Экспертиза ценности документов призвана дать ответы на вопросы: что? сколько? и для чего хранить?

Документоведемие

Современное государство в состоянии сохранить для бу­дущих поколений не более 3 % циркулирующей документиро­ванной информации. А, к примеру, в Великобритании эта циф­ра не достигает и 1 % — едва ли не наименьший процент по сравнению с другими странами.

Следовательно, остальные 97-99% подлежат утилизации. Однако современному человеку невозможно определить, что будет интересовать наших потомков. К тому же частный мно-госотлетний опыт мировой историографии свидетельствует, что будущего исследователя и будущее общество заинтересо­вать может практически всё.

Процедура экспертизы ценности сопряжена со значительной степенью субъективности, поскольку само понятие ценности документированной информации обусловлено тем, что эта ин­формация вовлечена в сферу определенных социальных отно­шений. По мере изменения пространственно-временной, социо­культурной среды бытования документа изменяется и сама цен­ность, равно как и принципы, и критерии её установления.

Известно немало случаев, когда в результате проведённой экспертизы признавалась ценность одних документов и утили­зировались другие, а спустя какое-то время обнаруживалось, что была допущена ошибка. Однажды экспертиза признала ценность одних документов, а другие пошли на обложки, что­бы лучше их сохранить. Но спустя всего лишь десяток лет дру­гая экспертиза приняла иное решение, признав более ценными документы, пошедшие на обложки, которые лишь по счастли­вой случайности сохранились.

Вот ещё несколько примеров субъективности экспертных оценок. Вскоре после установления советской власти в Томске была сдана в утиль и в итоге безвозвратно утрачена коллекция 4 антибольшевистских листовок периода революции 1917 г. и Гражданской войны. В г. Бийске (Алтайский край) некоторые интереснейшие газеты первых лет советской власти использо­вались для гербария в музее¹.

¹ Воробьев Г. Г. Твоя информационная культура. М., 1988. С. 148; Познанский В. С. Очерки истории вооруженной борьбы советов Си­бири с контрреволюцией в 1917-1918 гг. Новосибирск, 1973. С. 20.

Документная деятельность

В основе экспертизы ценности лежит идея не освобождения от ненужной документированной информации как некоего хлама, а наоборот, идея выбора наиболее ценного, всего того, что рано или поздно, через столетия и даже тысячелетия будет востребовано личностью, обществом, государством, человече­ством для решения тех задач, о которых современный человек может только догадываться¹.

Исходя из этого, теорией экспертизы ценности документов выработаны ценностные приоритеты документированной ин­формации, определяемые через систему принципов и критери­ев, которые первоначально были разработаны историческим источниковедением.

Важнейшими являются принципы:

— историзма (рассмотрение ценности документов с учетом их происхождения, обусловленности их создания историче­ской обстановкой, а также с учетом их дальнейшей судьбы в ретроспективной среде);

— системности (рассмотрение каждого документа как со­ставной части более сложной документной системы, с учетом их реального окружения);

— целостности (рассмотрение документа как сложного, многоуровневого, теоретически неисчерпаемого информаци­онного объекта, характеризующегося степенью адекватности содержащейся в нем информации конкретным событиям и яв­лениям прошлого).

Иногда перечисленные принципы дополняются ещё од­ним — принципом социально-политической нейтральности.

Теорией и практикой документоведения выработано около полутора десятков критериев оценки документов, в совокуп­ности представляющих систему научно обоснованных при­знаков с целью определения ценности того или иного доку­мента. Критерии выступают как мерила ценности, опреде­лённые эталоны информационных качеств документа. Отече­ственные специалисты обычно разделяют их на три большие группы:

¹ Труды ВНИИДАД. М., 1976. Т.6, 4.1. С. 240; Козлов В. П. Доку­мент в состоянии покоя... С. 99.

Документоведение

1) критерии оценки происхождения документов (время и место создания документа, функционально-целевое назначение организации либо значимость лица, создавшего документ, и другие);

2) критерии содержания документов (значение отражён­ных в документе событий, явлений, а также содержащейся ин­формации, вид документа, повторение информации документа в других документах и т. д.);

3) критерии внешних особенностей документов (способ фиксации и передачи информации, характер и физическое со­стояние носителя информации, оформление документа, вклю­чая его художественные, языковые и другие особенности и т. д.).

Следует отметить, что экспертиза ценности технотронных документов имеет существенные отличия от экспертизы пись­менных или графических документов, несмотря на общность теоретических подходов, принципов и критериев. К примеру, при оценке электронных документов в обязательном порядке должно приниматься во внимание значение программного обеспечения при осуществлении учреждением, организацией своих функций.

Несмотря на достигнутые к настоящему времени серьёзные успехи в разработке теории экспертизы ценности документов, нельзя вместе с тем не отметить, что принципы и критерии её проведения не в состоянии пока охватить всё многообразие факторов, так или иначе влияющих на дальнейшую судьбу конкретного документа. В частности, за пределами теории экспертизы остаются психологические моменты.

Процедура экспертизы является одним из важнейших и наиболее ответственных процессов в документной деятельно­сти. Не случайно в сфере делопроизводства и архивного дела определение понятия экспертизы ценности документов стан­дартизовано: это «отбор документов на государственное хра­нение или установление сроков их хранения на основе приня­тых критериев»¹.

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М, 1998. С. 4.

Документная деятельность

В настоящее время экспертиза ценности управленческих документов проводится, в 3 этапа: 1) в делопроизводстве; 2) в ведомственном архиве; 3) в государственном архиве.

Для проведения экспертизы ценности документов в нашей стране существует система экспертных органов. На предпри­ятиях, в учреждениях, организациях, независимо от формы собственности, создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В архивных органах, в государственных архивах действуют экспертно-проверочные комиссии. Общее руково­дство этой работой осуществляет центральная экспертно-проверочная комиссия Федерального архивного агентства Ми­нистерства культуры и массовых коммуникаций (Росархив).

Практическая работа многочисленных экспертных, экс-пертно-проверочных комиссий в нашей стране осуществляется на основе целого ряда нормативно-методических документов, важнейшими из которых являются Перечни документов (типо­вые, примерные, ведомственные)— систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения доку­ментов или о составе документов, приём которых обязателен на государственное хранение.

Таким образом, экспертиза выполняет роль своеобразного сита, пропускающего через себя огромное количество доку­ментов, основная масса которых отсеивается и в дальнейшем переходит в разряд вторичного сырья, сдаётся в утиль. К этому добавляются миллионы экземпляров печатной продукции, ко­торые утилизируются в процессе «обновления» знания, вслед­ствие утраты ими актуальности содержания либо наступившей ветхости материального носителя (остаются только обязатель­ные экземпляры в ограниченном количестве библиотек). Такая участь ежегодно постигает только в нашей стране десятки миллионов книг.

При этом далеко не все документы (точнее — материаль­ные носители документированной информации) попадают в переработку. Значительная их масса зачастую оказывается на свалках. Самый высокий в мире показатель вторичной перера­ботки использованной бумаги зафиксирован в Финляндии (74 %) и Германии (73 %), тогда как в Великобритании он со-