское дело. 2004. №4. С. 18-21.

___________ Свойства и структура документированной информации

— $аш(апо (приветствие);

— рго1о§ш (преамбула);

— по(Шса(ю, риЬНса(ю (публичное объявление);

— паггайо (изложение обстоятельств дела);

— запсНо (запрещение нарушения документа);

— соггоЪогайо (сведения об удостоверительных знаках до­кумента);

— ааШт (место и время выдачи);

— арргесапо (заключение = благопожелание).

Кроме того, в документе имелась удостоверительная часть в виде подписи либо субскрипции¹.

Нетрудно заметить сходство этой схемы с современными формулярами официальных документов. Дело в том, что скор­ректированный и упрощённый вариант латинской схемы или условного формуляра впоследствии, в эпоху Средневековья и Нового времени, стал использоваться в западноевропейских странах, откуда, в свою очередь, перешёл в основе своей в рос­сийское делопроизводство.

На первых этапах становления и развития российского де­лопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, т. е. документ являл собой единый текст. Лишь к XVIII веку происходит обретение отдельными рекви­зитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности, в качестве отдельных, самостоятельных элементов формуляра стали оформляться: наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько видов формуляра документа: индиви­дуальный, типовой, формуляр-образец. Так, если индивидуаль­ный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида докумен­тов. К примеру, в типовой формуляр заявления входят шесть обязательных реквизитов: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись и дата.

Формуляр официального документа является объектом унификации и стандартизации. В результате появились так на­зываемые формуляры-образцы документов. Формуляр-обра-

¹ Подробнее см.: Каштанов С. М. Русская дипломатика. М., 1988.